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Un proceso de mantenimiento de la flota es crucial para la eficiencia y el ahorro de costes. Lo difícil es saber por dónde empezar o cómo mejorarlo.
Hemos esbozado 6 pasos para un proceso eficaz de mantenimiento de flotas basados en la experiencia propia y de varios compañeros de profesión.
Paso 1: Identificar – «Lo que vemos o sabemos»
Este paso tiene dos vertientes: identificar lo que sabes o averiguas sobre un activo y comunicarlo a las personas adecuadas.
Puedes saber más sobre tus activos mediante el mantenimiento preventivo y correctivo.
Las lecturas frecuentes de los contadores son cruciales para el mantenimiento preventivo y para dirigir tu estrategia de mantenimiento.
El mantenimiento correctivo incluye el mantenimiento por avería y el mantenimiento correctivo programado. El mantenimiento correctivo programado es la olla de oro para el tiempo de actividad, porque puedes programar la reparación para cuando sea conveniente para tu negocio, mientras que el activo funciona mientras tanto.
Es clave asegurar que el personal comprometido no se sienta ignorado. Si alguien de tu equipo inicia una solicitud de mantenimiento pero es rechazada, proporciona una respuesta clara que explique tu razonamiento. De lo contrario, los miembros del equipo pueden sentirse desanimados y no mantendrán sus esfuerzos para identificar posibles trabajos correctivos.
Un software de mantenimiento de flotas es una herramienta útil para ser tus ojos y oídos en este caso, agregando información sobre los vehículos de tu flota que el personal relevante de la misma puede controlar.
Paso 2: Planificar – «Lo que hay que hacer»
El trabajo bien planificado aborda:
- ¿Qué hay que hacer?
- ¿Cuánto tiempo llevará?
- ¿Qué habilidades se necesitan?
- ¿Qué materiales se necesitan?
- ¿Qué herramientas o procedimientos se necesitan?
Lo importante que hay que tener en cuenta en la fase de planificación es estar seguro de que estás resolviendo el problema correcto. Puede que tengas un neumático desgastado que necesite ser sustituido, pero el verdadero problema de fondo puede ser un ajuste de la dirección fuera de tolerancia. Así que, aunque la sustitución del neumático ayude, el problema subyacente sigue existiendo.
Una planificación de calidad conduce a un trabajo de calidad, lo cual conducirá a un aumento de la productividad y a una reducción del tiempo de inactividad.
Paso 3: Programación – «Cuándo se hará el trabajo»
El objetivo final aquí es maximizar el éxito de tu programación. Si el trabajo está programado pero no se completa realmente, se añadirá al siempre creciente retraso. Esto significa más trabajo y más tiempo de inactividad.
Para completar tu trabajo a tiempo…
- Acuerda con tu equipo de operaciones o con tu proveedor de servicios el tiempo máximo de inactividad permitido para un activo y el mejor momento para comenzarlo
- Reúne todo el trabajo para ese activo que pueda completarse en el plazo acordado
Una buena regla general es la regla 80:20. Aproximadamente el 80% del tiempo de un técnico debe asignarse al trabajo programado y el 20% restante a la administración y a las reparaciones imprevistas.
Antes de que comience la siguiente semana de trabajo, conoce lo que vas a abordar. Programar todo con antelación te permitirá medir mejor la precisión de tus esfuerzos de planificación y programación. También te ayudará a estar preparado para la semana siguiente y a evitar que los activos se queden parados en el taller.
Paso 4: Ejecutar – «Hacer el trabajo»
Un buen proceso de mantenimiento permite a los técnicos hacer el trabajo bien a la primera.
Puedes conseguirlo de la siguiente manera:
- Asegurándote de que el personal recibe la formación adecuada y está equipado para realizar las tareas que se le asignan, o si subcontratas, verificando la calidad del trabajo de tus proveedores
- Creando instrucciones de trabajo de alta calidad que sean claras y concisas y que definan el trabajo que debe realizarse y las repercusiones si no se cumplen las normas
- Supervisar el trabajo periódicamente «pasando» a observar a los proveedores de servicios (si está incluido en tu contrato). Las tareas cruciales deben incluir comprobaciones por parte de supervisores o evaluadores independientes para garantizar que un segundo par de ojos apruebe el trabajo
Paso 5: Completar – «Seguimiento después del trabajo»
Aunque la reparación esté terminada, el trabajo no termina ahí. El siguiente paso es mantener registros precisos. De lo contrario, ¿de qué sirve todo ese esfuerzo si no sabes cómo mejorar y evitar que se repitan los errores en el futuro?
Las órdenes de trabajo detalladas en un software de mantenimiento de flotas te permitirán registrar toda la información relevante sobre una reparación para determinar el tiempo de inactividad real, los costes y mucho más. Esto hará que los equipos sean más fiables y, por tanto, que se produzcan menos averías inesperadas, que se planifiquen con precisión los tiempos de las tareas y que se incremente el tiempo de actividad y que las instrucciones de trabajo sean de mayor calidad.
Paso 6: Analizar – «Medir el trabajo»
Ya tienes los datos, así que úsalos. Saca el máximo partido a tu dinero y actúa inmediatamente ante discrepancias u oportunidades como:
- Duración de la tarea
- Materiales o cantidad de materiales
- Pasos de trabajo fuera de secuencia
- Necesidades de mano de obra por debajo o por encima de los recursos
- Cambios de datos en las tareas o en los intervalos
Aunque la creación de un proceso de mantenimiento de la flota es clave para completar las reparaciones de forma eficiente, también es crucial realizar un seguimiento eficaz y conseguir que tu personal se implique. Cubrimos estos temas en nuestro artículo Cómo conseguir la participación del equipo en el proceso de mantenimiento de la flota.