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Las flotas de pequeñas empresas deben ser capaces de seguir y gestionar todos los datos de la flota para tener éxito, pero conseguir una visibilidad completa de la flota puede ser un reto con sistemas anticuados. El software de gestión de flotas permite a los gestores seguir fácilmente todos los aspectos de la flota de su pequeña empresa.
Desafíos de la gestión de flotas de pequeñas empresas
La gestión de la flota de una pequeña empresa no es una tarea fácil. Tienes que hacer malabarismos para que todo funcione bien, y preocuparte por la fiabilidad de los activos debería ser la menor de tus preocupaciones. Dicho esto, mantener una flota eficiente puede ser un reto cuando te falta visibilidad de los datos.
Para hacer un seguimiento adecuado de los vehículos, reducir el tiempo de inactividad y controlar los costes, los gestores de flotas deben contar con un sólido sistema de gestión. Aunque esto puede parecer sencillo, mantener un sistema de gestión bien organizado puede ser un reto (sobre todo cuando no eres un gestor de flotas capacitado).
Utilizar métodos anticuados, como el papel y las hojas de cálculo, para gestionar la flota de tu pequeña empresa es ineficaz. Estos sistemas provocan cuellos de botella en la comunicación y suelen carecer de la capacidad de hacer aflorar la información con facilidad, lo que provoca tiempos de inactividad y gastos innecesarios.
Uno de los aspectos más importantes de la gestión de tu flota es el control de tus resultados. Cuando no puedes rastrear y analizar fácilmente los datos de tu flota, es difícil conocer su verdadero coste total de propiedad (TCO). Sin esta cifra, puedes acabar cometiendo errores críticos en las operaciones de tu flota.
Los gestores de flotas de pequeñas empresas pueden beneficiarse del uso de un software de gestión de flotas para seguir y gestionar todos los aspectos de su flota. El software de gestión de flotas permite a los gestores automatizar los procesos, albergar todos los datos de la flota en una plataforma centralizada y hacer un seguimiento de los costes operativos con facilidad.
Optimizar la flota de tu pequeña empresa y automatizar los procesos con la ayuda de un software te libera un tiempo valioso para que puedas centrarte en mejorar tus resultados. Aquí tienes cinco consejos de gestión que puedes implementar en tu sistema de gestión de flotas.
1. Automatizar los procesos de la flota
Es fundamental para tu empresa mantener los vehículos en circulación y los gastos bajo control. Esto puede ser un reto para las flotas de pequeñas empresas que utilizan métodos de seguimiento anticuados como el papel y las hojas de cálculo.
Los gestores de flotas suelen estar demasiado atascados en la introducción manual de datos como para realizar un seguimiento y una gestión adecuados de sus activos. Cuando estás ocupado gestionando todos los aspectos de tu flota, la introducción de datos y la búsqueda en hojas de cálculo es un mal uso del tiempo. Para aliviar estas cargas, muchas flotas de pequeñas empresas están aprovechando el software de gestión de flotas.
El software de gestión de flotas es la mejor solución para automatizar los procesos de la flota y agilizar los datos. Utilizando los datos recogidos de todos los aspectos de tu flota, desde las inspecciones y el mantenimiento hasta los costes y la utilización, puedes crear procesos automatizados que ahorren tiempo y te permitan centrarte en otras tareas para mejorar tu flota.
Automatizar los flujos de trabajo para que todos los datos de la flota se carguen en un software centralizado mejora la salud de los activos, la productividad de los operarios y la eficiencia general de tu flota.
2. Conoce los costes operativos de tu flota
La cuenta de resultados es la medida definitiva de tu pequeña empresa. Conocer el verdadero coste total de propiedad (TCO) de tu flota te permite controlar los gastos y tomar decisiones basadas en datos para el futuro de tu flota.
El CTP de tu flota es la métrica más completa que puedes seguir, pero intentar determinar los costes operativos manualmente puede crear un enorme margen de error, algo que tu flota no puede permitirse.
El software de gestión de flotas utiliza un conjunto de datos de la flota para calcular automáticamente el TCO en informes fáciles de leer. Conocer el verdadero TCO de tu flota te permite conocer el rendimiento de la inversión (ROI) y te asegura que estás tomando las mejores decisiones para el futuro de la flota de tu pequeña empresa.
El CTP se divide en dos categorías: gastos fijos y variables. Los gastos fijos, como el seguro y la matriculación, se mantienen en su mayoría igual año tras año, pero sigue siendo importante hacer un seguimiento de ellos para gestionar tu presupuesto. Los gastos variables cambian en función del tamaño, el tipo y la eficiencia general de tu flota.
Los dos costes variables más caros para las flotas son el combustible y el mantenimiento. Utilizar un software para calcular tu TCO te permite ver informes detallados y determinar cómo gestionar y reducir mejor los costes variables.
Implementando procesos eficientes como los sistemas de gestión del combustible y los programas de mantenimiento preventivo, puedes mejorar tu TCO y el ROI.
3. Gestiona los problemas con las inspecciones electrónicas de vehículos
Independientemente del tamaño de la flota, eres responsable de garantizar que tus conductores realicen las inspecciones de vehículos y mantengan tus activos seguros y en cumplimiento de la normativa del Departamento de Transporte (DOT). Además del cumplimiento, las inspecciones de vehículos son también el primer paso para crear un sólido programa de mantenimiento preventivo, al descubrir cualquier problema del vehículo para poner en marcha el proceso de reparación.
Muchas flotas de pequeñas empresas tienen necesidades únicas, y disponer de informes de inspección de vehículos configurables es la mejor manera de garantizar que los gestores de flotas reciban los datos más relevantes. Con estos datos, puedes gestionar fácilmente los problemas y reducir el tiempo de inactividad de los vehículos.
Aunque muchas flotas siguen utilizando formularios de inspección en papel, el software de gestión de flotas ofrece a los usuarios la posibilidad de realizar inspecciones electrónicas de vehículos en una aplicación móvil para comunicar los problemas con precisión y eficacia.
Los informes electrónicos de inspección diaria de vehículos (eDVIR) permiten a los conductores realizar inspecciones y cargar instantáneamente los resultados en el software de gestión de flotas. En lugar de esperar a que los conductores vuelvan con los informes completos, los problemas identificados sobre el terreno se comunican rápidamente para que los administradores puedan empezar a solucionarlos.
4. Crea flujos de trabajo de mantenimiento
Uno de los aspectos más importantes de la gestión de la flota de una pequeña empresa es adoptar una postura proactiva en el mantenimiento. Tus activos deben estar en buen estado para que tu empresa funcione, y sin una estrategia de mantenimiento sólida, tu flota podría enfrentarse a tiempos de inactividad inesperados y a costosos gastos.
Tanto si realizas el mantenimiento internamente como si lo subcontratas a un tercero, gestionar el mantenimiento con la ayuda de un software de gestión de flotas te permite crear flujos de trabajo de mantenimiento eficientes para agilizar los procesos y maximizar el tiempo de actividad.
Implementar un programa de mantenimiento preventivo es una de las mejores formas de gestionar el mantenimiento de forma proactiva. En el software de gestión de flotas se pueden crear programas de mantenimiento configurables basados en intervalos de calendario o en lecturas del cuentakilómetros. Los gestores de flotas reciben una notificación cuando el mantenimiento de los vehículos está próximo, lo que garantiza que tu equipo realice el mantenimiento a tiempo.
Muchas flotas de pequeñas empresas optan por externalizar el mantenimiento.
La creación de incidencias y órdenes de trabajo en el software de gestión de flotas te permite mantener un registro organizado del estado de las reparaciones del vehículo y supervisar todo el proceso de mantenimiento. Dado que el mantenimiento es uno de tus mayores gastos continuos, un mantenimiento proactivo del vehículo puede ayudar a reducir las costosas e inesperadas reparaciones a largo plazo.
5. Mide el rendimiento y el estado de los activos con informes configurables
Como gestor de la flota de una pequeña empresa, deberías hacer un seguimiento y medir el rendimiento de los activos de forma constante para asegurarte de que tu flota está en lo más alto. Dicho esto, tener tantos datos que rastrear puede ser un reto sin la máxima visibilidad de los datos.
Además de eliminar la introducción manual de datos, el software de gestión de flotas proporciona informes configurables sobre prácticamente cualquier métrica de la flota. Aprovechar los informes permite obtener una visión completa del estado y la utilización de los activos para identificar tendencias y detectar deficiencias.
Los gestores o administradores de flotas pueden generar informes configurables con las métricas más relevantes para su negocio. Estos informes pueden compartirse fácilmente con la dirección y otras partes interesadas para asegurarse de que todo el mundo está en la misma página.
Los informes configurables de la flota pueden ser de un nivel tan alto o tan granular como necesites. Como gestor de flotas de pequeñas empresas, la precisión de las métricas es importante. Tener una visión de cada aspecto de tu flota te ayuda a optimizar el rendimiento y a tomar las mejores decisiones para tu negocio.