Plantillas en excel para la gestión de flotas

Plantilla de hoja de cálculo en Excel

Haz un seguimiento de toda la información crítica de los vehículos de tu flota y de sus tareas de mantenimiento, además de calcular las métricas clave, como el coste total por kilómetro.

Gestionar eficazmente el mantenimiento de una flota puede ser complejo, incluso para una flota pequeña (menos de 10 vehículos). He visto miles de hojas de cálculo relacionadas con la gestión de flotas a lo largo de los años, ya que muchos de mis contactos están pasando del papel al software, por lo que he creado la mejor plantilla de excel para el mantenimiento de flotas.

Si no estás preparado para adoptar un software de gestión de flotas todavía, esta hoja de cálculo en excel para el mantenimiento de flotas será una gran alternativa para asegurarte de que nada se te escapa.

Registra y controla información como:

  • Coste por kilómetro
  • Costes de mantenimiento
  • Horarios de mantenimiento
  • Tareas de mantenimiento
  • Especificaciones del vehículo

Descarga esta plantilla en excel para ponerte en marcha ya

Aprovecha al máximo los datos de tu flota

Ahora que estás haciendo un seguimiento del historial de mantenimiento de tu flota, es el momento de poner esa información en acción. Aquí tiene algunos recursos adicionales que te ayudarán a convertir estas métricas en resultados:

¿Cansado de las hojas de cálculo?

Sí, te ayudan a organizar la información importante, pero las hojas de cálculo en excel siguen requiriendo la introducción manual de datos para estar al día. Un sistema de gestion de flotas, por ejemplo, te permite importar tus hojas de cálculo y automatizar tus procesos de mantenimiento para generar instantáneamente un historial de servicio y recordatorios para cada vehículo de tu flota.

Aún asi, si todavía crees que de momento con un excel es suficiente…

Aquí tienes otras plantillas de hojas de cálculo que hemos elaborado para la gestión de una flota en excel según las diferentes necesidades que tengas:

Las ventajas de hacer un seguimiento de tu flota mediante una hoja de cálculo

Las hojas de cálculo son de bajo coste y fáciles de usar, pero cuando se trata de seguir y gestionar los vehículos de tu flota, es probable que obtengas lo que pagas. Para ayudarte a determinar si esta opción «gratuita» es la adecuada para tu pequeña empresa, hemos expuesto los pros y los contras de utilizar hojas de cálculo para la gestión de flotas, además de nuestros mejores consejos para sacar el máximo partido a Excel.

Puede que el seguimiento de flotas con hojas de cálculo de Excel no sea nuestra primera opción, pero tiene algunas ventajas.

Es gratuito o de bajo coste

Las hojas de cálculo no cuestan dinero por adelantado. Simplemente puedes dedicar algún tiempo a pensar en los datos específicos que necesitas recopilar y crear una hoja de cálculo maestra que los registre todos.

Es relativamente fácil

Si tienes buen ojo para los detalles, personal dedicado y mucho tiempo para dedicar a la gestión y el seguimiento de la flota, no tendrás ningún problema para dominar el método de la hoja de cálculo.

La introducción de datos es sencilla

Si tienes unos conocimientos básicos de Microsoft Excel, probablemente descubrirás que introducir tus datos en una hoja de cálculo es fácil.

Algo es mejor que nada

Necesitas datos e información sobre tu flota si quieres tomar decisiones empresariales fiables. Si la única alternativa al uso de una hoja de cálculo es no hacer ningún seguimiento de tu flota, ¡lánzate de cabeza a las hojas de cálculo para flotas!

Qué debe incluir tu hoja de cálculo de gestión de flotas en Excel

Saber qué incluir en tu hoja de cálculo de gestión de flotas (y qué no incluir) te ayudará a que tu responsabilidad de gestión de flotas sea mucho más fácil. No pierdas el tiempo creando y actualizando columnas que son irrelevantes para tu negocio y su crecimiento.

Estas son las columnas más importantes que debes incluir en tu hoja de cálculo Excel de gestión de flotas:

La parte superior de la hoja de cálculo debe incluir información básica sobre el vehículo, como el año, la marca, el modelo y el número de identificación, la capacidad del depósito y el tipo de gasolina necesario, el mantenimiento más reciente realizado en el vehículo, los costes de mantenimiento y cuándo se llevó a cabo, y los detalles de los próximos mantenimientos del vehículo y cuándo están programados.

  • Información sobre el vehículo
  • Información sobre el combustible
  • Última revisión
  • Próxima revisión

Debajo de la información básica del vehículo es donde deben figurar los detalles específicos del viaje. Esto incluye lo siguiente

  • Fecha del viaje
  • Nombre del conductor (nombre y apellidos)
  • Hora de inicio del viaje
  • Hora de finalización del viaje
  • Lugar de inicio
  • Dirección de destino
  • Objetivo del viaje
  • Kilometraje inicial
  • Kilometraje final
  • Total de kilómetros recorridos
  • Detalles del combustible (coste por kilómetro y coste total de llenado)

Cuando crees tu hoja de cálculo Excel de gestión de flotas, no dudes en hacer lo que sea mejor para tu empresa. La lista anterior es simplemente una guía, pero tú conoces mejor tu flota y qué tipo de información será más valiosa de recopilar. Hay muchas plantillas gratuitas en Internet para elegir, pero personalizar tu propia hoja de cálculo te dará los mejores resultados para tus necesidades.

Cómo mejorar tu hoja de cálculo de gestión de flotas

Si tienes que utilizar una hoja de cálculo para gestionar tu flota, hazla lo más fiable y objetiva posible poniendo en práctica estos consejos:

Recoge más datos de los viajes

Utiliza tu hoja de cálculo para registrar algo más que el kilometraje

Si se utiliza correctamente, una hoja de cálculo de gestión de flotas puede decirte cosas como si tu flota está bien utilizada o no, cuánto se utiliza cada vehículo y qué viajes y rutas son más eficientes.

Para hacer un mejor uso de tu hoja de cálculo, asegúrate de crear columnas para al menos lo siguiente

  • Fecha del viaje
  • Destino
  • Conductor
  • Hora de inicio del viaje
  • Hora de finalización del viaje

Crea una hoja de cálculo por vehículo

La hoja de cálculo ideal para el seguimiento de la flota tiene una hoja de trabajo por vehículo, lo que te permite consultar fácilmente el historial y el uso de cada coche de un vistazo. Si eres un experto en Excel, puedes incluso configurar cada página con fórmulas que produzcan informes específicos para cada vehículo sobre aspectos como el kilometraje, los gastos y la eficiencia del combustible.

Utiliza los calendarios de mantenimiento y pago de los vehículos

Cada vehículo de tu flota tendrá su propio calendario de mantenimiento y, posiblemente, sus propias fechas de pago del seguro y la matrícula. Si estas fechas aparecen y desaparecen sin que se tomen medidas, tu flota podría sufrir una mala salud del vehículo y un papeleo caducado que mantiene a tus conductores fuera de la carretera. El seguimiento de las fechas de mantenimiento y pago de la flota para cada vehículo hará que sea mucho más probable que las recuerdes y actúes en consecuencia.

Haz un seguimiento del rendimiento de los conductores

El rendimiento de los conductores es una variable importante en tu empresa. Anota de forma muy intencionada cuántas horas conduce cada miembro del equipo, qué vehículos utiliza y cuánto combustible requieren sus viajes. Asegúrate también de documentar las fechas y los detalles de cualquier accidente, multa o infracción.

En resumen: Las hojas de cálculo de Excel definitivamente no son ideales para la gestión de flotas, pero si tienes tiempo y estás completamente comprometido, es posible hacerlas funcionar.

Cómo las hojas de cálculo de gestión de flotas frenan a las pequeñas empresas

Lo que la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no tienen en cuenta es que, aunque los Excel sean baratos, la constante introducción de datos y el mantenimiento continuo que requieren suponen una enorme presión sobre los recursos humanos y financieros, y la mayoría de las pequeñas empresas sienten el peso de esa exigencia muy rápidamente.

He aquí algunas formas inesperadas en que tu hoja de cálculo «gratuita» para la flota puede estar frenando a tu pequeña empresa:

Mucho tiempo de administración

Elegir una hoja de cálculo de gestión de flotas que haga un seguimiento adecuado de todos los datos que necesita tu empresa significa optar por dedicar mucho tiempo a la introducción de datos. Y como propietario de una pequeña empresa, sabes mejor que nadie que el tiempo es dinero

Tienes un equipo pequeño y ágil, y necesitas exprimir cada hora de cada persona y cada vehículo. Para mantener una hoja de cálculo que funcione, haga un seguimiento y genere informes de la forma que necesitas, harás todo tipo de horas extras o pagarás a un asistente para que te ayude. En cualquier caso, merece la pena reflexionar de antemano sobre si esta opción «gratuita» es o no sostenible.

Libros de registro molestos

Gestionar tu flota en una hoja de cálculo de Excel hace que tu personal se vea obligado a hacer sus propios informes mediante cuadernos de bitácora y otros documentos poco fiables

Los libros de registro son tediosos, fáciles de olvidar y difíciles de mantener, lo que significa que hay muchas posibilidades de que sean inexactos incluso en los mejores días. Esto no sólo entorpece a tus conductores, que probablemente los odian, sino que también podría significar que tu empresa está dejando escapar datos muy valiosos.

Datos inexactos

La mayoría de las hojas de cálculo de gestión de flotas se crean internamente, se actualizan tomando como referencia los libros de registro escritos a mano y son mantenidas por varias personas. Ya sea por un error humano, por la falta de documentos o simplemente por una mala caligrafía, ¡es probable que sean muy inexactos!

Tu empresa necesita datos claros y fiables que puedas utilizar para tomar decisiones estratégicas con conocimiento de causa. La realidad es que con un archivo compartido que se retoca, actualiza, guarda, copia y cambia fácilmente, puede que nunca lo tengas.

Informes limitados

Otra desventaja de una hoja de cálculo de seguimiento casera es la funcionalidad limitada de los informes. Excel puede producir informes decentes, pero sólo si la hoja de cálculo se crea pensando en el informe final.

Los informes limitados significan más obstáculos que superar mensualmente, ya que los miembros del equipo se pelean para obtener los datos que necesitan para la contabilidad y otros fines. Esto puede ser un problema que consuma mucho tiempo durante la temporada de impuestos, cuando se necesitan datos para respaldar las reclamaciones de ingresos, gastos y deducciones.

La rentabilidad del software de gestión de flotas

En contra de la creencia popular, las hojas de cálculo de flotas «gratuitas» tienen un coste. Los recursos humanos se malgastan cuando las valiosas horas del personal se van por el desagüe y los conductores dedicados desconfían de las tediosas hojas de horas y del seguimiento reactivo. Los recursos financieros se resienten cuando la recopilación de datos defectuosos y los informes de bajo nivel cuestan deducciones fiscales y tiempo adicional del personal

Nuestro consejo: Ahórrate tiempo, dinero y dolores de cabeza con un software de gestión de flotas diseñado para pequeñas empresas, como la tuya.