La gestión de flotas, en términos generales, son las acciones que se llevan a cabo para mantener el buen funcionamiento de los activos móviles de una empresa. Pero, ¿qué implica específicamente la gestión de flotas? ¿Qué se necesita para tomar esas decisiones cruciales? Veamos todo lo que necesitas saber sobre la gestión de flotas.
¿Qué es la gestión de flotas?
Para que las empresas mantengan la sostenibilidad, tener a alguien que gestione eficazmente una flota es simplemente una necesidad. Tanto si eres una empresa local de fontanería, un contratista regional o un proveedor de servicios de radiodifusión mundial, tu negocio depende de sus activos para generar ingresos.
La gestión de la flota se reduce a unos cuantos componentes principales: 1) gestionar los costes, 2) mantener la función de los activos y 3) supervisar a los que operan y reparan los activos. Estos tres componentes se solapan en cierta medida, pero cada uno tiene su propia segmentación detallada que hay que entender.
Gestión de los costes de la flota
Costes de combustible
Al desglosar los costes de la flota, el combustible acaba siendo el mayor gasto operativo de las flotas.
Con los activos en constante movimiento y los conductores repostando en el surtidor con regularidad, es importante hacer un seguimiento de los costes de combustible para calcular el coste total de tu flota.
Una de las formas más eficaces de determinar el coste del combustible por kilómetro es considerar el uso de un dispositivo telemático.
Un dispositivo telemático hará un seguimiento automático del kilometraje y los diagnósticos. Puedes sincronizar los datos con un software de gestión de flotas que hará todos los cálculos por ti. Esto puede hacerse muy fácilmente y no es tan intimidante de implementar como uno podría imaginar.
Además, puedes integrar las tarjetas de combustible de tu flota directamente en un software de gestión de flotas.
Esto te permitirá hacer un seguimiento automático de los gastos, determinar las millas por galón e incluso el coste por milla de los activos. Todo ello sin tener que lidiar con los recibos de combustible.
Si estás notando un gran consumo de combustible y tus costes de combustible se están disparando, puede que sea el momento de considerar el cambio a los biocombustibles en toda tu flota. Aprende cómo puedes prepararte para el uso de biocombustibles en toda tu flota.
Telemática de flotas y seguimiento de activos
La telemática también puede ser útil para ayudar a los gestores de flotas a hacer un seguimiento de los activos. Supongamos que gestionas una flota de reparto de última milla.
Por supuesto, el deber principal de la flota es cumplir con todas las entregas al cliente en tiempo y forma.
Sin embargo, si una o dos rutas se ven afectadas por el tráfico o las obras de la carretera, esto podría causar retrasos que sin duda decepcionarían a los clientes.
Y no sólo eso, el retraso podría costar a la empresa en forma de pago de horas extras, costes adicionales de combustible y una pérdida de potencial de ganancias para el activo.
El seguimiento de una flota mediante la telemática y el software de gestión de flotas proporciona a los expedidores y administradores una solución para evitar los cuellos de botella en las entregas.
Con estas herramientas, obtendrás visibilidad de la ubicación en tiempo real de tus conductores y podrás tomar medidas rápidas si es necesario.
Utilización de activos
Ya sea una excavadora, un camión o una furgoneta, los activos de calidad no son baratos. Desarrollar las iniciativas adecuadas para controlar el valor de tus activos durante el periodo de propiedad te permitirá maximizar el retorno de la inversión.
Para sacar el máximo provecho de tus activos, debes comprender la utilización total de los mismos. Esto incluye el promedio de kilómetros u horas de uso de tus activos al día.
Si gestionas una flota de activos para una ciudad o municipio en un clima más cálido y no utilizas tus quitanieves con frecuencia, ¿es posible que tengas demasiados a mano?
¿O durante la última tormenta de invierno te faltó cobertura para arar las carreteras a tiempo y necesitas más equipos quitanieves para la próxima ventisca?
Estos son los niveles de utilización de activos que debes determinar como gestor de flotas para encontrar un equilibrio que sea sostenible y evitar el riesgo de gastar demasiado o no estar preparado.
Depreciación del vehículo y estrategia de sustitución
Según Carfax, un vehículo nuevo pierde el 20% de su valor tras el primer año de propiedad. Las cifras pueden ser aún más alarmantes en el caso de la maquinaria pesada y otros activos especiales.
Ese tipo de pérdida de valor puede obligarte a considerar si debes alquilar o comprar los vehículos de tu flota.
Cuando consideres la posibilidad de sustituir un activo, querrás determinar cosas como:
- ¿Cuánto cuesta el mantenimiento anual? ¿Cómo se compara con el coste total de un renting?
- ¿En torno a cuántos kilómetros/años/horas girará tu estrategia de sustitución?
- ¿Con qué frecuencia tendrías que renovar o iniciar un nuevo programa de alquiler?
- ¿Existen ciertas restricciones de arrendamiento (como la personalización de un activo o el kilometraje) que no coincidan con tus necesidades?
- Por término medio, ¿qué rendimiento puedes obtener al revender un activo que estás dispuesto a sustituir?
Otra opción es considerar la compra de activos usados. Si confías en tus proveedores de mantenimiento (o en tu equipo interno) y puedes mantener un activo dentro de tu presupuesto, podría ser ventajoso para ti recurrir a los usados.
La compra de un activo usado te permite capitalizar esa caída inicial del 20 por ciento del patrimonio en el primer año de un vehículo o activo a costa del propietario original. Dicho esto, querrás asegurarte de tener un historial de servicio del vehículo y de que lo inspeccione un técnico de confianza antes de comprarlo.
Como experto en gestión de flotas, estos son los costes que tendrás que desglosar y analizar.
Informes sobre la flota
La recopilación de datos sobre los costes de la flota es sólo la mitad de la batalla. Los datos son extremadamente valiosos para ayudar a determinar la toma de decisiones y tienen un tremendo impacto en la elaboración del presupuesto. Sin embargo, tus datos son tan poderosos como tu capacidad para entenderlos.
Los volcados de datos de la flota en hojas de cálculo son abrumadores, y la falta de organización puede dar lugar a errores importantes. Se han gastado incontables horas intentando organizar los datos y crear métricas de informes a partir de estas hojas de cálculo.
Con el software de gestión de flotas, podrás desglosar los datos clave de los activos, como los costes de combustible, el mantenimiento y la utilización de los vehículos, todo ello actualizado en tiempo real.
A partir de ahí, puedes crear informes de flota personalizados y hacer que se envíen directamente a tu bandeja de entrada o generar PDFs que puedas compartir con otras partes interesadas.