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Aunque las mejores hojas de cálculo pueden ser una gran herramienta para los gestores de flotas, requieren mucho esfuerzo manual y pueden dificultar la comunicación y la exactitud de los datos si no se mantienen con esmero. Hacer el cambio a un moderno software de gestión de flotas automatiza la recogida de datos y permite la colaboración para aumentar la productividad de tu equipo.
Hojas de cálculo de mantenimiento de flotas frente a software de mantenimiento de flotasAunque
las hojas de cálculo de mantenimiento de flotas fueron en su día la norma para gestionar las reparaciones, muchos gestores de flotas reconocieron sus inconvenientes e hicieron el cambio a un moderno software de gestión de flotas. Utilizar un software de gestión de flotas es una de las mejores soluciones para controlar las tareas de mantenimiento.
Los gestores de flotas que aprovechan el software pueden eliminar la introducción manual de datos, mejorar la comunicación del equipo y mantener una visibilidad completa de la flota. Gestionar tu flota en un sistema centralizado te permite seguir fácilmente el progreso del mantenimiento y colaborar con los técnicos.
He aquí algunas formas en las que el moderno software de mantenimiento de flotas supera a las hojas de cálculo para ayudar a las organizaciones a maximizar la eficiencia de la flota.
- Maximizar la eficiencia de la flota
- Garantizar la exactitud de los datos
- Simplificando el análisis de datos
- Proporcionando actualizaciones en tiempo real
- Fomentando la colaboración entre equipos
- Permitir la movilidad
- Mantener las actualizaciones históricas
- Centralizar los datos en un software organizado
1. Maximizar la eficiencia de la flota
Como gestor de flotas, tus días están llenos de una gran variedad de tareas, por no hablar de las interrupciones inesperadas que pueden producirse de un momento a otro. Tener que dedicar tiempo a introducir datos en las hojas de cálculo de mantenimiento de flotas te aleja de tareas más importantes.
En lugar de perder el tiempo con cálculos manuales y fórmulas de hojas de cálculo, el software de mantenimiento de flotas automatiza la recogida y agregación de datos. Esto te permite dedicar más tiempo a la gestión activa de tu flota y menos a hacer números y teclear datos.
Los usuarios pueden introducir datos precisos sobre el mantenimiento, la inspección y los vehículos desde cualquier lugar con una aplicación móvil de gestión de flotas. Para agilizar aún más la recogida de datos, las flotas pueden integrar otros sistemas, como las tarjetas de combustible y los dispositivos telemáticos, para sincronizar automáticamente las actualizaciones que activan los flujos de trabajo de mantenimiento.
2. Garantizar la precisión de los datos
Las hojas de cálculo de mantenimiento de flotas son tan precisas como los datos que introduces, y por desgracia, todos somos propensos a cometer errores. Cuando tienes errores en tus datos, a menudo puede resultar en una mala toma de decisiones a largo plazo.
Aunque algunos errores se pueden solucionar fácilmente si se detectan a tiempo, el problema de las hojas de cálculo es que a menudo es difícil señalar dónde se ha producido un error. Puede que ni siquiera te des cuenta de los errores hasta mucho más tarde, lo que da lugar a datos aún más inexactos en toda tu empresa.
Una de las mejores formas de evitar los conjuntos de datos inexactos es aprovechar el software de mantenimiento de flotas. No sólo recibes datos sin errores sincronizados desde otros sistemas, sino que también puedes detectar y corregir fácilmente cualquier problema con sencillas visualizaciones de datos.
3. Simplificación del análisis de datos
Además de gestionar activamente las tareas de mantenimiento de la flota, los gestores de la misma deben ser capaces de supervisar los datos para asegurarse de que las reparaciones se llevan a cabo en el plazo previsto y dentro (¡o preferiblemente por debajo!) del presupuesto. También necesitan analizar los datos actuales e históricos para tomar decisiones informadas sobre el mantenimiento, la sustitución y la adquisición.
En lugar de perder innumerables horas configurando fórmulas en hojas de cálculo y creando manualmente gráficos para visualizar los datos, el software de mantenimiento de flotas ofrece una solución sencilla para el análisis de datos. Los gestores de flotas pueden controlar los datos de un vistazo en su panel de control configurable o generar informes fáciles de entender para analizarlos y compartirlos con las partes interesadas.
Aprovechar el software de seguimiento y gestión de flotas te permite dar sentido a conjuntos de datos complejos y comprender fácilmente todos los aspectos de tu flota. No sólo te permite visualizar fácilmente los datos día a día, sino que puedes analizar áreas de tu flota a lo largo del tiempo para detectar tendencias y realizar mejoras.
4. Proporcionar actualizaciones en tiempo real
Tus hojas de cálculo de mantenimiento de la flota sólo son precisas hasta la fecha en que se actualizaron por última vez. Como no se puede esperar que dediques todo tu tiempo a actualizar las hojas de cálculo, esto significa que tus hojas de cálculo llevan semanas o incluso meses de retraso.
Sin una forma fácil de hacer un seguimiento de los datos de mantenimiento en tiempo real, no puedes obtener una visión precisa del rendimiento, la salud o el presupuesto de tu flota. Los gestores de flotas necesitan una forma fácil de recopilar y organizar los datos en tiempo real. El software de mantenimiento de flotas ayuda a automatizar la entrada de datos para ofrecer una visión en tiempo real de tu flota. Los gestores pueden obtener las métricas más actualizadas a partir de los datos introducidos por el usuario desde el campo, así como de los datos de los cuentakilómetros, las tarjetas de combustible, las órdenes de trabajo internas y las órdenes de trabajo de mantenimiento de terceros.
El panel de gestión de tu flota se actualiza instantáneamente a medida que llega nueva información, lo que te da una visión completa del progreso a lo largo del día. En lugar de rastrear la información de tus conductores y técnicos, puedes estar informado de todas las tareas de mantenimiento de la flota en tiempo real.
5. Fomentar la colaboración entre equipos
Si utilizas hojas de cálculo, casi toda la introducción de datos recae sobre tus hombros. Esto no sólo es tedioso, sino que además no permite a otras partes interesadas o miembros del equipo ver y editar los datos con facilidad.
Como líder, conoces el valor de la visión de tu equipo. Ya sea que las partes interesadas puedan analizar los datos para realizar mejoras operativas o que tus técnicos en el campo proporcionen información sobre las tendencias de mantenimiento, todos los miembros de tu equipo tienen una valiosa aportación que puede mejorar las operaciones.
Disponer de una solución para colaborar con tu equipo en tiempo real es esencial para tu éxito. En lugar de intentar adjuntar hojas de cálculo a los correos electrónicos o imprimir páginas para las reuniones, el software de mantenimiento de flotas te permite colaborar sin problemas con todo tu equipo.
El mejor software de mantenimiento de flotas ofrece usuarios ilimitados y niveles de acceso fácilmente configurables. Esto te permite sincronizarte con todos los miembros de tu equipo, a la vez que restringes la visualización de datos sensibles con determinados empleados.
6. Habilitar la movilidad
La colaboración sólo se produce cuando los equipos pueden comunicarse fácilmente. Aunque cualquiera puede acceder fácilmente a un teléfono con los permisos y las aplicaciones adecuadas, las hojas de cálculo de mantenimiento de flotas no permiten fácilmente la comunicación directa y pueden crear pasos adicionales para la colaboración sobre la marcha.
Por el contrario, el software de mantenimiento de flotas es una solución móvil para colaborar entre equipos y mantener la visibilidad de la flota en tiempo real. No importa dónde se encuentre tu equipo en el campo, pueden cargar información en su aplicación móvil para mantenerte informado.
El software de mantenimiento de flotas agiliza la comunicación para reducir el tiempo de inactividad. Los gestores de flotas pueden crear órdenes de trabajo móviles basadas en la información del campo, poniendo en marcha el proceso de mantenimiento para maximizar el tiempo de actividad.
7. Mantener las actualizaciones históricas
Tener una visibilidad completa de los datos no se trata sólo de los datos actuales: también hay que poder consultar las métricas del pasado para tomar decisiones o hacer revisiones cuando sea necesario. Mientras que las hojas de cálculo no registran las actualizaciones históricas, el software de mantenimiento de flotas te permite mantener registros pasados con facilidad.
En lugar de que tus datos anteriores sean sustituidos por nuevas métricas cuando actualizas una hoja de cálculo, el software de mantenimiento de flotas te permite hacer un seguimiento de cada actualización a nivel granular. Puedes ver qué usuario hizo qué cambios y obtener una visión completa de tus datos.
Mantener registros históricos de los datos de la flota te permite realizar fácilmente auditorías, así como mantener el cumplimiento. Los usuarios pueden acceder a los registros anteriores de mantenimiento, inspecciones y otros datos críticos cuando lo necesiten.
8. Centralizar los datos en un software organizado
La cantidad de datos que debes recopilar puede suponer la gestión de múltiples hojas de cálculo. Mantener las cosas organizadas puede causar un enorme dolor de cabeza, y puede ser difícil dar sentido a todas esas filas de números.
El uso de un software de gestión de flotas completo te permite agregar todos los datos de tu flota en un único panel de control fácil de usar. Esto mantiene toda la información organizada para ofrecer una visión de un vistazo. Los gestores de flotas también pueden profundizar en determinadas áreas de su flota para analizar las operaciones a nivel granular.
Con sencillas visualizaciones de datos e información en tiempo real desde el campo, tienes todo lo que necesitas para seguir y gestionar fácilmente el plan de mantenimiento de tu flota. Abandonar las hojas de cálculo por un software aumenta la eficiencia de tu flota y te permite tomar las decisiones más informadas para el futuro de tu flota.
¿Aún no te convence el software?
¡No pasa nada! Todavía hay muchas formas de mejorar el seguimiento del mantenimiento de tu flota sin el compromiso y el coste totales de un software de gestión de flotas.
Si optas por seguir con un enfoque de hoja de cálculo, lo más importante que debes asegurar en tu sistema es que estás haciendo un seguimiento de todas las métricas que importan de una manera que mitiga cualquier duplicación de esfuerzos o entrada manual excesiva. Las hojas de cálculo deben trabajar para ti, no al revés.
¿Quieres una forma fácil de mejorar tu hoja de cálculo? Tenemos un recurso descargable gratuito que tiene todos los campos que necesitas para maximizar la visibilidad de tus datos y que puedes copiar y utilizar fácilmente para tu propia flota. Y lo mejor es que, cuando decidas que estás preparado para cambiar a una solución basada en software, todos los datos de tus vehículos pueden cargarse en tu nueva plataforma directamente desde esta hoja.