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Seguir tu instinto no siempre tendrá el mayor sentido. Por eso deberías utilizar las métricas que recopilas de tu flota para orientar las decisiones empresariales y optimizar las operaciones diarias. Pero tu flota genera entre decenas y cientos de indicadores al día, así que ¿cómo puedes registrar, supervisar y analizar con éxito todos estos datos?
Utilización de hojas de cálculo para el seguimiento de los activos de su flota
En este primer artículo de esta serie de dos partes, vamos a abordar cómo realizar un seguimiento de los datos de la flota utilizando hojas de cálculo.
Las empresas de todo el mundo se centran cada vez más en los datos. Los datos ayudan a tu flota a aumentar la seguridad, racionalizar el mantenimiento, mejorar el control del combustible y mucho más, pero establecer procesos de datos eficaces utilizando hojas de cálculo puede ser difícil.
Nosotros ya hemos hecho el trabajo duro. Descarga aquí nuestra plantilla gratuita de hoja de cálculo de mantenimiento de flotas para empezar a controlar los datos de tu flota.
Es fácil sentirse abrumado a medida que el número de puntos de datos aumenta y la entrada de datos se pierde. A continuación, hemos descrito cinco pasos para crear un proceso de datos eficaz al que puedas atenerte:
1. Identifica las métricas clave de tu flota
Lo primero es lo primero: determinar las métricas útiles de las que quiere hacer un seguimiento. Podrías tener un millón de puntos de datos en tu hoja de cálculo, pero si te dan información sobre tu flota que ya conoces o sobre la que no puedes actuar, esos puntos de datos son inútiles. Calidad sobre cantidad.
Algunas de las principales métricas de la flota que debería considerar medir son:
- Coste/metro: Identifica qué vehículos cuestan más de operar por kilómetro.
- Ahorro de combustible: Compara los kilómetros por litro esperados del vehículo con lso kilómetros por litro registrados.
- Seguimiento de problemas
- Supervisar los calendarios de servicio para determinar si el equipo de mantenimiento está al día con el mantenimiento preventivo.
- Registrar los problemas del vehículo y su frecuencia a lo largo del tiempo para crear un historial de reparaciones del vehículo.
- Coste del ciclo de vida o coste total de la propiedad (TCO): realice un seguimiento de los costes de funcionamiento del vehículo para identificar los vehículos que se van a recomercializar.
- Frecuencia y coste de los accidentes: Manten un registro de los accidentes para hacer un seguimiento de los costes de la flota e identificar las posibles causas principales.
- Utilización de activos: Identifica los vehículos que puedan estar infrautilizados.
- Costes de piezas y mano de obra: Haz un seguimiento de los gastos y determina si estás equilibrando las piezas con los costes de mano de obra.
2. Crea procesos de recopilación de datos que funcionen para tu equipo
La recopilación de datos debe formar parte de las operaciones diarias de la flota para todas las personas que trabajan en ella: conductores, técnicos de mantenimiento, gestores de flotas, etc.
Este paso es probablemente el más difícil de ejecutar porque depende de la participación consistente y precisa de varios o todos los miembros del equipo de la flota. Por ejemplo, un conductor de media tendrá que registrar los datos de repostaje de combustible 5-6 veces al mes o, lo que es lo mismo, 60-70 veces al año para mantener la información sobre el combustible del vehículo. Y cuando se multiplica esa cifra por el número total de conductores de la flota, el número de puntos de datos que se depende de que los conductores registren con precisión se acumula rápidamente: serían 600-700 entradas de combustible anuales para sólo 10 conductores en la flota.
3. Registra los datos en una simple hoja de cálculo
A medida que se registran los puntos de datos, registra y organiza todo en una hoja de cálculo (con tantas pestañas como sea necesario) diariamente o al menos semanalmente. Haz que sólo unas pocas personas sean responsables de esta tarea para mantener la responsabilidad, la organización y evitar confusiones.
Nuestra plantilla de hoja de cálculo gratuita se ha creado en Google Sheets, lo que permite que varios usuarios accedan a los datos y los actualicen simultáneamente, pero también se puede exportar para utilizarla en Excel u otros programas de hoja de cálculo.
Independientemente de la herramienta que utilices, recuerda que la fuente más común de inexactitud de datos es el registro de datos en un sistema, por lo que registra los datos cuidadosamente e idealmente comprueba dos veces sus entradas.
4. Analiza los datos
Una vez que hayas acumulado puntos de datos, empieza a analizarlos. Reserva un tiempo al menos cada mes para revisar estos datos. Este paso es crucial. Dedica un tiempo valioso a hacer números, y esto dará sus frutos.
Utiliza fórmulas en una hoja de cálculo para agilizar los cálculos necesarios para tu análisis. Busca en Google tu camino a la victoria si lo necesitas. Si no estás seguro de cómo calcular un determinado punto de datos o realizar una determinada función en tu hoja de cálculo, lo más probable es que alguien más haya tenido una pregunta similar. Puedes consultar publicaciones en blogs, foros, etc. para ver si encuentras algo útil.
5. Actúa
Con estos procesos de datos en marcha, ahora tienes una línea de base para el rendimiento de tu flota. El siguiente paso es empezar a experimentar con ajustes en las operaciones diarias. Por ejemplo:
- Si descubres que los conductores dedican demasiado tiempo a las inspecciones del vehículo antes y después del viaje, ¿tiene sentido para tu equipo cambiar a formularios de inspección electrónicos?
- Si tus conductores sufren accidentes con frecuencia, ¿cómo puedes hacer un mejor seguimiento y puntuación de sus hábitos y rendimiento?
Conviértete en una flota centrada en los datos, pero sin quebraderos de cabeza
¿Ya te sientes algo mareado? Probablemente te hayas dado cuenta de que estos pasos son factibles, pero requieren un tiempo y un esfuerzo significativos a diario por parte de todos los miembros del equipo de la flota.
Si realmente quieres ser una flota centrada en los datos, tu mejor opción es dejar de lado las hojas de cálculo y pasar a un software de gestión de flotas basado en la nube. Los beneficios de una aplicación de este estilo en lo que respecta a los datos incluyen:
- Los datos se actualizan en tiempo real, sin necesidad de introducirlos.
- Panel de control que incluye los costes mensuales de combustible y servicio, el coste por kilómetro y el número de inspecciones atrasadas y la tasa de fallos de los elementos
- Informes generados, incluyendo el resumen de combustible, el informe de fallos y el resumen de utilización de activos
- La información sobre el combustible y las lecturas del cuentakilómetros se cargan automáticamente con la integración de las tarjetas de combustible
- Se marcan los errores de introducción manual de datos, como las lecturas del cuentakilómetros
- Las especificaciones del vehículo se cargan automáticamente con la decodificación del VIN
- Ubicación del viaje y puntuación del comportamiento del conductor a lo largo del tiempo