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Cuando se trata de los procesos cotidianos de la gestión de una operación logística, toda flota tiene margen de mejora. Aquí tienes algunas formas de impulsar tu estrategia de gestión de flotas logísticas y agilizar tu organización.
1. Implanta un software de gestión de flotas
Cuando intentas gestionar tu flota por medios más tradicionales, como los registros en papel y otros registros físicos, es fácil perder de vista los indicadores importantes que surgen en tu operación cada día. Aunque digitalizar tus datos en hojas de cálculo y documentos basados en la nube puede ayudar, querrás una solución verdaderamente integrada que sincronice todas las partes móviles de tu flota y te permita trabajar realmente de forma más inteligente, no más dura.
Implantar un software de gestión de flotas puede ser un paso poderoso que permite muchas de las otras facetas del funcionamiento exitoso de una flota. Cuando te pasas a un software de gestión de flotas pones en marcha un sistema para aprovechar todos tus datos en un solo lugar, desde la integración con los dispositivos telemáticos y los talleres de mantenimiento hasta la coordinación de los programas de servicio con alertas y recordatorios.
No sólo obtienes un mejor acceso a las métricas que hacen avanzar a tu flota, sino que eliminas la pérdida de tiempo que supone la introducción manual de datos y das prioridad a la colaboración rápida con los conductores y técnicos a través de plataformas rápidas y fáciles de usar.
2. Utiliza tus dispositivos GPS y telemáticos para algo más que la localización
Los gestores de flotas logísticas dependen de la localización para controlar sus activos y rutas, lo que significa que los dispositivos GPS y telemáticos son fundamentales tanto para el cumplimiento de la normativa federal como para las operaciones diarias. Pero muchos gestores de flotas no se dan cuenta de que los datos procedentes de esos dispositivos pueden ser mucho más valiosos cuando se integran con el software de gestión de flotas adecuado.
Aunque puedes utilizar a tu proveedor de telemática por sí solo para determinar la ubicación de los conductores, te pierdes ideas clave cuando ves esos datos de forma aislada. Complementar los datos telemáticos con un software de gestión de flotas te ayuda a agilizar los procesos de mantenimiento y a recibir en tiempo real las actualizaciones de los cuentakilómetros, los resultados de las inspecciones y los códigos de diagnóstico de problemas (DTC), lo que te ayuda a evitar los tiempos de inactividad y a mantener tus vehículos y conductores dentro de los plazos previstos.
También puedes utilizar los datos que tradicionalmente se atribuyen al comportamiento de los conductores para obtener una mejor visión de la salud general de tus vehículos. Por ejemplo, los dispositivos telemáticos ponen de manifiesto comportamientos inseguros, como el frenado brusco, que puede dar lugar a más solicitudes de servicio para los frenos de un vehículo con el tiempo.
3. Cambia a los informes electrónicos de inspección de vehículos de los conductores para mayor rapidez y cumplimiento
Los informes de inspección de vehículos de los conductores (DVIR) son la clave para mantener tus activos en movimiento y tu empresa en el calendario, entre su capacidad para ayudar al mantenimiento preventivo y su requisito de cumplimiento federal para las flotas comerciales. Pero cuando los conductores tienen que rellenar los DVIR en papel día tras día, esto puede convertirse en un enorme impedimento que amenaza no sólo el estado de tus vehículos, sino también la seguridad de tus operaciones.
Los DVIR completados a mano presentan numerosos problemas tanto para los conductores como para los gestores de flotas. Pueden ser una carga física para completarlos, ya que los conductores evalúan sus vehículos y escriben comentarios simultáneamente, lo que significa que a menudo pueden ser difíciles de leer cuando llega el momento de introducirlos en un ordenador, lo que significa más tiempo valioso gastado en procesos serviles.
Los DVIR en papel también pueden extraviarse fácilmente, lo que puede suponer un gran riesgo durante las auditorías y los controles en carretera. Con tantos obstáculos en el proceso, puede ser difícil incentivar el cumplimiento del DVIR en su conjunto.
Los DVIR electrónicos, o eDVIR, resuelven muchos de estos problemas al agilizar el proceso de inspección y facilitar la obtención de la información que necesitas sobre tus activos y mantener el cumplimiento. Cuando utilizas los eDVIR en un software de gestión de flotas, te permite establecer criterios predeterminados para las inspecciones que contendría cualquier formulario en papel, hacer que esos campos sean obligatorios para que no se puedan omitir, y ver los problemas a medida que se presentan en tiempo real desde el smartphone o la tableta del conductor.
Como son más fáciles de rellenar, es más probable que mantengas un banco consistente de DVIRs para cada uno de tus vehículos, y con los formularios que llegan directamente a través de tu software de gestión de flotas, no hay necesidad de introducir datos adicionales, lo que te ahorra tiempo que tanto tú como tus conductores podéis reasignar a otras tareas. Aunque no dirijas una flota comercial, los eDVIR suponen una ventaja increíble para mantener una perspectiva más granular del servicio y el tiempo de inactividad a medida que se producen las incidencias, y en última instancia ahorras dinero en reparaciones a largo plazo.
4. Aprovecha mejor los datos de combustible y mantenimiento con las integraciones
El combustible y el mantenimiento son dos de las piezas más grandes del pastel presupuestario en el transporte y la logística, por lo que vigilar de cerca el gasto y los datos en esas dos categorías puede hacer o deshacer el éxito de una operación de flota. Normalmente, para tener todos esos datos inmediatamente visibles en un único punto, los gestores de flotas tendrían que gestionar múltiples extracciones y cargas de datos manuales de múltiples fuentes de forma regular, lo que puede llevar mucho tiempo y dejar lagunas en el proceso de elaboración de informes.
En cambio, el uso de un software de gestión de flotas abre la puerta a muchas integraciones diferentes con herramientas de gestión que ya podrías estar utilizando, uniendo todos los datos relevantes que utilizas cada día sin el esfuerzo manual y facilitando el análisis, la obtención de información y la elaboración de informes sobre esos datos.
Sincroniza las tarjetas de combustible
Las tarjetas de combustible pueden ser una herramienta enormemente beneficiosa para hacer un seguimiento de los datos de combustible, pero cuando se integran en una plataforma de gestión de combustible, los gestores de flotas pueden hacer un seguimiento de los gastos que se tienen en cuenta en el coste total de propiedad (TCO), así como controlar el ahorro de combustible para detectar rápidamente las ineficiencias del vehículo. También reduce la amenaza de robo de combustible, ya que te permite prescindir de los recibos perdidos y rastrear los lugares de abastecimiento de combustible junto con el GPS.
Gestiona los proveedores de mantenimiento subcontratados
Para las flotas que subcontratan el mantenimiento y las reparaciones, hacer un seguimiento de los costes con proveedores externos puede ser complicado.
5. Haz un seguimiento más eficaz de los gastos
Aunque el combustible y el mantenimiento constituyen la mayor parte de los gastos de las flotas logísticas, la elaboración de un presupuesto eficaz requiere prestar atención a todas las partes móviles individuales que conforman tu cuenta de resultados. El software de gestión de flotas te permite conocer los detalles de tus gastos para tener una visión completa de lo que se necesita para evitar que tu flota se salga del presupuesto.
Puedes establecer objetivos financieros para tu operación basados en cualquiera de las métricas que rastreas dentro de tu plataforma para utilizarlas como indicador de tu solvencia. Ser capaz de medir con precisión cosas como el coste total de la propiedad (TCO) requiere examinar todos los costes que conlleva el mantenimiento de todos y cada uno de tus activos, y una hoja de cálculo por sí sola no puede abarcar todos los detalles que necesitas para tomar decisiones para tu flota.
El seguimiento automático de los gastos en un software de gestión de flotas significa que la información está disponible en cualquier momento, por lo que puedes garantizar el cumplimiento constante del presupuesto. También tienes la posibilidad de generar informes financieros exhaustivos para un análisis más eficaz de la flota, informes que pueden distribuirse fácilmente a todas las partes interesadas para facilitar la visibilidad de la organización.