Índice
Las flotas de bebidas van desde los distribuidores nacionales hasta los comerciantes locales, pero independientemente del tipo de distribuidor de bebidas que seas, mantener la eficiencia y la visibilidad de los activos es fundamental para el éxito de tu flota.
1. Gestiona los datos de tu flota de bebidas
Supervisar los vehículos de tu flota de bebidas es la mejor manera de garantizar su fiabilidad, rendimiento y longevidad, pero obtener una visión completa de tus activos mientras están en la carretera puede ser un reto. Las flotas de bebidas que todavía utilizan métodos de gestión anticuados, como hojas de cálculo y procesos en papel, tienen dificultades para gestionar los activos y comunicarse con los miembros del equipo en tiempo real.
Muchos gestores de flotas de bebidas están recurriendo a un moderno software de gestión de flotas para automatizar los procesos y controlar su flota aprovechando las métricas en tiempo real.
El uso de una sólida plataforma de software te permite consolidar las soluciones de tu flota en un solo sistema. En lugar de hacer un seguimiento de los datos telemáticos, de mantenimiento y de las tarjetas de combustible en sistemas separados, puedes integrar los sistemas actuales en el software de gestión de flotas para hacer un seguimiento de todas las métricas de la flota en un solo lugar.
GPS y telemática
Como los conductores suelen tener rutas definidas, puedes tener una idea general de dónde están en el mapa cada día, pero la visibilidad de la flota en tiempo real abarca mucho más que el seguimiento de la ubicación. La combinación de tu sistema GPS o telemático con el software de gestión de flotas proporciona una imagen completa de la salud y el rendimiento de los activos.
El software de gestión de flotas se sincroniza con tus dispositivos telemáticos para cargar automáticamente las lecturas del cuentakilómetros. Estas actualizaciones en tiempo real pueden activar recordatorios de mantenimiento y aumentar la eficiencia de tu flota.
El emparejamiento de tu dispositivo telemático con el software de gestión de flotas también te avisa inmediatamente de los códigos de diagnóstico de problemas (DTC) y de los fallos del motor. Estas notificaciones te permiten actuar rápidamente para resolver los problemas y evitar averías en la carretera.
Tarjetas de combustible
El combustible es uno de los mayores gastos de explotación de las flotas de bebidas. Las rutas regulares pueden agotar tus depósitos, por lo que los conductores pueden repostar a diario o cada dos días.
Si utilizas sistemas de gestión anticuados, esto puede significar que pases horas introduciendo información de los recibos de combustible. Esto no sólo es ineficaz, sino que, al tener otras obligaciones, puede dar lugar a una acumulación de datos no introducidos, dejándote sin datos de combustible en tiempo real.
Combinar tu sistema de tarjetas de combustible con el software de gestión de flotas elimina la introducción manual de datos al importar automáticamente todas las transacciones de combustible cada día. Esto te permite seguir fácilmente los gastos, analizar el consumo y detectar rápidamente cualquier problema, como el fraude de combustible.
El seguimiento del consumo y los costes de combustible puede ayudarte a determinar formas de reducir el gasto en combustible y optimizar su rendimiento. Con los datos de combustible en tiempo real, no pasarás por alto problemas de gasto que podrían estar costando a tu flota.
2. Controla la utilización de los activos
Mantener un seguimiento de la utilización de los activos de tu flota de bebidas te permite alargar la vida útil de los vehículos y maximizar el retorno de la inversión (ROI). Aprovechar los datos de utilización te permite tomar decisiones basadas en datos que pueden optimizar tu ruta para aumentar la eficiencia tanto de tus conductores como de tus activos.
Tal vez tengas una flota de cargadoras laterales de tamaño medio. Si la ruta de un conductor atraviesa varias ciudades y otro permanece en una zona general, puede que acabes teniendo que pagar horas extras al primer conductor, mientras el otro termina su ruta a tiempo.
Analizar los informes de kilometraje y uso en el software de gestión de flotas te permite determinar qué vehículos están sobreutilizados o infrautilizados y tomar mejores decisiones para maximizar la productividad de los conductores. Puedes ver cuántas horas se utiliza un vehículo cada día y encontrar un equilibrio sostenible para el uso de los vehículos, con el fin de aumentar su longevidad y evitar un gasto excesivo en cualquier área de tus operaciones.
3. Haz un seguimiento exhaustivo del mantenimiento subcontratado
Como gestor de una flota de bebidas, hacer un seguimiento del mantenimiento es un aspecto importante para reducir el tiempo de inactividad de los vehículos y maximizar su salud y productividad. El seguimiento del progreso del mantenimiento garantiza que las reparaciones se realicen rápidamente y se mantengan dentro de tu presupuesto.
Muchas flotas de bebidas subcontratan el mantenimiento a talleres externos. Aunque ésta es una gran solución para las flotas que no tienen un taller de mantenimiento interno, controlar el progreso de los técnicos y tener un conocimiento claro de las partidas puede ser difícil si estás jugando al teléfono con un proveedor todo el día.
Las reparaciones completadas se registran instantáneamente en el software de gestión de flotas, de modo que puedes ver y analizar el historial de servicio de un vehículo en cualquier momento para detectar las tendencias en curso o los problemas que hay que resolver. Los costes de las reparaciones también se racionalizan en una única factura mensual. Esto no sólo elimina los dolores de cabeza de tu equipo de cuentas por pagar, sino que puedes crear y compartir fácilmente informes de gastos de mantenimiento para tomar decisiones presupuestarias estratégicas.
4. Calcula el coste total de propiedad
Conocer el verdadero coste total de propiedad (TCO) de tu flota te permite tomar las mejores decisiones para el presupuesto de tu flota. Por desgracia, muchas flotas no tienen una forma de ver su CTP en tiempo real. Los cálculos manuales y las fórmulas de las hojas de cálculo son propensos a cometer errores, lo que conduce a problemas a largo plazo en relación con tu cuenta de resultados.
Al centralizar los datos de tu flota de bebidas en un único software basado en la nube, tienes todos los datos en tiempo real que necesitas para calcular automáticamente el TCO de tu flota. Tener una visión actualizada de los gastos de funcionamiento de tu flota te ayuda a determinar las áreas de mejora en toda la flota y a hacer un seguimiento de los costes de los vehículos para optimizar la utilización de los activos.
5. Crea una estrategia de adquisición y sustitución de vehículos basada en datos
Aunque todas las flotas de bebidas tienen, en última instancia, el mismo objetivo, cada operación es única y debe tomar las mejores decisiones sobre cómo adquirir y sustituir sus vehículos. Elegir si alquilar o comprar y determinar cuándo sustituir los vehículos son decisiones importantes.
Conocer a fondo la utilización de los activos de tu flota y el TCO puede ayudarte a determinar la mejor estrategia para tu flota. Aunque no podemos tomar la decisión por ti, el software de gestión de flotas proporciona informes configurables para que los analices y los compartas con las partes interesadas.
A la hora de decidir si alquilas o compras, ten en cuenta tu índice de rotación de vehículos, los costes operativos actuales y la frecuencia con la que tus vehículos necesitan mantenimiento. Los semirremolques que entregan palés de bebidas son más caros que los de carga lateral que hacen entregas locales; por tanto, tu decisión puede basarse en el coste de compra o en el mantenimiento y la conservación.
En lo que respecta a la sustitución de vehículos, crear políticas y procedimientos que tengan sentido para tu flota puede facilitar el proceso. Considera la posibilidad de adoptar un enfoque basado en datos para la sustitución de vehículos, aprovechando los datos de utilización y gasto de los activos.