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Establecer procedimientos de mantenimiento de los equipos de tu flota es la forma más eficaz de mantener todas tus herramientas y pequeños equipos funcionando sin problemas. Llevar a cabo un mantenimiento rutinario y supervisar la salud de los equipos alarga la vida útil de los activos para ofrecerte el mejor rendimiento de la inversión (ROI).
Las ventajas de los procedimientos de mantenimiento de los equipos
Aunque tengas una estrategia para el mantenimiento de los vehículos, seguir los procedimientos de mantenimiento de los equipos es igual de importante para garantizar la eficiencia de la flota. Sin un equipo que funcione correctamente, tu equipo puede sufrir tiempos de inactividad durante un trabajo y costar a tu empresa tiempo, dinero y su reputación.
Desarrollar un conjunto de procedimientos de mantenimiento de equipos para tu organización te permite controlar de cerca el estado de tus pequeñas herramientas y equipos. El seguimiento de la salud del equipo y la realización de un mantenimiento rutinario maximizan el tiempo de actividad y te permiten sacar el máximo partido a tus herramientas.
La sustitución de equipos pequeños puede parecer intrascendente, pero los dólares se acumulan con el tiempo. Seguir un procedimiento de mantenimiento del equipo te permite aumentar la longevidad de tus herramientas y evitar gastos de sustitución innecesarios.
Tanto si gestionas equipos y maquinaria pesada como equipos y herramientas pequeñas, el seguimiento del mantenimiento en un sólido software de gestión de equipos te permite agilizar las reparaciones, reducir los gastos y aumentar la eficiencia en todas las operaciones.
1. Optimiza los programas de mantenimiento de los equipos
Los equipos pequeños, como los sopladores de hojas y los aspiradores en húmedo, pueden no tener programas de mantenimiento recomendados. Pero eso no significa que no debas crearlos para tu equipo. Elaborar un programa de mantenimiento preventivo te permite solucionar los pequeños problemas antes de que se agraven y provoquen un tiempo de inactividad.
Con el software de gestión de equipos, puedes programar el mantenimiento preventivo de todos tus activos en función del uso, los intervalos de tiempo o los días naturales. Para asegurarte de que el mantenimiento se realiza a tiempo, se pueden enviar recordatorios de servicio directamente a tu bandeja de entrada, avisándote de las próximas tareas.
La creación de programas de mantenimiento preventivo para tus equipos garantiza que tu equipo evite el tiempo de inactividad y te permite controlar el estado de los equipos. Si observas que ciertas herramientas necesitan un mantenimiento más frecuente debido a su antigüedad o uso, puedes configurar fácilmente tu programa de mantenimiento preventivo o gestionar en bloque los recordatorios de mantenimiento para maximizar su vida útil.
Al programar el mantenimiento, ya sea preventivo o de otro tipo, los gestores de flotas deben esforzarse por programar las reparaciones en torno a las horas de funcionamiento del equipo para maximizar el tiempo de actividad. Toma nota de las asignaciones de equipos y vehículos en el software de gestión de equipos para determinar el mejor momento para programar las reparaciones. Esto mantiene a tu equipo productivo durante las horas punta y te ayuda a evitar el dolor de cabeza que supone encontrar equipos de sustitución.
2. Identifica los problemas de los equipos mediante inspecciones
Aunque el mantenimiento preventivo rutinario te permite supervisar el estado de los equipos y llevar a cabo las reparaciones necesarias, hacer que tu equipo inspeccione los equipos a diario proporciona la máxima visibilidad de su estado. Incluir las inspecciones diarias en tu procedimiento de mantenimiento de equipos te ayuda a evitar los tiempos de inactividad al descubrir problemas que, de otro modo, podrían pasar desapercibidos.
Los formularios de inspección en papel son un método ineficaz para comunicar las necesidades de mantenimiento. El software de gestión de equipos tiende un puente entre el campo y la oficina. Tu equipo puede realizar inspecciones exhaustivas en una aplicación móvil y cargar los resultados al instante. Cuando surgen problemas, los gestores de la flota reciben una notificación inmediata para empezar a solucionarlos.
El software de gestión de equipos configurable también te permite crear fácilmente formularios de inspección para cada tipo de equipo que operes. Adaptar los formularios a los equipos mejora la organización y garantiza que tu equipo pueda comunicar claramente los problemas.
Como tu equipo está ocupado, los equipos que no pasan las inspecciones pueden tener que quedarse en sus vehículos durante el día. Los equipos rotos pueden suponer un peligro para la seguridad, por lo que es importante que cualquier problema se comunique a todo tu equipo. Considera la posibilidad de etiquetar un equipo roto como «fuera de servicio» en tu software, e incluso crea una pegatina para colocar en la herramienta que diga «inseguro para operar»
3. Inicia las necesidades de mantenimiento de los equipos
Una vez que se descubren los problemas a través de la inspección, los gestores de la flota deben actuar rápidamente para planificar y programar el mantenimiento. Para lograr la máxima eficiencia, es importante contar con procedimientos eficaces de mantenimiento de los equipos y ser capaz de comunicarse eficazmente con el equipo de mantenimiento.
El seguimiento del mantenimiento en pizarras y papel no está organizado y suele generar confusión en tu equipo. Como tu equipo suele estar disperso, acabas perdiendo un tiempo valioso jugando a llamar por teléfono para programar y supervisar las reparaciones.
El software de gestión de equipos agiliza el mantenimiento cultivando la colaboración del equipo y maximizando la visibilidad. Los gestores de flotas pueden crear órdenes de trabajo basadas en los problemas identificados a través de las inspecciones o los informes de defectos móviles.
Las órdenes de trabajo permiten controlar las reparaciones desde la identificación del problema hasta su resolución. Los técnicos pueden actualizar el progreso en una aplicación móvil para mantenerte informado. Los gestores de flotas pueden hacer un seguimiento de las reparaciones mediante partidas detalladas para controlar las piezas, la mano de obra y los gastos.
4. Haz un seguimiento del historial de servicio
El historial de mantenimiento de un activo puede proporcionar una poderosa información sobre su estado y valor. Por desgracia, muchas flotas no disponen de un método fácil y organizado para registrar y acceder al historial de servicio.
Revisar hojas de cálculo o clasificar carpetas de órdenes de trabajo es un mal uso del tiempo y una forma difícil de obtener información relevante. Agilizar el mantenimiento mediante un software de gestión de equipos registra automáticamente todos los datos de servicio y te permite acceder a los registros de mantenimiento en un instante.
Controlar el historial de servicio es un aspecto valioso del procedimiento de mantenimiento de tu equipo. Un registro exhaustivo del servicio te permite identificar problemas recurrentes o generales y tomar mejores decisiones para el futuro de tu flota.
Puedes identificar que un problema recurrente en una pieza del equipo te está costando más dinero arreglarlo que sustituirlo. También podrías notar que una determinada pieza se desgasta en todos tus cortasetos, lo que te permitiría tomar nota para comprar una marca diferente la próxima vez. Este tipo de información te permite tomar decisiones conscientes del presupuesto.
5. Controla los gastos de mantenimiento y calcula el coste total de la propiedad
Hemos hablado de la realización y el seguimiento del mantenimiento de los equipos, pero es igualmente importante supervisar y controlar los gastos de mantenimiento. Saber exactamente cuánto gastas en el mantenimiento de los equipos puede ayudarte a controlar tu cuenta de resultados y maximizar la rentabilidad.
En lugar de hacer números o teclear fórmulas en hojas de cálculo, la gestión del mantenimiento en el software de gestión de equipos hace un seguimiento automático de los gastos a nivel granular. Gracias a las sólidas capacidades de elaboración de informes, puedes controlar exhaustivamente los gastos y aprovechar los datos en tiempo real para tomar mejores decisiones sobre el mantenimiento y la sustitución de herramientas.
Dado que el mantenimiento es uno de los mayores costes continuos de las flotas, es una parte enorme del coste total de propiedad (TCO) de tu flota. Aunque a algunos gestores les cuesta determinar el CTP, el software de gestión de equipos lo calcula automáticamente. Con una visión precisa de todos los gastos, puedes evaluar tu estrategia de gestión de equipos y hacer cambios procesables para mejorar tu flota.