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El análisis de costes de la gestión de flotas es la forma más eficaz de tomar decisiones basadas en datos para maximizar la rentabilidad. El uso de un software facilita el seguimiento de los gastos y la centralización de los datos.
Comprender el análisis de costes de la gestión de flotas
Controlar un presupuesto es una de las tareas más meticulosas a las que se enfrenta un gestor de flotas, pero un seguimiento adecuado de los gastos permite un análisis en profundidad de los costes de la gestión de flotas. Mantener un registro organizado de las compras permite a los gestores reunir información que puede afectar a su rentabilidad, al rendimiento de las inversiones (ROI) y a todos los aspectos de su estrategia de gestión de flotas.
Muchos gestores de flotas tienen problemas con sus presupuestos debido a la falta de visibilidad en tiempo real. Hacer un seguimiento manual de los gastos y hacer números no sólo es un mal uso de tu tiempo, sino que también puede dar lugar a inexactitudes y a una falta de claridad en tu presupuesto actual.
El software de gestión de flotas permite a los gestores hacer un seguimiento de los gastos en tiempo real y calcular el coste total de propiedad (TCO). Con una visión precisa de los gastos de la flota, puedes analizar eficazmente los gastos a nivel granular, prever los costes previstos para los activos individuales y tomar decisiones para mejorar las operaciones y aumentar la rentabilidad.
¿Qué hay que hacer para calcular el coste total de propiedad?
El primer paso para un análisis de costes eficaz en la gestión de flotas es comprender el coste total de propiedad (TCO) de tu flota. Determinar el CTP de tu flota puede parecer intimidante, sobre todo si todavía utilizas sistemas anticuados, pero calcular el CTP no tiene por qué ser difícil.
El seguimiento de los gastos operativos de cada vehículo en el software de gestión de flotas te permite acceder a los costes operativos en tiempo real para determinar el gasto total. Dado que tu TCO fluctúa constantemente, disponer de una herramienta para controlar los costes y generar informes de gastos de forma rutinaria es la mejor manera de mantenerse informado.
Para seguir y analizar eficazmente tu CTP, debes entender exactamente qué se incluye en él. Desglosar los gastos en categorías te permite entender claramente cómo afecta cada aspecto de tu flota a tus resultados.
Costes fijos frente a costes operativos
Los gastos de la flota se dividen en costes fijos y variables. Los costes fijos, por naturaleza, son costes establecidos que no cambian independientemente del uso. Algunos ejemplos de costes fijos son:
- Impuestos
- Seguros
- Depreciación
- Licencias y permisos
- Préstamos y alquileres
Los costes de explotación, en cambio, son variables y pueden fluctuar en función de diversos factores. Controlar los costes variables es esencial para maximizar la rentabilidad. Tus dos mayores costes variables son el mantenimiento y los gastos. Otros costes variables son
- Sustitución de piezas
- Peajes
- Aparcamiento
Como puedes imaginar, algunos costes variables pueden fluctuar mucho mes a mes, mientras que otros costes variables, como las tarifas de aparcamiento, son de naturaleza incidental. Sea cual sea el gasto, cada dólar cuenta para tu cuenta de resultados.
El análisis de costes de la gestión de flotas te permite profundizar en los costes variables y determinar formas de reducirlos. ¿Hay algún vehículo en particular que se esté comiendo tu presupuesto de mantenimiento? ¿Estás gastando demasiado en combustible? Controlar estos datos y plantear preguntas te ayuda a reflexionar sobre tus decisiones como gestor de flotas y a dar pasos hacia la eficiencia en todas las operaciones.
Cálculo del coste por kilómetro
Una vez que tengas una visión precisa de tu TCO anual, podrás determinar con seguridad tu coste por kilómetro. Esta cifra se calcula tomando tu TCO y dividiéndolo por los kilómetros recorridos en un año. También puedes calcular el coste por kilómetro por mes.
Para facilitar este proceso, las flotas pueden integrar sus sistemas GPS o telemáticos con el software de gestión de flotas para sincronizar automáticamente los cuentakilómetros. Al automatizar tanto la gestión de los gastos como el seguimiento del cuentakilómetros, los gestores de flotas pueden determinar con precisión su coste por kilómetro en tiempo real y en segundos.
Aprovechar el CTP para tomar decisiones basadas en datos
El software de gestión de flotas facilita la determinación de tu CTP, pero una vez que lo has calculado, ¿qué es lo siguiente?
Disponer de un desglose completo de tu TCO te permite optimizar al máximo tu estrategia de gestión de flotas. Los gestores pueden establecer métricas de referencia para vehículos similares y prever los costes previstos para la vida útil de cada vehículo.
Los gestores también pueden crear informes configurables y compartirlos con las partes interesadas para desarrollar estrategias que mejoren las operaciones. Desde las decisiones de mantenimiento hasta la forma de adquirir y deshacerse de los vehículos, el análisis de costes de la gestión de flotas puede influir positivamente en todos los aspectos de tu negocio.
Sustitución de vehículos
Lo mejor es afrontar los retos de frente, por lo que es importante desarrollar una estrategia clara de sustitución de vehículos. Aunque esta tarea puede ser desalentadora si no tienes una visión global de los gastos, centralizar los datos de tu flota en un software facilita el análisis del historial de servicio y los gastos por vehículo.
Comunicar el valor de los nuevos vehículos a los interesados es más fácil cuando tienes datos concretos de tu parte. La creación de informes configurables en el software de gestión de flotas te permite presentar los datos históricos y actuales a los directivos e ilustrar cómo los nuevos vehículos pueden tener un impacto positivo en tu TCO.
Los gestores pueden generar informes configurables sobre la utilización, los costes de explotación, la depreciación, el valor de salvamento y otros puntos de datos que ayudan a estimar la ventana de sustitución óptima de un vehículo. Entrar en la conversación sobre la sustitución de vehículos con datos claros puede ayudarte a tomar las mejores decisiones financieras para tu flota.
Estrategia de mantenimiento
Como hemos dicho antes, el mantenimiento es uno de tus mayores costes variables. Desarrollar estrategias para disminuir tus gastos de mantenimiento es una de las mejores formas de mejorar tus resultados.
Adoptar un enfoque proactivo del mantenimiento siguiendo el plan de mantenimiento recomendado por tu fabricante te asegura mantener tus vehículos en buenas condiciones de funcionamiento. La creación de recordatorios de mantenimiento en el software te notifica las próximas tareas de mantenimiento, lo que te ayuda a estar al día con las tareas de mantenimiento rutinarias.
La gestión proactiva de las tareas de mantenimiento, tanto rutinarias como no planificadas, ayuda a evitar costosos tiempos de inactividad y a prolongar la vida útil de tu vehículo. Si te ocupas de los problemas con rapidez, puedes evitar que los problemas se agraven y den lugar a elevados costes de reparación.
Compra / Leasing vs. Renting vs. Alquiler
La utilización de los datos del TCO puede ayudarte a determinar si debes arrendar, comprar o alquilar tu flota. Antes de tomar la decisión, considera tu presupuesto actual, el índice de rotación y los costes de reparación.
El alquiler tiene ciertamente sus ventajas en cuanto a la conservación del capital y la mejora de los índices de utilización. Dicho esto, si tu flota está constantemente en la carretera, es importante tener en cuenta las limitaciones de kilometraje y las tasas de desgaste.
Al igual que el alquiler, el renting puede ayudarte a preservar el capital y tener acceso a vehículos más nuevos. Uno de los inconvenientes del renting es que puede ser potencialmente más caro a largo plazo debido a las tasas ocultas. Con el alquiler y el renting , tampoco recibes beneficios de depreciación fiscal.