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Todos conocemos la importancia de la gestión de la seguridad de las flotas, pero sin políticas claramente definidas, las prácticas de seguridad de las flotas suelen descuidarse. Poner en marcha un plan de seguridad de flotas ayuda a evitar accidentes y garantiza la seguridad de tus conductores, de tus bienes y del público.
1. Establece y comunica las políticas de seguridad con tus conductores
La gestión de la seguridad de la flota es la máxima prioridad para cualquier gestor de flotas, pero hacer cumplir las políticas de seguridad puede ser un reto sin el sistema de gestión adecuado. Ya sea por falta de visibilidad en las operaciones diarias o por no comunicar eficazmente las políticas de seguridad al personal, algunos gestores de flotas tienen dificultades para evitar los problemas de seguridad, lo que a menudo da lugar a accidentes y costosos gastos.
La implantación de un programa de seguridad de la flota empieza por establecer normas y expectativas para tus conductores y activos. Empieza por examinar cómo utilizan tus conductores los vehículos y el equipo, así como la forma en que haces un seguimiento de ellos. Ten en cuenta estos factores a la hora de desarrollar la política de seguridad de tu flota:
- Si los conductores se llevan los activos a casa cada día o los devuelven al aparcamiento.
- Qué tipo de herramientas tienes para controlar a los conductores en la carretera.
Cómo llevas el control de los registros de inspección, las licencias y las renovaciones de matrículaSi
tus conductores se llevan los vehículos a casa cada día, es posible que no los veas con regularidad. Tener una forma de seguir el estado de los vehículos, su salud y su utilización es imprescindible para garantizar que tus vehículos funcionan de forma segura y que los conductores siguen siendo productivos.
El software de gestión de flotas maximiza la visibilidad de la salud y el uso de los activos, permitiéndote controlar la seguridad de forma exhaustiva. El software proporciona datos en tiempo real sobre tus activos y te ayuda a mantenerte conectado con tus conductores para asegurarte de que utilizan los vehículos de forma segura.
Una vez que hayas creado una política de seguridad de la flota, distribúyela a los empleados actuales, así como a los nuevos contratados en los paquetes de incorporación o en la señalización del aparcamiento. Comunica regularmente la importancia de la seguridad a tus conductores, y considera la posibilidad de incentivar los buenos comportamientos al volante.
Más adelante hablaremos de los métodos de control de los conductores y los vehículos, pero una de las mejores formas de garantizar que se siguen los procedimientos de seguridad de la flota es mantener la seguridad en el primer plano de tu plan de gestión de conductores. Contratar a conductores de confianza y comunicar regularmente la importancia de la seguridad de la flota mantiene la seguridad de tu organización y te ayuda a evitar accidentes y multas.
2. Inspecciona rutinariamente los vehículos para garantizar la seguridad y el cumplimiento legislativo
Las inspecciones de vehículos son una forma estupenda de que los conductores identifiquen posibles problemas de seguridad y ayuden a prevenir futuras averías o accidentes. Tanto si tu flota está obligada legalmente a realizar inspecciones diarias de los vehículos como si no, es una buena práctica para garantizar que se siguen las prácticas de seguridad de la flota.
Los formularios de inspección en papel son tediosos, y los conductores suelen pasarlos rápidamente para volver a sus tareas diarias. A menudo, esto hace que los conductores pasen por alto cuestiones críticas.
Las inspecciones en papel tampoco son efectivas para muchos planes de seguridad de flotas porque crean lagunas en la comunicación. Los gestores de flotas a menudo no son informados de los problemas hasta que reciben los formularios de inspección, lo que puede ocurrir días o semanas después.
Aprovechar una aplicación de inspección móvil mejora el plan de seguridad de tu flota, ya que permite a tus conductores realizar inspecciones rápidas y exhaustivas con clics, pasadas e incluso fotos para aportar más claridad. Todos los resultados de las inspecciones se cargan al instante en el software de gestión de flotas, y los gestores son alertados de los problemas rápidamente.
Con los informes completos de inspección de vehículos, los gestores de flotas pueden identificar los problemas de seguridad que aumentan los riesgos y cuestan dinero a su flota. Si la banda de rodadura de los neumáticos se está desgastando con demasiada rapidez en determinados vehículos, se puede hablar con los conductores sobre las frenadas bruscas y el exceso de velocidad. Esto no sólo mitiga los riesgos, sino que también te ayuda a evitar gastos innecesarios que pueden afectar a tus resultados.
Mejora de las prácticas de mantenimiento preventivo
Las inspecciones rutinarias de los vehículos también pueden mejorar tu programa de mantenimiento preventivo.
Completar las inspecciones con una aplicación móvil permite a tus conductores introducir las lecturas del cuentakilómetros, lo que puede desencadenar recordatorios de servicio, ayudándote a llevar los vehículos al taller a tiempo para el mantenimiento programado regularmente.
Estar al tanto de las tareas de mantenimiento preventivo garantiza que tus vehículos funcionen de forma segura y eficiente. Aprovechar el software de gestión de flotas para completar las inspecciones y programar el mantenimiento preventivo mejora el plan de seguridad de tu flota.
Impulsar los esfuerzos de higienización
Además del estado de los vehículos, hay que insistir en la higienización de los mismos a tus conductores durante el brote de COVID-19. Considera la posibilidad de incluir criterios básicos de limpieza y desinfección en tus inspecciones de vehículos.
3. Utiliza el historial de asignación de vehículos para controlar los activos
La programación y asignación de vehículos es una práctica habitual para cualquier gestor de flotas, pero las flotas con sistemas de gestión anticuados no suelen llevar un registro de las asignaciones de vehículos. Mirar el historial de asignación de vehículos es una buena manera de analizar la seguridad de la flota y tomar mejores decisiones para el futuro.
El uso de un software de gestión de flotas para la asignación de vehículos no sólo proporciona una forma rápida y sencilla de programar los vehículos, sino que también mantiene un registro exhaustivo del historial de asignaciones. Este registro permite conocer el uso de los vehículos, las necesidades de mantenimiento y el historial de accidentes.
Aprovechar estos datos te permite establecer conexiones sobre cualquier problema recurrente con determinados conductores o activos. Quizá algunos de tus vehículos necesiten reparaciones de frenos con más frecuencia que otros, y veas que un conductor está relacionado con esos vehículos. Puedes decidir discutir con él o ella las técnicas de frenado adecuadas para evitar futuros problemas y mejorar los hábitos de conducción segura.
4. Aprovecha las herramientas telemáticas para maximizar la visibilidad
Aunque no quieras necesariamente microgestionar a tus conductores, el seguimiento de sus rutas diarias es una forma estupenda de garantizar la seguridad y la productividad de la flota. Es posible que ya utilices un GPS o una herramienta telemática, pero la combinación de la telemática con el software de gestión de flotas te permite acceder a datos en tiempo real sobre el estado de los vehículos, su ubicación y el comportamiento de los conductores.
Los gestores de flotas pueden recibir información crítica sobre el estado del vehículo, como los códigos de diagnóstico de problemas (DTC), así como estar al día de las necesidades de mantenimiento preventivo sincronizando automáticamente las lecturas del cuentakilómetros con el software de gestión de flotas.
Las herramientas telemáticas también permiten conocer el comportamiento del conductor. Puedes configurar alertas sobre comportamientos inseguros, como el exceso de velocidad o las frenadas bruscas, para ayudarte a estar informado y rectificar cualquier problema. Este nivel de visibilidad ayuda a cultivar la confianza con tu equipo, fomenta la conducción segura y proporciona información sobre el mantenimiento de los vehículos.