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El software de gestión de flotas ayuda a facilitar el proceso de gestión y a mejorar las operaciones mediante la recopilación de datos, la automatización del flujo de trabajo y la responsabilidad de los activos.
Diversidad en las necesidades de gestión de flotas
La gestión de flotas es algo más que estar al tanto de la ubicación y el rendimiento diario de los vehículos; también puede incluir la gestión de herramientas, piezas, equipos, gastos y empleados. En algunas flotas, las responsabilidades de gestión pueden estar distribuidas entre más de una persona, lo que aumenta la necesidad de comunicación y transparencia de datos. Las empresas con varias sedes que realizan el mantenimiento y las reparaciones en la propia empresa, y en las que se puede atender a los vehículos de cualquiera de sus sedes, también tienen una mayor necesidad de transparencia de datos y comunicación.
Aunque las flotas son diversas en cuanto a sus necesidades y estilos de gestión, hay algo que permanece constante: la necesidad de informar sobre los datos de la flota. Independientemente del tamaño de la flota y del sector, la comunicación de datos es esencial para garantizar que todos los aspectos de la flota funcionen de forma eficiente y rentable. Con tantas piezas en movimiento en la gestión de flotas, la forma más fácil de registrar los datos es con un completo software de gestión de flotas (FMS).
La importancia de la recopilación de datos y la elaboración de informes
La recopilación de datos proporciona una visión histórica de las operaciones de tu flota. Cuantos más datos históricos acumules, mejor será el conocimiento de la salud y el rendimiento general de tu flota. Una acumulación importante de datos históricos te permite calcular proyecciones futuras, lo que te ayuda a elaborar presupuestos, analizar la sustitución de vehículos y mucho más.
Dependiendo de los tipos de datos que recojas, los datos históricos pueden utilizarse para diagnosticar:
- Problemas recurrentes: Tanto si haces un seguimiento de los vehículos, como de los equipos o las herramientas, los datos históricos pueden mostrar los gastos por activo, los elementos de alto mantenimiento o alto fracaso, el uso y la ubicación de los activos y mucho más. Con estos datos, puedes ver cuánto te cuesta cada activo para determinar un ciclo de sustitución óptimo que aumente el retorno de la inversión (ROI). Además, puedes ajustar los calendarios de mantenimiento preventivo (PM) y las inspecciones para reducir los gastos de mantenimiento y reparación, y tener una mejor idea de las necesidades de inventario y del tiempo empleado en las obras.
- Discrepancias presupuestarias: Con los datos históricos, puedes averiguar qué operaciones de la flota cuestan más y en qué se gasta el dinero real frente a lo presupuestado.
- Gasto excesivo/mal uso del combustible: El combustible es uno de los mayores gastos de la flota, y uno de los más fáciles de inflar, ya sea por el rendimiento del vehículo, el comportamiento del conductor, la mala gestión general o el robo. Acumular datos históricos sobre el combustible te da una mejor idea de a qué se destina el gasto de combustible para que puedas resolver posibles problemas o comportamientos.
consejo de gestión de flotas.
Aunque no todas las flotas necesitan recopilar todos los mismos datos para mejorar la eficiencia, hay unas cuantas tareas clave para las que las necesidades de recopilación de datos son casi universales: el seguimiento del mantenimiento y el combustible y la asignación de activos. Los informes sobre el mantenimiento de los vehículos ayudan a reducir los costes de mantenimiento y reparación y pueden ayudarte a identificar las piezas garantizadas y defectuosas para no gastar más de lo necesario. Como ya se ha mencionado, el seguimiento del combustible ofrece información sobre el exceso de gasto y el mal uso, lo que puede ayudar a determinar la necesidad de sustituir el vehículo.
La recopilación de datos de asignación de activos permite una mayor responsabilidad en toda tu flota. Estos datos pueden ayudar a mitigar la pérdida y/o el robo de herramientas y equipos y el uso inadecuado de los activos, así como a aumentar el control del inventario de herramientas y equipos pequeños. Dependiendo de las soluciones telemáticas que utilices, también puedes ver las horas de funcionamiento de ciertos equipos, lo que permite una mejor programación de los MP.
Simplificación del análisis de datos
Aunque la recopilación de más datos ofrece una mejor perspectiva, la recopilación de grandes cantidades de datos de los activos de la flota puede ser frustrante y difícil de analizar. Incluso la recopilación de datos más exhaustiva es inútil sin la capacidad de darles sentido y actuar sobre ellos para aumentar la eficiencia; ésa es una de las razones por las que el FMS es cada vez más popular entre las flotas de todos los tamaños y sectores. FMS clasifica todos los datos que introduces y los convierte en un informe que ofrece información sobre la que puedes actuar, o datos procesables.
Si trabajas con varias soluciones para flotas que aíslan los datos, puede que te falte información clave que puede aumentar el tiempo de actividad e impulsar la productividad. Un FMS completo ofrece integraciones y una interfaz de programación de aplicaciones (API) abierta, lo que te permite almacenar todos los datos de tu flota en un solo lugar para facilitar el acceso y la elaboración de informes. La centralización de los datos de la flota también ofrece una imagen más clara y completa de las operaciones de la flota, y te permite ver toda la información en un panel de control personalizable, en lugar de comparar todos los datos recopilados saltando entre varias soluciones y paneles de control.
Beneficios adicionales del FMS
Aunque el FMS se presenta como una solución para rastrear y capturar los datos de los activos de la flota, existen beneficios adicionales para los empleados. Por ejemplo: como el FMS permite la automatización del flujo de trabajo, los gestores de flotas pueden prestar más atención a las tareas ajenas a la gestión de activos, como la gestión de la plantilla, el refuerzo de los materiales de seguridad y formación, etc.
Asimismo, un FMS robusto puede mejorar la experiencia de los empleados al ofrecer una solución de una sola aplicación con una función de inicio de sesión único (SSO), lo que lleva a una adopción más rápida del software y a una reducción de la conducción distraída. Implementar un FMS fácil de usar también puede reducir la ansiedad por las nuevas tecnologías en los empleados actuales y aumentar la eficiencia de la incorporación de los nuevos empleados.
Un FMS bien adoptado puede ayudar a reducir el estrés y la ansiedad de los empleados; funciones como la automatización del flujo de trabajo y la recopilación de datos digitales permiten a cualquier persona involucrada en las operaciones diarias de la flota saber qué hay que hacer y cuándo. Eliminar las conjeturas y minimizar las actividades relacionadas tangencialmente con el trabajo asignado libera a los empleados para que se centren en las tareas prioritarias. La correcta implantación y adopción de un FMS robusto y fácil de usar conduce a una mayor eficiencia en toda la flota, tanto en los activos como en los empleados.