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Ya sea un nuevo año, un trimestre o simplemente un día más de la semana, tener un plan de gestión de la flota garantiza la eficiencia de tus conductores, tus activos y tu organización. Utilizar un software para gestionar tu flota te permite colaborar con tu equipo sobre la marcha y hacer un seguimiento y medir el éxito de la flota.
¿Qué incluye un plan de gestión de flotas?
Crear un plan de gestión de flotas es esencial para garantizar que todos los aspectos de tu flota, desde los activos hasta los conductores, puedan funcionar con eficacia y mantener la rentabilidad de tu organización. Aunque antes era una tarea desalentadora, la tecnología moderna ha facilitado más que nunca la gestión de tu flota.
El software de gestión de flotas y la tecnología que lo acompaña proporcionan una visibilidad completa de las operaciones de la flota, a la vez que permiten la colaboración en tiempo real de todo tu equipo. En lugar de hacer un seguimiento de tu flota en desordenadas hojas de cálculo, el software automatiza la recogida de datos para ayudarte a ver y comprender fácilmente la salud y el rendimiento de tu flota.
Poner la tecnología de flotas en el centro de tu plan de gestión de flotas te permite tanto gestionar las tareas cotidianas como seguir y medir el rendimiento general. Aprovechar el software para agregar tus datos es una de las formas más sencillas de hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de la flota y asegurarte de que los alcanzas.
Para desarrollar un sólido plan de gestión de flotas, sigue estos pasos:
- Considera tus objetivos
- Centraliza los datos de la flota
- Fomenta la colaboración en equipo
- Mide el éxito de tu flota
- Elegir la mejor tecnología para flotas
1. Considera tus objetivos
El primer paso para desarrollar el mejor plan de gestión de flotas es establecer objetivos. Piensa en el estado actual de tu flota. ¿Qué está funcionando? ¿Qué áreas podrían mejorar? ¿Hay alguna limitación?
Tal vez tengas problemas con el tiempo de inactividad de los vehículos. Esto podría deberse a la falta de un programa sólido de mantenimiento preventivo. Establecer un objetivo de mantenimiento preventivo podría ayudarte a reducir los tiempos de inactividad y mejorar la eficiencia de la flota.
Una forma de asegurarte de que alcanzas este objetivo es automatizar los recordatorios de mantenimiento en el software de gestión de flotas. Los gestores pueden recibir notificaciones cuando el servicio deba realizarse pronto, basándose en las actualizaciones del cuentakilómetros o en los intervalos de horas del motor.
Establecer objetivos es importante, sobre todo cuando se opta por implementar un software de gestión de flotas en el plan de gestión de flotas. El mejor software de gestión de flotas es altamente configurable y puede adaptarse a las necesidades de tu equipo. Conocer tus KPIs objetivo y las áreas de mejora puede ayudarte a sacar el máximo partido a tu software.
2. Centraliza los datos de la flota
La recopilación de datos es esencial para cualquier gestor de flotas, pero tus datos sólo son útiles si son accesibles. Muchos gestores de flotas están agobiados por la gestión de hojas de cálculo. No sólo es un mal uso del tiempo, sino que la búsqueda de información en las hojas de cálculo hace imposible una visibilidad completa.
Recoger y almacenar los datos de la flota no debería ser difícil. Utilizar un software para centralizar tus datos te permite automatizar la recopilación de datos en un sistema organizado, asegurándote de que puedes acceder a los datos que necesitas cuando los necesitas.
El software de gestión de flotas te facilita la supervisión de todos los aspectos de tu flota en tiempo real. Al automatizar la recogida de datos, los gestores pueden evitar horas de introducción manual de datos y dedicar más tiempo a analizarlos y a mejorar sus flotas.
Los usuarios pueden cargar información, como los resultados de las inspecciones y las actualizaciones de las órdenes de trabajo, en una aplicación móvil. Para agilizar aún más la recogida de datos, las flotas pueden integrar los sistemas actuales para sincronizar automáticamente las actualizaciones, como las transacciones de combustible y las lecturas del cuentakilómetros.
Toda la información está alojada en un software fácil de ver con un panel de control configurable que se actualiza en tiempo real. Los gestores tienen una vista de pájaro de las operaciones diarias, incluidas las órdenes de trabajo abiertas y el estado de los vehículos, además de obtener una visión granular de ciertas áreas para asegurarse de que estás en camino de alcanzar tus objetivos de KPI.
3. Fomenta la colaboración en equipo
La frase «Hace falta un pueblo» es especialmente cierta para la gestión de flotas. Dependes de tu equipo cada día para completar las tareas sin tu presencia, y su visión es inestimable.
Uno de los mayores obstáculos a los que se enfrenta un gestor de flotas es la comunicación. Al desarrollar un plan de gestión de flotas centrado en la eficiencia, necesitas una solución para que todos los miembros de tu equipo se comuniquen en tiempo real.
En lugar de jugar al teléfono o esperar a que se entregue el papeleo al final del día, el software de gestión de flotas es un eje central para la colaboración en tiempo real. Los usuarios pueden hacer comentarios sobre las inspecciones, las órdenes de trabajo, los problemas y mucho más para actualizar el progreso y resolver los problemas en cualquier momento y lugar.
Colaborar con tu equipo en tiempo real no sólo mantiene a todo el mundo sincronizado, sino que permite a todos aumentar la productividad. Al eliminar la brecha entre el campo y la oficina, tú y tu equipo podéis comunicaros eficazmente para resolver los problemas rápidamente y maximizar el tiempo de actividad.
4. Mide el éxito de tu flota
Una vez establecido tu plan de gestión de flotas, es importante analizar periódicamente tus datos para controlar el éxito de tu flota. El seguimiento del rendimiento, la salud de los vehículos, los gastos, la rotación de las reparaciones y otras métricas es la mejor manera de orientar eficazmente los KPI de la flota y garantizar la eficiencia.
Aunque algunos gestores de flotas tienen problemas para extraer información de sus datos, las flotas que utilizan software pueden hacer un seguimiento de los datos históricos y en tiempo real en informes configurables. Los gestores de flotas pueden crear informes fáciles de entender para compartirlos con las partes interesadas para medir el rendimiento.
Supervisar los datos de tu flota de un vistazo es fácil en tu panel de control configurable, pero es posible que quieras actualizaciones rutinarias sobre áreas clave de tu flota. Para mantenerte informado, puedes suscribirte a un informe y recibirlo directamente en tu bandeja de entrada. Esto puede ser especialmente útil cuando te centras en mejorar ciertos aspectos de tu flota.
5. Elige la mejor tecnología para flotas
La implementación de tecnología, como el software de gestión de flotas, te permite mantenerte organizado mientras controlas tus conductores, vehículos y operaciones de forma más eficiente.