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Un software de gestión de flotas fácil de usar elimina la carga habitual de la implementación del software de los hombros de tu responsable de TI. Elegir un software configurable y basado en la web te ayuda a evitar las largas sesiones de formación y las interfaces complejas, para que puedas dedicar más tiempo a la gestión de tu flota.
Características del mejor software de gestión de flotas de TI
Cualquier software que adoptes suele ser aprobado por tu departamento de TI, por lo que encontrar el software de gestión de flotas más adecuado para TI facilita la toma de decisiones y la incorporación. Todos conocemos las ventajas de tener un gestor de TI a tu lado, por lo que elegir un software que les facilite la vida al tiempo que aumenta la eficiencia de tu flota es una obviedad.
Cuando se trata de gestores de TI, los aspectos más importantes de un software son la seguridad, la capacidad de configuración y la implementación. El software no sólo debe proteger tus datos, sino que también debe ser fácil de usar. Esto garantiza que tu responsable de TI no se vea apartado de sus tareas diarias para arreglar constantemente los problemas del software.
Mientras que algunas soluciones de gestión de flotas requieren costosas tasas de implantación y meses de formación, el mejor software de gestión de flotas de TI no tiene tasas de implantación y es esencialmente plug-and-play. Un proceso de incorporación sencillo y rápido te permite empezar a aumentar la eficiencia de la flota rápidamente y empezar a ver el retorno de la inversión (ROI).
Estas son algunas de las características que debes tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión de flotas que le guste a tu director de TI.
1. Proceso de incorporación sencillo
Adoptar un nuevo software puede parecer desalentador, pero no tiene por qué serlo. El software de gestión de flotas debe facilitarte la vida, y eso empieza con la incorporación.
Un software de gestión de flotas fácil de usar puede implementarse rápidamente. Una vez creados los inicios de sesión, el informático o el gestor de la flota pueden empezar a importar en masa sus números de identificación de vehículos (VIN) al software. Un decodificador de VIN introduce más de 90 especificaciones de vehículos en el software, añadiendo valor al instante.
Un nuevo software no debería requerir meses de formación o incorporación. El mejor software de gestión de flotas es intuitivo y familiar, lo que facilita que tanto los responsables de TI como los conductores se sientan cómodos introduciendo datos.
Aunque sea fácil de usar, pueden surgir preguntas de vez en cuando, y algunas flotas pueden querer más recursos prácticos. Elegir un proveedor de software con una gran cantidad de recursos, seminarios web de formación y asistencia en directo es esencial para su éxito.
Todas las flotas son diferentes, y algunos equipos pueden querer un enfoque práctico para la implementación. Considera un software que ofrezca servicios de incorporación sin un precio que agote el presupuesto, para garantizar la plena adopción y el valor inmediato.
2. No se necesita hardware
Un obstáculo importante de la implantación de cualquier sistema nuevo es el hardware y el almacenamiento in situ. Los responsables de TI ya tienen muchas responsabilidades, y el nuevo hardware requiere una implementación y supervisión que lleva mucho tiempo, por no mencionar el tiempo que se dedica a reparar el hardware roto.
El hardware también puede tener un coste prohibitivo. Cuando ya estás haciendo una inversión importante, no quieres añadir compras adicionales para el hardware o el almacenamiento in situ.
El software de gestión de flotas basado en la web no requiere un hardware caro. Los usuarios pueden acceder a todos los datos de la flota desde un ordenador o dispositivo móvil. Con toda la información cargada en tiempo real, tu equipo puede estar sincronizado en cualquier momento y lugar.
Los conductores pueden utilizar teléfonos o tabletas para actualizar la información en una aplicación móvil, lo que facilita a los gestores un seguimiento exhaustivo de la ubicación, el estado de los vehículos y otros datos en tiempo real. Los gestores pueden adoptar un enfoque proactivo del mantenimiento y las operaciones, supervisando la productividad y colaborando con su equipo.
3. Interfaz intuitiva
No todos los miembros de tu equipo son expertos en tecnología. Los responsables de TI están acostumbrados a formar a todo tipo de usuarios en el software, pero para facilitar las cosas a todo tu equipo, es mejor elegir un software con una interfaz sencilla.
El mejor software de gestión de flotas es intuitivo y fácil de usar. Las funciones familiares, como los clics y deslizamientos en los formularios de inspección de vehículos, resultan naturales para los usuarios y les permiten adoptar realmente el software.
Un nuevo software puede resultar abrumador para algunos miembros del equipo, por lo que la introducción lenta de funciones puede ser una buena estrategia para facilitar a los usuarios el uso del software. Los gestores tienen un control total sobre las funciones a las que pueden acceder los usuarios, lo que les permite adaptar cada cuadro de mando para mostrar sólo la información relevante.
4. Configurabilidad
Los procesos anticuados y los sistemas heredados no ofrecen mucho margen de maniobra a la hora de gestionar los datos de tu flota. Sin embargo, todas las flotas son diferentes, y lo que puede funcionar para una flota puede no funcionar para otra.
El software moderno de gestión de flotas te permite controlar cómo ves tus datos. Con las funciones configurables, como los cuadros de mando y los informes, puedes priorizar las áreas más importantes para tu flota.
Tu panel de control configurable es tu centro de mando. Necesitas poder ver la información crítica de un vistazo y sumergirte fácilmente en detalles granulares para controlar la eficiencia de la flota.
Los gestores pueden organizar su cuadro de mandos para situar los datos críticos en la parte superior. Si haces un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de la flota, esta es una forma estupenda de mantener el rumbo. Para seguir y analizar áreas específicas de tu flota, los gestores pueden crear informes configurables para compartirlos con las partes interesadas.
5. API abierta e integraciones de terceros
La gestión de datos en sistemas dispares suele ser tediosa y no ofrece una visión completa de la eficiencia y el rendimiento de la flota. Centralizar todos los datos de tu flota no sólo facilita las cosas a tu gestor informático, sino que también te proporciona la máxima visibilidad de la flota.
Un software robusto de gestión de flotas tiene una interfaz de programación de aplicaciones (API) abierta. Esto te permite introducir y extraer información entre el software y otros sistemas que utilices actualmente.
En lugar de importar y exportar manualmente los datos de otros sistemas, la información se sincroniza automáticamente en tiempo real. Esto no sólo proporciona información actualizada, sino que también ayuda a evitar problemas como entradas dobles y errores de cálculo.
Además de una API abierta, el software de gestión de flotas de fácil uso se integra perfectamente con dispositivos GPS/telemáticos, tarjetas de combustible y más de 40.000 talleres de mantenimiento. Las flotas pueden racionalizar fácilmente los datos para maximizar la eficiencia, automatizar los flujos de trabajo y aumentar el retorno de la inversión.
6. Seguridad
Con el aumento de los ciberataques, los responsables de TI están especialmente preocupados por la seguridad de los datos. La elección de un software de gestión de flotas que dé prioridad a la seguridad es lo primero en su lista de prioridades.
Las soluciones de software de gestión de flotas más seguras ofrecen encriptación en reposo. Todos los datos sensibles se convierten en otra forma de datos, mitigando cualquier riesgo de que caigan en manos equivocadas. Centralizar tus datos en un software de confianza reduce las posibles vulnerabilidades y mantiene tus datos seguros.