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Cualquier gestor de flotas sabe que dirigir una operación puede convertirse en una batalla interminable contra los grandes gastos. Pero con un poco de análisis de costes y atención preventiva, puedes controlar fácilmente los gastos y reducir los costes generales de tu flota para mantenerte dentro del presupuesto.
1. Optimiza los plazos de mantenimiento
El mantenimiento de los vehículos supone la mayor parte de los costes de una flota media, y esperar a que los vehículos se rompan para arreglarlos es una receta para una enorme factura de mantenimiento. Entre las grúas, las elevadas tarifas de servicio, las oportunidades de garantía perdidas y las posibles sustituciones de vehículos, el coste de ocuparse de una avería en la carretera hace que tus cifras aumenten rápidamente.
Pero si desarrollas un programa de mantenimiento preventivo para tu flota, te aseguras un mejor control de la salud de tus vehículos y un menor riesgo de reparaciones imprevistas y averías en carretera. Con un programa de mantenimiento preventivo, puedes establecer intervalos ideales para las revisiones periódicas, ya sea por edad o por kilometraje, lo que te permite evaluar tus vehículos en un plazo predecible y detectar problemas potencialmente costosos antes de que surjan.
Un buen software de gestión de flotas te permitirá añadir programas de mantenimiento para cada tipo de vehículo y te enviará notificaciones de vencimiento para que siempre sepas cuándo hay que revisar tus activos. Algunos incluso ofrecen integraciones con el taller de mantenimiento para que puedas ver y aprobar rápidamente las solicitudes de servicio, así como mantener a los conductores, técnicos y gestores al tanto de las reparaciones en todo momento.
Entre el mantenimiento regular, los informes electrónicos de inspección de vehículos de los conductores, o eDVIR, pueden ser una buena solución para estar al tanto del estado de cada vehículo en el día a día. Como se pueden rellenar fácilmente a través de un smartphone o una tableta, los eDVIR son una gran solución para que los conductores sigan cumpliendo la normativa de la FMCSA en la carretera (que también puede costarte miles de euros si no tienes cuidado) y para que los gestores de flotas sepan en cuanto surge un problema, de modo que puedan asignar tiempo, activos y técnicos para resolverlo rápidamente.
2. Céntrate en el combustible
Si el mantenimiento es el mayor gasto al que se enfrentan la mayoría de las flotas, le sigue de cerca el coste del combustible. Aunque el gasto en sí no puede evitarse -a no ser que quieras considerar los vehículos eléctricos-, hay formas de mantener los costes de combustible bajo control.
Los gestores de flotas deben asegurarse de conocer las economías de combustible individuales de cada uno de sus vehículos para asegurarse de que sus activos funcionan como deben. Si la economía de combustible de un vehículo concreto parece funcionar más de lo que debería, eso puede indicar un posible problema de mantenimiento o de comportamiento del conductor que puede remediarse fácilmente antes de que se produzca un impacto de ineficiencia a largo plazo.
Otro gran paso para reducir los costes de combustible es asegurarte de que sabes exactamente dónde y cuándo se gastan tus dólares en la gasolinera. Las tarjetas de combustible son una gran herramienta para hacer un seguimiento de las compras de combustible de cada conductor, pero si almacenas y utilizas adecuadamente los datos de las tarjetas de combustible, pueden convertirse en una poderosa herramienta contra el despilfarro y el robo.
Cuando utilizas un software de gestión de flotas, puedes incluso integrar tus tarjetas de combustible con la plataforma, lo que te permite aprovechar los datos de gasto con el ahorro de combustible de tus vehículos, el coste por kilómetro y otras métricas importantes. Con una integración directa, no tienes que preocuparte de que los conductores registren los recibos: obtienes visibilidad inmediata de cada golpe.
Otro factor importante en el seguimiento de los costes de combustible es el control de lo que ocurre después de que tus vehículos hayan repostado. Un tiempo de inactividad excesivo y unas rutas ineficientes pueden ser como dejar correr el agua en un fregadero para ver cómo se va por el desagüe, lo que hace que la eficiencia general del combustible de tu flota caiga en picado.
Puedes utilizar las integraciones con tus dispositivos GPS y telemáticos en el software de gestión de flotas para asegurarte de que los tiempos de inactividad y las rutas de tus vehículos no están sacrificando preciosos dólares de combustible. Una simple racionalización de la forma en que tus vehículos llegan a sus destinos puede ahorrar miles de galones de combustible con el tiempo.
3. Vigila el coste total de propiedad
Muchos de los factores mencionados anteriormente -mantenimiento y reparaciones, ahorro de combustible, etc. – contribuyen a una cifra final que los gestores de flotas deberían tener siempre presente: el coste total de propiedad. Establecer unos umbrales sólidos de CTP te permite observar cuándo un vehículo ha superado su beneficio económico, lo que a su vez te permite centrar tu operación en los activos que te harán ganar más dinero.
También es importante saber exactamente cuánto cuesta el funcionamiento de tu flota, y calcularlo sobre el papel con todas las variables que componen tu operación puede ser un enfoque arriesgado. El software de gestión de flotas te permite representar todos tus costes de explotación en una única plataforma, donde puedes calcular automáticamente métricas importantes como el coste por kilómetro y el coste total de explotación al mes sin apenas introducir datos manualmente, así como actualizarlo en tiempo real con las integraciones.
4. Da prioridad a la seguridad de los conductores y los vehículos
Cuando tus conductores se ven implicados en accidentes en la carretera, las primas de los seguros suben, entra en juego el potencial de una demanda y te enfrentas a enormes costes de reparación o a una posible sustitución. Prevenir proactivamente los accidentes y la pérdida de vehículos es la mejor manera de ahorrar dinero en los gastos que no puedes ver venir.
Querrás fomentar la seguridad de los conductores en todas tus operaciones, desde incentivar a los conductores para que mantengan unos DVIR consistentes y completos hasta implementar plataformas de gestión de conductores distraídos o cámaras en el salpicadero. El mejor enfoque es el que previene los incidentes antes de que se produzcan, en lugar de la observación retroactiva de datos, por lo que la comunicación y la educación continuas son vitales.
Los dispositivos telemáticos no sólo son estupendos para evaluar las rutas y los códigos DTC, sino también para conocer el comportamiento del conductor. Puedes estar atento a los comportamientos de conducción inseguros, como las frenadas bruscas, así como comprender el impacto que esos comportamientos tienen en la salud de tus vehículos con las integraciones telemáticas en un software de gestión de flotas, lo que también puede ahorrarte dinero en el mantenimiento rutinario.