La función de gestor de flotas es más vital que nunca para que una empresa funcione con eficacia. Entre bastidores, de manera «silenciosa» un gestor de flotas es el experto que gestiona todos los detalles (grandes y pequeños), ayudando a que cada tarea se mantenga en el buen camino para cumplir los objetivos empresariales.
¿Qué es un gestor de flota?
Un gestor de flotas es una persona responsable del grupo de vehículos de una empresa. Esto incluye todos los aspectos, desde la contratación hasta el mantenimiento de la eficiencia de la flota.
Cada flota tiene su propio conjunto de tareas y retos que los gestores de flotas ayudan a sortear. Un gestor de flotas supervisa las operaciones de la flota dentro de una empresa para ayudar a que el negocio funcione de forma eficiente, segura y conforme a las leyes y normativas.
Los gestores de flotas son responsables de dirigir y gestionar los costes de los vehículos que poseen o alquilan sus empresas. También crean políticas basadas en los requisitos de la empresa, para abordar el uso de los vehículos y el comportamiento de los conductores, y también pueden establecer los horarios de los conductores.
¿Qué hace un gestor de flota?
Aunque las tareas cotidianas pueden ser diferentes para cada gestor de flota, el trabajo tiene responsabilidades estratégicas comunes que incluyen promover y concienciar sobre la seguridad, maximizar la eficiencia del combustible y reducir los costes operativos. Todas las responsabilidades están dirigidas a minimizar el impacto de las operaciones de la flota en los resultados de la empresa.
Funciones y responsabilidades del gestor de flota
Las responsabilidades de los gestores de flotas varían, pero en general se les encomiendan tareas como las siguientes…
Adquisición de vehículos
Negociar los precios y las exigencias con los fabricantes, así como diseñar soluciones técnicas (especialmente con camiones y equipos) es una parte importante de la reducción de costes. La consideración del trabajo del vehículo y la carga que debe llevar son necesarias para la previsión y planificación de las compras de la flota.
Diseñar y gestionar programas de combustible
El combustible es siempre uno de los tres mayores gastos del presupuesto de una flota. La gestión de una red de combustible preferente, un programa de tarjeta de flota y/o el abastecimiento de combustible in situ con los proveedores repercute directamente en el coste por kilómetro de una flota. Se utilizan varias herramientas, como la telemática, los informes sobre el combustible y la gamificación, para influir en los conductores para que compren combustible de acuerdo con su política.
Diseñar y gestionar programas de mantenimiento
Los gestores de flotas establecen políticas de mantenimiento preventivo basadas en el tipo de vehículo, la vocación y la geografía, ya que repercute en la seguridad del conductor, ahorra costes de reparación y optimiza el valor de reventa.
Dirigir programas de seguridad
A los gestores de flotas les apasiona la seguridad. Cuando se produce un incidente, la posible negligencia y el daño a la marca conllevan unos costes asombrosos para las organizaciones.
En colaboración con el equipo ejecutivo y/o la oficina de salud y seguridad, el gestor de flotas tiene la responsabilidad de limitar la responsabilidad de la empresa, mejorar la seguridad en las comunidades en las que opera e influir positivamente en la vida y el bienestar de sus conductores. Un programa que mejore de forma proactiva los comportamientos de conducción y reduzca los incidentes también tendrá como resultado la reducción de los costes de combustible y mantenimiento.
Seguimiento de las métricas de la flota
Para controlar las actividades de la flota, los gestores de flotas suelen utilizar dispositivos y software de seguimiento de flotas por GPS. La rutina de trabajo de un gestor incluye la revisión de informes diarios, semanales y mensuales, y la medición del rendimiento en áreas como el ralentí, las rutas, la utilización de activos, el consumo de combustible y la seguridad de los conductores. He aquí varios ejemplos de informes habituales de gestión de flotas.
Entender y gestionar el cumplimiento
Estar al día de los cambios legislativos y de las nuevas normativas permite a las empresas de flotas cumplir con la normativa y evitar fuertes multas. Algunos ejemplos de vehículos sujetos a la normativa de cumplimiento son los transportistas y conductores, los vehículos que transportan materiales peligrosos y los alimentos. Muchos vehículos comerciales más pesados están obligados a realizar inspecciones de los vehículos de los conductores e informar sobre ellos.
Recarga de vehículos
Gestionar la vida útil del vehículo y coordinar su sustitución con el momento de la venta es importante para conseguir un valor óptimo de recomercialización. Mantener el vehículo en un estado limpio, bien mantenido y con todos los accesorios con los que se entregó (llaveros adicionales, alfombrillas, asientos, reposacabezas) ayuda a vender el vehículo a un mejor precio.
¿Qué habilidades o competencias clave necesita un gestor de flotas?
Los gestores de flotas necesitan una excelente experiencia y habilidades operativas para hacer frente a sus principales tareas, que incluyen:
Análisis digital
Saber utilizar el software y la tecnología de las flotas, como la telemática y las cámaras del salpicadero, es fundamental para seguir las tendencias de rendimiento, predecir los fallos mecánicos, minimizar el tiempo de inactividad y proporcionar una valiosa información sobre el ciclo de sustitución del vehículo. Estar al tanto de los informes, comprender los sistemas y hacer un seguimiento de las ideas proporcionadas es esencial a la hora de gestionar los activos.
Gestión empresarial
Mantener relaciones de colaboración con las partes interesadas, tanto internas como externas, que afectan a las operaciones de la flota, y estar al día de los requisitos normativos y de las políticas de la empresa y de los conductores, ayudará a evitar multas y a maximizar la seguridad.
Comprensión financiera
Los gestores de flotas deben crear presupuestos de flotas, lo que requiere una comprensión del negocio, un análisis cuidadoso y una evaluación comparativa dentro del sector y de las condiciones económicas actuales.
Familiaridad con la seguridad
La ciberseguridad es una responsabilidad importante para los ejecutivos, incluidos los gestores de flotas. Los gestores de flotas deben saber cómo evaluar los requisitos de seguridad al integrar los datos en los entornos de las empresas, incluida la colaboración con las partes interesadas clave que supervisan la seguridad y la privacidad de los datos para su organización.
10 consejos para ser un buen gestor de flotas
¡No estás solo! Tenemos algunos consejos probados de gestión de flotas que puedes seguir para hacer tu trabajo más sencillo y fácil:
1. Establece los requisitos de compra
Puede que encuentres algunas buenas ofertas saltando de una venta a otra, pero estandarizar las compras de vehículos es más rentable a largo plazo. Esto es más fácil de hacer si todas las compras las realiza el gestor de la flota, pero muchas empresas permiten que los jefes de departamento o las distintas oficinas realicen sus propias compras de vehículos.
Si es posible, exige que todas las compras pasen por un único gestor de flota. Tanto si es posible como si no, asegúrate de publicar una lista de comprobación de las características requeridas para todas las compras de vehículos que deben seguir los agentes de compras autorizados. Esas características clave probablemente deban incluir:
- Piezas de repuesto disponibles y asequibles
- Facilidad de sustitución del vehículo
- Eficiencia de combustible por debajo de un determinado umbral
- Capacidad de carga
- Un coste total de propiedad (TCO) bajo
- Características específicas del sector relevantes para tu empresa
El hecho de que un vehículo se ajuste demasiado o demasiado poco a tus especificaciones de características clave puede costar a tu empresa. Los vehículos insuficientemente adaptados pueden no ser capaces de realizar todo el trabajo que necesitas y se quedarán parados en tu aparcamiento. Los vehículos excesivamente adaptados pueden realizar todos los trabajos, pero no de forma rentable.
2. Haz un seguimiento de todo
Necesitas recopilar buenos datos sobre el rendimiento de tus vehículos, conductores y mecánicos si quieres optimizar la utilización de la flota o hacer esas compras buenas e informadas en el futuro. Aunque habrá métricas específicas de tu empresa que querrás mantener, hay unas cuantas métricas universales de las que todo gestor de flotas debería preocuparse:
- Uso de combustible: Incluyendo las fechas y lugares de repostaje, el tipo de combustible, la cantidad y el coste.
- Mantenimiento: Mantenimiento programado y reparaciones no programadas. Incluye datos sobre el trabajo necesario, las fechas de mantenimiento, las piezas necesarias, el coste de las piezas y el coste de la mano de obra.
- Compras y rentings: Los detalles del contrato y la garantía de cada vehículo adquirido.
- Utilización: Quién firma los vehículos, así como la hora, la fecha y el kilometraje de sus viajes. Asegúrate de registrar las lecturas del cuentakilómetros.
- Permiso de conducir: Fechas de los carnets de conducir, las licencias y certificaciones.
- Rendimiento del conductor: Las fechas, horas, lugares y naturaleza de todos los accidentes. Registra qué personal estuvo presente y cualquier información sobre reclamaciones al seguro.
3. Utiliza listas de control de conductores
El consejo anterior sugiere que recopiles una gran cantidad de datos, así que, por tu cordura, intenta delegar o automatizar esa recopilación de datos en la medida de lo posible. No es necesario que hagas un seguimiento de todos los vehículos a medida que entran y salen de tu almacén. En su lugar, puedes hacer un seguimiento de las transacciones clave y presentar a los conductores las listas de comprobación de registro necesarias cuando firmen la salida y devuelvan las llaves.
Puedes exigir a los conductores que completen una lista de control antes de entregar las llaves o antes de depositarlas para su devolución. Esto no sólo mejora tu seguimiento, sino que fomenta una mayor responsabilidad. Los conductores son responsables de registrar su kilometraje y cualquier daño que reciban los vehículos.
4. Rota el uso de los vehículos
La distribución de los vehículos no debe ser un juego de manos. Algunos empleados elegirán su vehículo favorito. Otros elegirán siempre el vehículo más nuevo.
En cualquiera de los casos, el desgaste no se distribuirá uniformemente en tu flota. Algunos camiones pueden estar inactivos, agotando sus garantías, mientras que otros acumulan kilómetros y consumen todo tu presupuesto de reparaciones.
Desarrolla un sistema para rotar los vehículos que se envían a los trabajos. O elige una tecnología de gestión que pueda automatizar la rotación por ti.
5. Optimiza tus horarios
Si la distribución de los vehículos es una batalla campal, es posible que tu trabajo tampoco se complete de forma eficiente. Establece un sistema de programación para que el personal pueda reservar los vehículos esenciales para los próximos trabajos. También puedes utilizar el sistema de programación para reservar vehículos para las revisiones.
6. Haz más mantenimiento preventivo
No esperes a que los vehículos necesiten reparaciones importantes para buscar un servicio de mantenimiento. Adopta un enfoque proactivo y gasta por adelantado en mantenimiento preventivo. A la larga, es menos costoso pagar el mantenimiento preventivo de toda la flota que las reparaciones importantes.
7. Optimiza el tamaño de tu flota
Comprar demasiados vehículos tensará tu presupuesto, pero tener muy pocos impide que tu empresa rinda al máximo. Ten la capacidad justa en tu flota para acomodar las paradas inesperadas de los vehículos o el aumento de la carga de trabajo.
Para conseguirlo, puedes mantener un pequeño número de vehículos antiguos en espera, o establecer un contrato de alquiler con poca antelación con una agencia de alquiler local.
8. Optimizar el uso de la flota
Cuanto más grande sea una flota, más probable será que se produzcan ineficiencias simplemente por el aumento de la actividad. Los conductores harán viajes innecesarios. Los empleados intentarán colar viajes personales en la mezcla.
Realiza auditorías periódicas de tus registros en busca de viajes innecesarios. Comunica cualquier preocupación a los conductores para que sean conscientes de que estás controlando su rendimiento.
Además, comprueba si puedes hacer alguna modificación en las listas de control o en los registros de los conductores que pueda evitar que se produzcan viajes innecesarios. Por ejemplo, ¿dos departamentos diferentes no sabían que estaban despachando a un empleado para el mismo trabajo? Haz que verifiquen las asignaciones de personal antes de que se firmen las llaves.
9. Ten unas políticas sólidas
Documentar unas políticas claras puede hacer que se cumpla gran parte de la comunicación y el cumplimiento que conlleva una buena gestión de la flota para ti. Tus políticas establecen expectativas claras para los conductores y otras personas de tu organización.
La mayoría de las prácticas explicadas aquí pueden formar parte del conjunto de políticas de tu flota. Por ejemplo, debes documentar tu:
- Política de compra de vehículos: Características esenciales del vehículo
- Política de recogida de datos: Qué datos del vehículo necesitas que se recojan y cómo se responsabilizará a los conductores de registrarlos
- Política de licencias de los conductores: Las consecuencias de que los conductores dejen caducar su carnet o licencia de conducir
- Programas de mantenimiento: Con qué frecuencia deben esperar los conductores que retires los vehículos de la circulación para su mantenimiento
10. Considera un software de gestión de flotas automatizado
Una aplicación o un programa software de gestión de flotas puede automatizar muchas de las tareas manuales que te quitan tiempo. El uso de una plataforma tecnológica para la gestión de flotas te permite reorientar tu tiempo hacia tareas más productivas, como la planificación de futuras compras de vehículos, la creación de relaciones con los clientes y el desarrollo de tus planes estratégicos.
Videoresumen
Te dejamos un webinar en vídeo para que puedas empaparte de estos y otros consejos que te facilitarán tu día a día como gestor de la flota:
Formación y cursos para gestores de flotas
Puedes encontrar numeros cursos tanto presenciales como online para introducirte o bien mejorar tus habilidades y conocimientos en la gestión de una flota de vehículos.
Aquí tienes algunos de ellos:
El trabajo de gestor de flotas
Un gestor de flotas debe realizar tareas y funciones que se consideran esenciales para las operaciones de la empresa, como por ejemplo
- Adquirir los vehículos, ya sea a través de arrendamiento, compra u otros medios, de acuerdo con los requisitos de la empresa.
- Registrar, obtener licencias y asegurar los vehículos de la empresa.
- Asegurar los vehículos, los conductores (durante las actividades relacionadas con el trabajo) y los activos pertinentes.
- Contratar conductores y técnicos internos de buen rendimiento (si procede).
- Asociarse con talleres de reparación y mantenimiento de buena reputación en lugares favorables.
- Supervisar y programar la inspección, el mantenimiento y las revisiones de los vehículos para minimizar el tiempo de inactividad.
- Mantener toda la información del vehículo y los registros de inspección.
- Desarrollar horarios y rutas de los conductores que sean funcionales y maximicen los beneficios.
- Garantizar que los conductores cumplan con las horas de trabajo designadas.
- Gestionar la asistencia y el comportamiento de los conductores.
- Almacenar de forma segura los registros de los conductores.
- Reducir los gastos innecesarios y aumentar la eficiencia del combustible.
- Asegurar el cumplimiento de la flota con la normativa vigente.
- Garantizar un excelente servicio al cliente.
- Analizar los datos de rendimiento de la flota y mejorar en consecuencia.
- Informar del rendimiento y las finanzas de la flota a la alta dirección.
Las empresas de transporte y logística suelen exigir las siguientes cualificaciones a los gestores de flotas que buscan empleo:
- Titulación en logística o contabilidad.
- Más de dos años ocupando puestos en logística.
- Experiencia laboral previa en el sector del transporte.
- Excepcional capacidad de liderazgo, toma de decisiones y organización.
- Mentalidad analítica y capacidad de resolución de problemas.
- Atención excepcional a los detalles.
- Excelentes habilidades interpersonales.
- Excelente comunicación escrita y verbal.
El sueldo esperado por un gestor
Los salarios de los gestores de flotas también pueden variar en función de la estructura de pagos de la empresa de gestión de flotas, su sector, su ubicación laboral, su formación y su experiencia laboral.
La pregunta «¿Cuánto gana un gestor de flotas?» es muy repetitiva así que trataremos aún así de resolverla.
En España, la media de salario para un gestor de flotas ronda los 17.000€ – 19.000€ brutos anuales. Es decir, unos 1.400€ – 1.600€ mensuales. Lógicamente, crear un puesto de trabajo independiente y especializado en la gestión de la flota depende del tamaño de la empresa y de sus operaciones. En muchos casos sus funciones las comparte con las de otras áreas de actividad (como puede ser la administrativa, la de recursos humanos, la financiera, etc.)
¿Existe alguna asociación que agrupe a los gestores de flotas de diferentes empresas?
Si quieres estar en contacto con otras personas que estén desempeñando el mismo rol dentro de otras organizaciones, ya sea de manera exclusiva o compartiendo funciones con otras áreas como la administrativa, la financiera, la de recursos humanos o la de calidad, puedes ponerte en contacto con la asociación que los englobe en tu país.
En el caso de España, nuestro punto de encuentro es la Asociación Española de Gestores de Flotas y de Movilidad (AEGFA). A día de hoy cuentan con más de 2.000 gestores de flotas asociados de toda España, que gestionan en su conjunto un parque superior a los 450.000 vehículos.
Existe además una institución internacional que trata de congregar a la mayor cantidad de gestores de flotas de habla hispana. Se trata de la Asociación Internacional de Administradores de Flotas y de Movilidad (AIAFA). Actualmente, esta asociación agrupa a más de 7.000 asociados que administran más de 2.000.000 de vehículos.
Los principales retos a los que se enfrentan los gestores de flotas y cómo superarlos
Todos los trabajos tienen su parte de retos y esto no es diferente para los gestores de flotas. Los tres principales retos a los que se enfrentan los gestores de flotas incluyen presiones en torno a lo siguiente:
- Reducir los costes: La capacidad de analizar y hacer sugerencias teniendo en cuenta los costes fluctuantes de los vehículos, un mercado de combustible volátil y los gastos inesperados que surgen.
- Minimizar el consumo de combustible: La gestión de los costes de combustible y la identificación de formas de disminuir este gasto es fundamental. Los precios del combustible son difíciles de prever y hacen que la planificación de un presupuesto sea un reto.
- Aumentar la seguridad/productividad de los conductores: Facilitar la productividad de los conductores a través de la tecnología puede plantear problemas de seguridad, por lo que es imprescindible educar a los conductores en el uso adecuado de la tecnología. Los gestores deben crear y gestionar políticas de seguridad de la flota y de los conductores para reducir los incidentes y los costes de reparación, el tiempo de inactividad y la responsabilidad asociados.
El futuro de los gestores de flotas
Según la empresa de investigación MarketsandMarkets, se prevé que el tamaño del mercado de la gestión de flotas mundial crezca hasta los 34.000 millones en 2025. Los gestores de flotas seguirán desempeñando por tanto un mayor papel y más relevante en sus compañías, con el aumento de la electrificación, la evolución del modelo de negocio de los fabricantes y los esfuerzos por el cambio y la sostenibilidad.
Al reducir los costes, proporcionar ahorros y dirigir las políticas y operaciones que repercuten en los ingresos y el resultado final, los gestores de flotas seguirán siendo colaboradores valiosos y desempeñarán un papel integral en las organizaciones.