Índice
Deshazte de las prácticas anticuadas y adopta soluciones de software modernas para mejorar la eficiencia, agilizar los flujos de trabajo y aumentar la visibilidad y la comunicación.
1. Da prioridad a la colaboración y la comunicación
La gestión de flotas puede ser cosa de un pueblo, y asegurarse de que todas las personas implicadas estén al tanto presenta muchos retos. El software de gestión de flotas sincroniza a todos los miembros del equipo implicados en cualquier operación -conductores, técnicos, incluso proveedores de mantenimiento internos y externos- en una única plataforma, lo que permite a los gestores de flotas resolver problemas desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Las aplicaciones de gestión de flotas permiten hacer comentarios en toda la plataforma, desde aclarar una inspección de un vehículo hasta dar notas sobre las órdenes de trabajo o las tareas de servicio, sin una cadena de llamadas telefónicas ni el retraso de las rutas en papel. Además de potenciar la comunicación, una plataforma móvil mantiene toda la información de los vehículos centralizada en un solo lugar, dándote acceso a tu flota estés donde estés.
Cuando los equipos pueden estar conectados desde cualquier lugar, se reduce el tiempo que transcurre entre la notificación de un problema y el inicio de una solución, lo que significa que los activos pasan más tiempo en la carretera y menos en el limbo de la comunicación.
2. Utiliza los eDVIR en lugar de los formularios en papel
Los informes de inspección de vehículos de los conductores (DVIR) antes y después del viaje ayudan a priorizar la seguridad en la carretera y a prolongar la vida de tus vehículos al identificar preventivamente los problemas de mantenimiento. En muchos casos, son obligatorios por ley para mantener tus activos en funcionamiento.
Pero cuando las inspecciones se realizan en papel, se crean un sinfín de problemas: consumen tiempo, son fáciles de extraviar, son difíciles de almacenar y limitan las posibilidades de acción y comunicación. Ahí es donde los eDVIR resultan útiles.
Utilizar un software de gestión de flotas para realizar las inspecciones significa que cada conductor puede cargar las inspecciones directamente desde su teléfono o tableta, terminando el proceso en una fracción de tiempo en comparación con el papel. El aspecto digital de los eDVIR ofrece un acceso rápido a los gestores y administradores de flotas a través de un panel de control en línea a medida que se completan las inspecciones. Los formularios de inspección pueden personalizarse para satisfacer las necesidades de cada tipo de vehículo de tu flota, y detalles como fotos y otros documentos de apoyo están disponibles junto a cada inspección.
Como una de las mayores empresas de limpieza del país, Stanley Steemer gestiona una flota de miles de vehículos. Cuando el equipo gestionaba su proceso en papel, podía tardar más de una hora en completar las inspecciones de varios vehículos y aún más tiempo en gestionar la entrada de datos del papel al ordenador.
3. Racionaliza tu programa de mantenimiento
Mantener un control estricto del mantenimiento preventivo puede mejorar el tiempo de actividad general de tu flota y reducir el tiempo que pasan en el taller cuando requieren trabajo. Con un sistema de gestión de flotas racionalizado, los gestores de flotas pueden programar recordatorios de mantenimiento automatizados, asignar órdenes de trabajo a los técnicos a medida que llegan y aprobar solicitudes de reparación en tiempo real, todo ello directamente desde su smartphone.
La clave para crear un programa de mantenimiento sólido es pensar de forma proactiva, no reactiva, para evitar el tiempo de inactividad. Para una empresa de transporte como Boyle Transportation, el tiempo de inactividad no es una opción. Boyle está especializada en el transporte de materiales sensibles a la seguridad, y como una de las empresas contratadas para ayudar a distribuir la vacuna COVID-19 de Pfizer, las averías inesperadas y el mantenimiento prolongado pueden suponer un desastre.
4. Integra el GPS y la telemática
El seguimiento del GPS es algo más que observar puntos en un mapa; el seguimiento del comportamiento y las tendencias de los conductores puede convertirse en valiosos puntos de datos que pueden informar a los gestores de flotas sobre las formas de mejorar el rendimiento general de su flota. La integración con los dispositivos telemáticos y GPS de tu flota puede dar lugar a opciones de ruta y parámetros de geofencing más eficientes, así como a una mayor visibilidad de factores como el tiempo de inactividad y las horas de servicio.
Un buen software de gestión de flotas tiene la capacidad de integrarse con los dispositivos telemáticos de tu flota para que puedas visualizar los datos que proporcionan junto con los datos existentes sobre tu flota, dándote una visión más amplia del funcionamiento de tu flota en su conjunto. Incluso puedes automatizar las notificaciones de órdenes de reparación cuando se comunican alertas DTC o fallos del motor, lo que te da una visibilidad inmediata de los problemas y mejora el tiempo de respuesta del mantenimiento.
5. Analiza tu coste total de propiedad
Crear un proceso más productivo significa poder medir también el impacto financiero en tus operaciones. Aunque puedes intentar hacer un seguimiento de tus datos de gastos en hojas de cálculo separadas, te arriesgas a perder tiempo con cálculos inexactos, lo que puede tener un impacto negativo en tu cuenta de resultados.
Una comprensión clara de lo que se gasta para mantener tu flota en funcionamiento te permite tomar decisiones más sólidas, basadas en datos, para maximizar la eficiencia y, en última instancia, reducir los costes.
6. Mide lo que importa
La maximización de la productividad sólo funciona en la medida en que puedas hacer un seguimiento de la misma. El software de gestión de flotas no es sólo una base de almacenamiento para los procesos de la flota, sino que también puede hacer un seguimiento de las métricas importantes en torno a cada proceso de tu flota, generando datos significativos de tu día a día.
Saber cuánto tiempo se tarda en completar tareas como la inspección y las reparaciones, así como hacer un seguimiento de las tasas de cumplimiento de los servicios a tiempo, ayuda a los gestores de flotas a ser más detallistas con sus operaciones y a afirmar que los esfuerzos que hacen para ser productivos se traducen en productividad real.
Un buen software de gestión de flotas viene repleto de sólidas funciones que facilitan el desglose de lo que ocurre con tu flota cada día y la generación de informes personalizados para analizar aspectos como la utilización, el mantenimiento y el rendimiento.
7. Pásate a una plataforma de gestión de flotas centralizada
Cada pieza de productividad puede resultar abrumadora si se ve de forma aislada. Por eso, aprovechar un software integral de gestión de flotas es vital para solucionar las deficiencias en los procesos y la comunicación.
- Inspecciones
- Mantenimiento
- Recordatorios de servicio
- Seguimiento GPS y telemática
- Gastos, TCO e informes
Cada uno de estos procesos se puede personalizar completamente para tu flota, desde los eDVIR y los programas de servicio especificados para adaptarse a tus vehículos hasta los flujos de trabajo de recordatorios automatizados que mantienen tus activos mantenidos y listos para la carretera.
Al tenerlo todo en un solo lugar, puedes empezar a encontrar nuevas formas de ampliar tus operaciones de forma sostenible y medible, sin ninguna de las molestias de las hojas de cálculo y los informes en papel, al tiempo que te aseguras de que todo el mundo esté informado y conectado.