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El seguimiento del inventario y el mantenimiento de las herramientas puede desempeñar un papel clave en la eficiencia operativa, tanto en el taller como en la carretera.
Importancia del seguimiento de las herramientas
Aunque la gestión de flotas tiende a considerarse centrada principalmente en los vehículos y los grandes equipos, el seguimiento y el mantenimiento de las herramientas y los pequeños equipos son igual de importantes. Poder acceder rápida y fácilmente a las herramientas necesarias en las operaciones diarias es vital en cualquier industria. Las herramientas perdidas, mal gestionadas, robadas y mal mantenidas pueden costar a las flotas tiempo, dinero, reputación de marca, retención de empleados e incluso nuevos talentos.
Vamos a dividir las herramientas en tres categorías: herramientas de taller, herramientas comerciales y herramientas técnicas. Las herramientas de taller son todas las herramientas o equipos pequeños que permanecen en la base de operaciones de una flota y suelen ser utilizadas por los técnicos internos para el mantenimiento de la flota, pero pueden ser utilizadas por otros empleados para otras tareas, como el mantenimiento general del edificio o la conserjería. Las herramientas comerciales son cualquier herramienta o equipo pequeño necesario en un lugar de trabajo o en la carretera para realizar una tarea o servicio. Las herramientas técnicas son cualquier herramienta o pequeño equipo que las flotas exigen a los técnicos en el momento de su contratación, o por el que se les da una asignación, y queda a discreción de la empresa y de los empleados si estas herramientas permanecen en el taller o con el empleado.
Ahorra tiempo con prácticas estratégicas de almacenamiento
Una de las principales causas de extravío de herramientas es el almacenamiento inadecuado. Determinar qué herramientas son de taller, de oficio y técnicas puede ayudarte a establecer estaciones adecuadas para almacenar y mantener tu inventario de herramientas y equipos pequeños.
Herramientas de taller
En principio, querrás almacenar todas las herramientas de taller en un lugar central. Cuantas más estaciones de herramientas tengas (como carros de herramientas móviles y estaciones en los muelles de los vehículos), más probabilidades tendrás de que se pierdan o extravíen herramientas. Crear una ubicación centralizada para tu inventario de herramientas te permite gestionar mejor lo siguiente:
- Estado: La forma de almacenar las herramientas es fundamental para mantenerlas en buen estado. Por ejemplo, almacenar las herramientas engrasadas/lubricadas, como las llaves de carraca, lejos de las zonas con un alto volumen de polvo o partículas evita que las herramientas necesiten ser reparadas con tanta frecuencia.
- Asignación: El seguimiento de la responsabilidad es más fácil cuando las herramientas se guardan en un lugar centralizado, manteniendo una hoja de firmas presente y visible. Como alternativa, puedes utilizar un software de gestión de flotas con capacidades móviles para añadir códigos de barras o etiquetas de comunicación de campo cercano (NFC) a las herramientas, lo que permite a los técnicos y a otros empleados escanear rápida y fácilmente las herramientas cuando sea necesario.
- Mantenimiento: Cuando todas las herramientas se almacenan en una ubicación central, se pueden clasificar mejor para las reparaciones y los programas de mantenimiento preventivo (PM), según corresponda, utilizando etiquetas con códigos de colores. O bien, utilizando un software de gestión de flotas con capacidades móviles, añade códigos de barras o etiquetas NFC a las herramientas para marcar los problemas, enviar los artículos para su reparación/mantenimiento y seguir los servicios hasta su resolución.
Herramientas comerciales
Dependiendo del sector y de la configuración operativa, almacenar las herramientas comerciales en los vehículos de la flota puede maximizar la eficiencia y reducir el potencial de pérdida, extravío y uso de herramientas por parte de personas no asignadas o no autorizadas. Mientras que algunas flotas utilizan vehículos especificados o equipados para almacenar herramientas comerciales y equipos pequeños, otras confían en el sistema de «coger y llevar», haciendo que los conductores cojan lo que necesitan cada mañana del taller y lo carguen antes de salir para el lugar de trabajo.
- Agarrar y llevar: Si utilizas el sistema de agarrar y llevar, debes asegurarte de que almacenas las herramientas comerciales en una zona en la que 1) no se mezclen con las herramientas del taller y 2) puedan encontrarse, identificarse, reunirse y asignarse fácil y rápidamente. Mantener separadas las categorías de herramientas y equipos pequeños permite un mejor seguimiento del mantenimiento y la elaboración de informes, de modo que puedas saber dónde estás gastando más de la cuenta y dónde debes hacer ajustes presupuestarios. También es esencial que los empleados puedan coger las herramientas de trabajo que necesitan rápidamente, sin necesidad de buscar apenas, y asignarse a esas herramientas para maximizar la responsabilidad de los activos de la flota.
- Almacenamiento de equipamiento: En el caso de los vehículos destinados a almacenar herramientas comerciales y equipos pequeños, determina los recuentos de inventario de referencia y los calendarios de mantenimiento, según corresponda. También es importante determinar cómo funcionan las asignaciones: por ejemplo, si diferentes conductores utilizan el vehículo cada día, ¿se asignan automáticamente las herramientas y el equipo del vehículo al conductor cuando éste lo hace, o el conductor tiene que firmar la salida o escanear las herramientas para asignarlas? O si un equipo utiliza el vehículo, ¿se asignan las herramientas según su uso en el lugar de trabajo? Además, cuando se guardan las herramientas comerciales en los vehículos, ¿se utilizan métodos de almacenamiento adecuados, como bandejas y separadores con tapas para los componentes pequeños que se pierden fácilmente, como los accesorios del compresor de aire?
Herramientas técnicas
Muchos técnicos están obligados a proporcionar sus propias herramientas, tanto de trabajo como de taller, por lo que es esencial poder diferenciar quién es dueño de qué. Dado que los puestos de trabajo son difíciles de cubrir debido a la escasez de mano de obra cualificada, es conveniente mostrar a los trabajadores actuales y a los posibles nuevos contratados que puedes proteger sus activos proporcionando un entorno limpio y seguro para las herramientas y el pequeño equipo que traen para hacer su trabajo. Si se permite que los trabajadores guarden sus herramientas en el taller, debe ser lejos de las herramientas propiedad de la empresa, y cada trabajador debe tener su propio lugar seguro si es posible.
Optimiza el inventario mediante la categorización de las herramientas
Una vez que hayas categorizado tus herramientas y establecido un almacenamiento adecuado, es el momento de pasar al inventario. Si tu flota requiere herramientas tecnológicas, empieza por ahí, ya que esto debería constituir tu inventario más bajo. Aunque pueda parecer contradictorio almacenar herramientas destinadas específicamente a los técnicos, piensa en ello como una red de seguridad para:
- Las nuevas contrataciones: Tanto si tu empresa proporciona una determinada asignación como si requiere que los nuevos contratados vengan con herramientas específicas, no todos estarán en condiciones de tener esas herramientas por adelantado (puede que tengan que esperar hasta su primera paga). En estos casos, disponer de herramientas técnicas que puedan firmar hasta que puedan traer las suyas propias es una buena práctica.
- Daños y devoluciones/reemplazos en garantía: Algunos técnicos pueden tener que trabajar con distribuidores de herramientas como Mac, Snap-on o GearWrench cuando las herramientas se rompen, se dañan o se desgastan mientras están en garantía. Estas sustituciones a veces pueden tardar semanas o incluso meses en gestionarse, por lo que tener copias de seguridad en el taller para cuando surjan estas situaciones es otra buena práctica.
Ya deberías tener una lista de las herramientas tecnológicas que necesitas que lleven tus empleados. Determina la cantidad de inventario de herramientas técnicas que debes tener a mano en función del tamaño de la flota y del crecimiento, y habla con tus empleados sobre los artículos de alta reposición.
Para el inventario de herramientas comerciales, ten en cuenta el tamaño de la flota, el crecimiento y el historial de mantenimiento/reparación. Es importante tener a mano un inventario suficiente para las operaciones diarias, además de copias de seguridad para cuando falle una herramienta o un pequeño equipo. El uso de los historiales de mantenimiento/reparación te proporcionará una valiosa información sobre la frecuencia con la que ciertas herramientas comerciales y pequeños equipos están fuera de servicio debido a necesidades de mantenimiento, lo que te permitirá ver la cantidad de inventario de reserva que necesitarás para mantener tu flota en funcionamiento de forma eficiente.
Es probable que las herramientas de taller constituyan la mayor parte de tu inventario, especialmente si realizas el mantenimiento de los vehículos de tu flota y de otros activos en tu propia empresa. En lugar de fijarte en el tamaño y el crecimiento de la flota para determinar el inventario del taller, deberás fijarte principalmente en:
- El rendimiento máximo: Determina el número máximo de empleados que pueden trabajar en el taller en un momento dado. Independientemente de que el número máximo de empleados se programe en un momento dado, se considera una buena práctica tener un inventario suficiente de herramientas de alto uso y equipos pequeños para que, en un momento dado, en una situación de todos los trabajadores, todos los técnicos tengan las herramientas que necesitan para hacer el trabajo.
- Especificaciones de los activos: Determina lo que necesitas y la cantidad según los activos de tu flota y las piezas utilizadas. Por ejemplo, algunos tipos de herramientas de extracción de filtros de aceite, como las correas, las llaves giratorias y los alicates, pueden servir para varios tamaños de filtros, mientras que las llaves para filtros de aceite de tipo cúpula o tapón son más específicas para los tamaños de los filtros y el número de estrías. Aun así, algunas marcas de filtros de aceite, como K&N, tienen tuercas para su extracción con herramientas estándar. Si gestionas una flota con varios tamaños de filtro diferentes, puede ser mejor utilizar más llaves de filtro de ajuste universal con un mayor número de existencias que almacenar más tipos de llaves de filtro de ajuste exacto en menores cantidades. Esto también se aplica a otras herramientas.
- Historial de mantenimiento/reparación: Extrae y evalúa el historial de mantenimiento y reparación de herramientas y equipos pequeños para hacerte una idea de los activos de mayor desgaste y asegurarte de que los almacenas adecuadamente, así como de que aplicas programas óptimos de mantenimiento preventivo.
Software de gestión de flotas para la gestión de herramientas
Hemos cubierto mucho hasta ahora y, aunque la gestión de herramientas y equipos pequeños puede parecer una tarea desalentadora, el uso de un software de gestión de flotas puede reducir la mayor parte del trabajo mediante la automatización.
Utilizar el software de gestión de flotas para hacer un seguimiento y automatizar el inventario, las asignaciones y el flujo de trabajo proporciona una mejor visibilidad de todos los activos de tu flota y ayuda a evitar que se pierdan o extravíen artículos que pueden suponer una merma del presupuesto y una pérdida de productividad. Además, responsabiliza a los miembros del equipo, reduce el riesgo de robo y promueve un entorno de trabajo más seguro.