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Durante la reciente pandemia de COVID-19 aumentó la necesidad de una gestión remota de la flota para ayudar a las flotas a seguir siendo productivas y a la vez evitar la propagación del coronavirus. Esto ha dado paso en muchas ocasiones a que esta gestión de la flota es ya remota.
Cambiar tu sistema de gestión para que funcione a distancia suena desalentador, pero hay una serie de herramientas que puedes poner en marcha para ayudar a tu flota a tener éxito.
Adaptarse a la gestión remota de flotas
En medio de la pandemia del COVID-19, las flotas de todos los sectores desarrollaron estrategias de gestión remota de flotas para minimizar la propagación del virus en la comunidad. Aunque fue un momento de incertidumbre, fue más importante que nunca implementar sistemas para gestionar tus activos a distancia.
Aquí tienes algunos consejos que hemos recogido en el camino sobre cómo maximizar tu tiempo y mantenerte conectado con tu equipo.
Consejos para los gestores de flotas que trabajan a distancia
Como gestor de flotas, puede que estés acostumbrado a gestionar tus activos mientras están repartidos por sus rutas, pero tener que gestionar activos sin ningún contacto durante un periodo de tiempo indeterminado conlleva nuevos retos. La forma en que configures tu estrategia de gestión remota y tu espacio de trabajo durante este tiempo será fundamental para el éxito de tu flota.
Configurar tu espacio de trabajo
Es probable que tu rutina diaria haya cambiado significativamente debido a la pandemia de COVID-19. Para adaptarte a estos cambios y mantener tu productividad y la de tu flota, es importante que te prepares para el éxito en tu nueva casa/oficina remota.
Tener un espacio de trabajo dedicado es la clave para seguir siendo productivo mientras se trabaja a distancia. Asegúrate de que tu espacio de trabajo esté alejado de tu cama (¡no se puede dormir en el trabajo!) y en un espacio tranquilo para evitar distracciones. Si tienes familia u otras personas que viven en tu espacio, considera la posibilidad de establecer límites, como implementar horarios de silencio o colgar carteles de «No molestar» mientras estás en reuniones o concentrado en las tareas.
Los jefes de flota también deben tener una conexión Wi-Fi estable y una buena señal de teléfono móvil en todo el espacio de trabajo. Tienes que poder ver y gestionar tus activos en tiempo real y permanecer conectado con tu equipo sobre el terreno.
Haz un balance de tus necesidades actuales de equipamiento. Asegúrate de que tienes todos los recursos necesarios para gestionar tu flota y no tengas miedo de llevarte a casa todo el equipo, como monitores o auriculares adicionales. Como no sabes cuándo volverás a la oficina, es importante tener todos los recursos a mano.
Comunicarte con tu equipo
Como gestor de flota, tu teléfono móvil es tu salvavidas. Tu éxito depende de la comunicación, así que asegúrate de considerar qué medidas debes tomar en este momento.
Con los conductores en la carretera y los trabajadores del almacén todavía en el lugar, es importante asegurarse de que tu equipo tiene una forma fácil de llamarte. Asegúrate de proporcionar tu número de teléfono a todos los empleados que puedan necesitarlo y considera la posibilidad de desviar la línea telefónica de la oficina a tu teléfono móvil para asegurarte de que no pierdes ninguna llamada mientras trabajas a distancia.
Para las reuniones con otros miembros del personal, considera el uso de teleconferencias (videollamadas). Herramientas como Zoom, Cisco Webex y Google Hangouts te ofrecen un espacio para conectar con los miembros del equipo cara a cara, compartir la pantalla de tu ordenador e incluso organizar seminarios web para proporcionar información vital.
Hablando de seminarios web, echa un vistazo a nuestro seminario web sobre gestión remota de flotas para saber más sobre cómo puedes optimizar la estrategia de gestión remota de tu flota.
Gestionar tus activos a distancia y mantenerte conectado con tus conductores puede parecer una tarea difícil, pero el uso de herramientas de software puede ayudar a la comunicación.
Prácticamente todas las empresas utilizan el correo electrónico para comunicarse, pero cuando trabajas a distancia, puedes necesitar formas de intercambiar ideas rápidamente. Slack es una gran herramienta de mensajería instantánea que ofrece muchas integraciones útiles para aumentar la comunicación y la productividad sin fisuras. Otras herramientas como Microsoft Teams y Cisco Webex Teams pueden ofrecerte resultados similares.
Independientemente de cómo elijas comunicarte mientras trabajas a distancia, tener una forma de gestionar las tareas de la flota te asegura estar conectado. Muchas flotas aprovechan soluciones de software adaptadas específicamente a las flotas para agilizar las operaciones y obtener una visibilidad completa de los activos.
Consejos de gestión de tareas para gestores de flotas a distancia
Tu equipo puede estar operando sin tu presencia física durante un tiempo indeterminado. Antes de poner en marcha procesos de gestión de flotas a distancia, asegúrate de establecer unas expectativas y unos estándares de rendimiento claros para garantizar que tu equipo siga funcionando con la máxima productividad. Ahora es el momento de sobrecomunicarse para ayudar a tu equipo a tener éxito.
Establece objetivos y tareas diarias para tu equipo, y considera la posibilidad de que los miembros apropiados del equipo se pongan en contacto contigo cada día para actualizar su estado. Esto capacitará a tu equipo para rendir bien sin que estés in situ y te ayudará a tener una visión clara de las operaciones.
Las flotas que utilizan procesos anticuados, como formularios en papel y hojas de cálculo, son las que más dificultades tendrán para trabajar a distancia, ya que estos procesos no proporcionan la visibilidad necesaria. Para obtener la máxima visibilidad en todas las operaciones de tu flota, necesitas una herramienta con prioridad móvil para gestionar toda la operación de tu flota sobre la marcha.
Con el software de gestión remota de flotas, tu equipo puede cargar valiosos datos de la flota en un dispositivo móvil a lo largo del día, dándote la posibilidad de seguir las operaciones de la flota desde cualquier lugar. No sólo puedes gestionar las tareas cotidianas, como las órdenes de trabajo y las inspecciones, sino que también puedes controlar los gastos, la ubicación de los vehículos y la utilización de los activos para que tu flota funcione sin problemas.
El uso de un software agiliza la gestión de las tareas y maximiza la eficiencia de tu flota. Estas son algunas de las mejores funciones del software para flotas que puedes aprovechar cuando trabajas a distancia.
Asignaciones de vehículos
Las asignaciones de vehículos son una forma estupenda de programar vehículos y equipos, hacer un seguimiento de la disponibilidad y gestionar tu equipo. Como trabajas a distancia, también puedes utilizar la herramienta de asignación de vehículos para ponerte en contacto con los miembros de tu equipo.
Cuando asignes un conductor a un vehículo, publica un comentario diario en el que destaques su responsabilidad y las tareas del día.
Algunas flotas de reparto están viendo un aumento de la demanda en esta época. Aprovechar las herramientas de asignación de vehículos facilita la incorporación y la sobrecomunicación con tus nuevos conductores para ayudarles a tener éxito.
El uso de la herramienta de asignación de vehículos también te permite seguir y controlar la utilización y la productividad de los conductores. En lugar de calcular manualmente las horas de los conductores o confiar en sus registros en papel, los gestores de flotas pueden obtener una visión completa de los horarios para mantenerse informados.
Comentarios
Como gestor de flotas, estás haciendo malabarismos con mucha información en cualquier momento mientras intentas responder a las preguntas de tu equipo. Si trabajas a distancia mientras tu equipo está in situ o sobre el terreno, necesitas una forma de comunicar fácilmente la información y aportar claridad a tus operaciones.
Notificaciones
Cuando se trabaja a distancia, una de las mayores preocupaciones de un gestor de flota es recibir información en tiempo real. Recibir información crítica horas más tarde puede provocar un mayor tiempo de inactividad o costosas reparaciones innecesarias. Tener una forma de recibir notificaciones sobre todos los aspectos de tu flota proporciona la máxima visibilidad de tus operaciones y garantiza que las tareas no se escapen.
Un aspecto de la gestión de la flota en el que podrías aprovechar las notificaciones es el mantenimiento preventivo. Considera la posibilidad de establecer calendarios de mantenimiento preventivo y programas de servicio para tus activos, con el fin de mantener tu flota funcionando sin problemas.
En lugar de retrasarse en las tareas de MP, se envían recordatorios de servicio basados en las lecturas del cuentakilómetros o en los intervalos de horas del motor para garantizar que mantienes un programa de mantenimiento de la flota proactivo. Dado que tu equipo puede tener más descansos a lo largo del día, es un buen momento para realizar el mantenimiento preventivo antes de lo previsto. Una vez que la carga de trabajo vuelva a la normalidad, sabrás que tus activos están funcionando al máximo rendimiento.
También se envían notificaciones cuando se identifican problemas a través de las inspecciones móviles de los vehículos. Recibir esta información en tiempo real te permite poner en marcha el proceso de mantenimiento, independientemente del lugar del mapa en el que te encuentres.
Inspecciones
Las inspecciones diarias de vehículos son la mejor manera de controlar la salud de todos tus vehículos. Instruye a los conductores para que realicen informes electrónicos de inspección diaria de vehículos (eDVIR) a una hora determinada del día para estar informados de cualquier problema en los activos.
el eDVIR permite a tus operadores realizar inspecciones rápidas y minuciosas sobre el terreno y proporcionar fotos y comentarios sobre cualquier problema. Cuando no puedes ver tus activos en persona, las fotos pueden aportar claridad a la hora de solucionar los problemas.
Los gestores de flotas pueden crear y programar inspecciones en una aplicación móvil y asignarlas a operadores concretos. El resto del proceso está en piloto automático hasta que aparece un problema. Cuando trabajas a distancia, configurar un sistema automatizado para gestionar las inspecciones te ahorra tiempo para supervisar el cumplimiento y localizar a los conductores.
Aprovechar las inspecciones móviles también garantiza la seguridad de la flota. La limpieza y la seguridad fueron prioridades máximas durante la pandemia de COVID-19, y asegurarse de que tus conductores cumplen las medidas sanitarias era extremadamente importante.
Además de tu eDVIR, también puedes adaptar formularios de inspección configurables para que los conductores los rellenen. Considera la posibilidad de crear inspecciones que se centren en la higienización de tus activos y en asegurar que tus conductores tienen el equipo de protección personal (EPP) necesario.
Órdenes de trabajo
El mantenimiento no se detiene sólo porque estés trabajando a distancia. Afortunadamente, puedes asignar y hacer un seguimiento de las órdenes de trabajo móviles en el software de gestión de flotas.
Subcontratar el mantenimiento a un proveedor externo puede ser un reto cuando trabajas a distancia y sigues utilizando procesos de gestión de flotas anticuados.
Ten en cuenta que si subcontratas el mantenimiento de la flota, contactar con los talleres puede ser difícil si el horario es limitado.
Informes
El seguimiento del rendimiento de la flota es una de las tareas de tu lista que debe tener prioridad en un momento como éste. Al gestionar tu flota a distancia, los datos pueden ser uno de tus recursos más valiosos.
Al gestionar tu flota en un único sistema, puedes generar informes configurables sobre prácticamente cualquier métrica de la flota para tomar decisiones basadas en datos. Genera automáticamente informes sobre la utilización de los activos, el historial de servicio y el coste total de la propiedad (TCO) para analizarlos y compartirlos con las partes interesadas a fin de desarrollar la mejor estrategia para tu flota durante este tiempo.
Incluso si tú y tu equipo de gestión trabajáis a distancia, puedes mejorar la eficiencia de la flota y mantener el tiempo de actividad gestionando las operaciones con una herramienta de software adaptada a la gestión de flotas móviles.