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Aunque a menudo hablamos de los inconvenientes de hacer un seguimiento de las métricas de la flota con hojas de cálculo, lo cierto es que las hojas de cálculo ocupan un lugar predominante en el sector de las flotas. Por eso hemos creado una plantilla de hoja de cálculo estándar para la gestión de una flota basada en los comentarios de cientos de compañeros de profesión.
Por qué es importante el seguimiento de los datos de una flota
El seguimiento de los datos de una flota es una de las partes más cruciales de la gestión de la misma, ya que ayuda a determinar la salud de tu flota y puede reducir el tiempo de inactividad y los gastos innecesarios. Dado que las flotas se consideran a veces un centro de costes por parte de las empresas, reducir los gastos de la flota es aún más importante. Incluso el simple seguimiento de los datos de mantenimiento y reparación puede ayudarte a reducir los costes de varias maneras, entre ellas:
- Determinar los puntos de fallo en los programas de mantenimiento preventivo para poder crear programas adecuados para los diferentes tipos de activos.
- Reducción de las reparaciones al ser más proactivo en base a los conocimientos predictivos obtenidos a través de los historiales de mantenimiento y reparación.
- Determinar las piezas defectuosas/garantizables, asegurando que no se desperdicia dinero innecesariamente.
- Aumentar el retorno de la inversión (ROI) de los activos, alargando su vida útil mediante un mantenimiento preventivo adecuado.
Seguimiento de las métricas con hojas de cálculo
La forma de realizar el seguimiento de las métricas de tu flota puede ser tan importante como las métricas a seguir, aunque cualquier medio de seguimiento es mejor que ninguno. A menudo nos decantamos por un software de gestión de flotas para el seguimiento de los datos, ya que puede minimizar el error humano, estandarizar la recopilación de datos y la elaboración de informes para mejorar la información y automatizar muchos procesos para que puedas centrarte en las operaciones diarias más importantes.
Aunque hay muchas opciones de sistemas disponibles, las hojas de cálculo siguen desempeñando un papel fundamental en el sector de las flotas. Las hojas de cálculo son más económicas (a simple vista) que un software y no requieren mucha formación para su uso; pero sin algún tipo de estandarización, puede ser difícil asegurarse de que estás haciendo un seguimiento consistente de las métricas que necesitas para determinar las ineficiencias de la flota. Por eso he utilizado los comentarios de cientos de compañeros para crear la mejor hoja de cálculo de mantenimiento de flotas. No sólo puedes estar seguro de que estás haciendo un seguimiento de las métricas correctas, sino que puedes garantizar mejor la coherencia de los datos registrados. Además, nuestra hoja de cálculo está diseñada para facilitar la importación de datos de la flota para cuando llegue el momento de adoptar una aplicación.
Determinación de las métricas a seguir
Cuando se trata de rastrear los datos de la flota, determinar qué métricas registrar juega un papel importante en el tipo de información que puedes obtener. Dado que no hay dos flotas iguales, las métricas de algunas flotas pueden no ser aplicables a otras. Aun así, hay algunas métricas que siguen siendo importantes para el seguimiento, independientemente del tamaño y el tipo de flota, incluyendo:
Kilometraje: El seguimiento de las lecturas del cuentakilómetros ayuda a mantener a su flota en línea con el cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo.
Coste del combustible: El seguimiento del gasto de combustible por vehículo puede ayudar a mostrar los problemas relacionados con la mecánica y el abuso de la tarjeta de combustible.
Inspecciones: El seguimiento de las inspecciones de los activos de la flota puede ayudar a tu flota a seguir cumpliendo con las normas, así como a detectar los primeros problemas antes de que se conviertan en problemas costosos.
Historial de mantenimiento: El registro de los historiales de mantenimiento puede mitigar la responsabilidad si el vehículo en cuestión sufre un accidente. Los historiales de mantenimiento también son buenos para detectar problemas repetidos y para permitir una visión predictiva.
Métricas de cumplimiento: Una de las principales diferencias entre las flotas es lo que necesitan para cumplir la normativa local, estatal o federal. Al hacer un seguimiento de las métricas relacionadas con el cumplimiento, puedes asegurarte (y demostrar) que tu flota evoluciona de acuerdo a la normativa vigente.
Asignación de conductores: El seguimiento de las asignaciones de los conductores aumenta la responsabilidad de los vehículos y puede ayudarle a determinar los problemas de comportamiento de los conductores, especialmente cuando se utiliza la telemática para seguir el comportamiento de los conductores.
Tiempo de inactividad de los vehículos: El seguimiento del tiempo de inactividad de los vehículos permite determinar mejor el ciclo de vida de los activos, así como determinar los problemas mecánicos frente a los de comportamiento del conductor.
Coste total de propiedad (TCO): La métrica definitiva para determinar el retorno de la inversión de un activo, el seguimiento del TCO puede mejorar adicionalmente los conocimientos sobre la ventana de sustitución óptima de un vehículo.
Importación de datos de hojas de cálculo a FMS
Al estandarizar las métricas que rastreas, puedes obtener más fácilmente los conocimientos deseados que está buscando mientras mantienes la consistencia de dichos datos. Esto también permite una experiencia de integración de datos más fluida cuando se adopta un nuevo software de gestión de flotas o se cambia de uno a otro. Mi plantilla de hoja de cálculo de mantenimiento se diseñó con esto en mente, y estoy añadiendo nuevas hojas de cálculo estandarizadas para otras necesidades de seguimiento de datos que puedes descargar.
Cuando estés listo para dar el salto de las hojas de cálculo al software, seguro que será relativamente fácil la importación de estos datos para que no tengas que empezar de cero.