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Todas las flotas tienen margen de mejora, y hemos recopilado una lista de principios básicos de probada eficacia que prácticamente garantizan la mejora de las operaciones de tu flota, y te convierten en un mejor gestor de flotas en el proceso.
Stephen R. Covey, autor del best seller Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva dice que «las personas ineficaces viven día a día con un potencial no utilizado». Lo mismo ocurre con los gestores de flotas que supervisan a diario complejas operaciones de flota. El potencial para gestionar su flota de forma eficaz y hacer crecer sus resultados es enorme.
De hecho, hay una serie de hábitos que pueden hacer que los gestores de flotas sean muy eficaces. Estas mejores prácticas, cuando se aplican adecuadamente, pueden realmente marcar la diferencia en los resultados de tu empresa y en la seguridad general de tu equipo.
1. Actuar, no reaccionar, cuando se trata de la seguridad de tu flota
Con las numerosas distracciones y peligros para la seguridad de tus conductores, siempre es una buena idea adelantarse a cualquier problema potencial. Si esperas a que se produzca un accidente o casi, tu empresa y tus conductores podrían pagarlo caro.
El coste de un dispositivo de manos libres, de una aplicación de control del comportamiento del conductor o de una cámara en la cabina puede parecer innecesario, pero la alternativa siempre va a ser más cara. También puedes integrar los datos que obtienes sobre el comportamiento de los conductores a partir de tus dispositivos telemáticos en un software de gestión de flotas basado en la nube, y analizar más de cerca el efecto que esos comportamientos están teniendo tanto en tus conductores como en tus vehículos.
Se proactivo entendiendo lo que tus conductores están haciendo cuando no estás mirando.
2. Hacer que la gestión del mantenimiento de los vehículos de la flota sea fácil y accesible
La gente es más propensa a tomar el camino con la menor resistencia. Si quieres que tus conductores estén al día con las revisiones y el mantenimiento rutinario de los vehículos, debes hacer que las inspecciones, la programación y los informes sean lo más sencillos posible.
He visto pizarras, notas escritas a mano, paredes llenas de post-its y carpetas con documentos que se utilizan para mantener las flotas al día. Un software de gestión de flotas basado en la nube con accesibilidad móvil y funciones automatizadas como los recordatorios de servicio y los informes electrónicos de inspección de vehículos de los conductores son la clave de un programa exitoso de mantenimiento de tus vehículos.
Simplifica la gestión del mantenimiento de la flota haciéndola móvil, automatizada y accesible por cualquier persona que desee en tu equipo.
3. Establecer directrices para la compra y eliminación de vehículos de la flota
La coherencia es la clave. Sin directrices de compra, el personal de distintos departamentos y ubicaciones puede comprar vehículos según sus necesidades y mantenerlos durante el tiempo que consideren oportuno. Sin una compra masiva y una visión del tiempo y el kilometraje adecuados para la venta de vehículos, tu empresa podría estar perdiendo dinero.
Tómate el tiempo necesario para especificar las opciones de vehículos que satisfagan las necesidades de tu flota y establece un plan de compras. El objetivo es optimizar la sustitución de vehículos.
4. Establecer objetivos y expectativas para el rendimiento de los conductores
Algunos de nuestros clientes incentivan a los conductores por hacer un buen trabajo, ya sea por lograr una alta eficiencia en el consumo de combustible, por realizar las inspecciones del vehículo con regularidad o por mostrar un alto rendimiento en la conducción. Aunque esto no funcione para todo el mundo, siempre debes exigir a tus conductores un cierto nivel de rendimiento.
El potencial de ahorro de combustible que suponen unos mejores hábitos de conducción y un vehículo que funcione bien puede ser muy importante para toda la flota. Con la supervisión del comportamiento del conductor, es aún más fácil promover hábitos de conducción seguros.
Crea objetivos SMART para tus conductores para inspirar hábitos de conducción más seguros y responsables.
5. Medir todo lo que importa
Las métricas son importantes: pueden ayudar a controlar el progreso, pero también pueden convertirse en un montón de números si no miden nada útil. Para estar al tanto de las operaciones de tu flota, necesitas asegurarte de que estás midiendo bien. Después de todo, ¿cómo se puede mejorar algo si no se conoce el punto de partida?
Algunas de las métricas que ofrecen una visión sólida del rendimiento de los vehículos y de la flota en general son el coste por kilómetro, la tendencia de los costes totales y el resumen de los costes operativos. El seguimiento de estos datos puede ser mucho más sencillo con una plataforma de gestión de flotas centralizada, o incluso simplemente actualizando una hoja de cálculo más inteligente que haga los cálculos por ti.
En otras palabras, supervisa y mide los datos específicos que afectan directamente a tu flota.
6. Documentar todo digitalmente
Deshazte de tus carpetas. En el mundo del almacenamiento online barato, no hay excusas para no saber dónde está almacenada la información de tu flota. Las facturas, las órdenes de trabajo, los recibos, las fotos, los registros de los empleados, los manuales de los productos y mucho más pueden guardarse en una ubicación digital central y acceder a ellos desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
Es hora de unirse a la era «moderna» de la gestión de flotas de vehículos. Mueve los documentos de tu flota a la nube y encuentra la información de tu flota al instante.
7. Informarse constantemente sobre los avances del sector y considerar la posibilidad de adoptarlos
El sector de las flotas cambia constantemente, por lo que es importante mantenerse al día. Únete a una asociación del sector, lee publicaciones y blogs del sector (como éste) y manténte al día de lo que ocurre en la tecnología de los vehículos.
Cuando leas sobre las nuevas tecnologías, no tengas miedo de adoptarlas. Los combustibles alternativos, por ejemplo, antes se consideraban una posibilidad remota, pero en realidad pueden estar al alcance y ser rentables para tu flota.
Lo mismo ocurre con la tecnología de los vehículos, ya que si dispones de datos precisos sobre los mismos, podrás tomar decisiones fundamentadas sobre la rentabilidad de las inversiones. Invertir en un software de gestión de flotas basado en la nube puede ser una gran manera de hacer avanzar tu flota hacia el futuro y darle una mayor visibilidad de los datos de tu flota, así como darle una visión más procesable que la que tiene en papel.
Cuando se trata de adoptar nuevas tecnologías, cualquier paso adelante es bueno, por pequeño que sea. Si un cambio completo de software te parece demasiado, la transición a una hoja de cálculo bien diseñada para el seguimiento del mantenimiento de tus vehículos puede ser un paso más seguro que te permitirá alcanzar el éxito, e incluso tenemos un recurso descargable gratuito que puedes utilizar para empezar.
En esta época de tecnología e información, todo lo que necesitas para ser un experto en gestión de flotas está al alcance de tu mano.