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El seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de la gestión de flotas ayuda a medir la eficiencia de tu flota. Establecer puntos de referencia para la gestión de flotas y medir los KPI es la mejor manera de mejorar la productividad de la flota y controlar los costes.
¿Qué son los KPI de gestión de flotas?
Los KPI de gestión de flotas son una medida de rendimiento que demuestra la eficacia de tu estrategia de gestión de flotas. Un KPI de gestión de flotas es como una brújula que te guía hacia decisiones acertadas para mejorar tu flota.
Los indicadores de gestión de flotas más comunes son
- Aumentar la eficiencia
- Mejorar la productividad
- Controlar los costes
Estos tres objetivos pueden servir de referencia para desarrollar los KPI de gestión de flotas de tu organización. En primer lugar, considera qué área(s) de tu flota necesita(n) mejorar.
Quizá quieras limitar los tiempos de inactividad o reducir los gastos de reparación. Estos objetivos pueden ser una línea de base para establecer tus KPI. Utilizando los datos históricos, puedes establecer los puntos de referencia de la flota a los que dirigirte.
Aunque establecer los KPI de gestión de flotas es una cosa, cumplirlos es otra. Para cumplir los objetivos de los KPI de gestión de flotas, debes comunicar eficazmente las estrategias a tu equipo y tener un acceso completo a los datos de la flota en tiempo real.
Esto puede ser un reto para las flotas que no tienen una forma de estar conectadas con su equipo y hacer un seguimiento de todos los aspectos de su flota. Para alcanzar los KPI y obtener una visión completa y precisa del rendimiento de la flota, muchos gestores de flotas están recurriendo a soluciones de software.
Aprovechar el software para flotas te permite colaborar sin problemas con tu equipo y controlar las métricas de la flota en tiempo real. Al tener la máxima visibilidad de tus activos, puedes hacer un seguimiento claro de los KPI de gestión de flotas y preparar tu flota para el éxito.
Aquí tienes seis KPI de gestión de flotas que deberías controlar.
1. Control de costes y cumplimiento del presupuesto
No puedes mejorar lo que no puedes medir. La mayoría de los gestores de flotas pretenden controlar los gastos y maximizar la rentabilidad. Desgraciadamente, muchos gestores de flotas no tienen un modo de hacer un seguimiento preciso de los gastos.
Como hay tantos costes asociados a las flotas, calcular manualmente los gastos es una batalla ardua. No sólo es difícil asegurar la exactitud, sino que para cuando reconcilias tu presupuesto, ya te has quedado atrás.
El software de gestión de flotas te permite hacer un seguimiento de los gastos en tiempo real. Al gestionar tu flota con un software, puedes ver los gastos a nivel de partida y calcular automáticamente tu verdadero coste total de propiedad (TCO).
El seguimiento de los costes con informes configurables de la flota te permite confirmar las tendencias de tu flota y tomar las medidas necesarias para mejorarla.
Al establecer los KPI de gestión de la flota para la gestión de los gastos, puedes crear objetivos amplios, como reducir los gastos de la flota en un 10%, o hacer un seguimiento de puntos de referencia específicos como:
- Coste total por kilómetro
- Costes de piezas y mano de obra
- Gastos de combustible
- Impuestos y matriculación
- Sustitución óptima de vehículos
2. Gestión del mantenimiento y prevención del tiempo de inactividad
El desarrollo de KPI de gestión de flotas para el mantenimiento ayuda a garantizar que tus vehículos se revisen rápidamente para mantener la productividad de tu flota. Dar prioridad a la productividad del mantenimiento reduce el tiempo de inactividad y maximiza la eficiencia.
Al determinar los puntos de referencia de mantenimiento para una flota productiva, considera en primer lugar la medición de la tasa de rotación de las reparaciones. Controlar la eficiencia de tus técnicos garantiza que tus vehículos entren y salgan del taller rápidamente y eviten el tiempo de inactividad.
También deberías hacer un seguimiento de los problemas por vehículo. ¿Hay ciertos vehículos que sufren frecuentes fugas de aceite u otros problemas? Un seguimiento exhaustivo del estado de los vehículos te permite detectar problemas recurrentes y tendencias en todos ellos.
Para evitar problemas recurrentes, los gestores de flotas deben adoptar un enfoque proactivo del mantenimiento. Seguir un programa de mantenimiento preventivo ayuda a identificar y reparar los problemas antes de que se agraven y provoquen tiempos de inactividad.
Para estar al tanto del mantenimiento preventivo, considera la posibilidad de establecer un KPI de gestión de flotas para medir el grado de cumplimiento de los programas de mantenimiento. Debería ser un objetivo fácil de alcanzar si has configurado recordatorios automáticos de mantenimiento
3. Objetivos óptimos de sustitución de vehículos
Hemos hablado de la gestión del gasto y del mantenimiento. Estos dos aspectos de tu plan de gestión de flotas pueden ayudarte a tomar una de las decisiones más difíciles para tu flota: la sustitución de vehículos.
Determinar el mejor momento para sustituir los vehículos es complejo. Quieres sacar el máximo provecho de tus activos, pero llega un momento en que cada vehículo tiene un rendimiento decreciente. En algún momento, los gastos de mantenimiento superan el coste de un vehículo nuevo.
Aprovechar el software para controlar la salud y los gastos del vehículo puede ayudar a identificar las ventanas de sustitución óptimas.
Con este análisis, puedes centrar tus KPI de gestión de flotas en el objetivo de alargar la vida útil de los activos en un X% y crear un objetivo para sustituir los vehículos en los momentos óptimos para evitar gastar más dinero a largo plazo.
4. Costes de combustible
El combustible mantiene tu flota en funcionamiento, literalmente. El combustible es uno de los mayores costes continuos de las flotas y, aunque es inevitable, se puede gestionar. Controlar el consumo y los gastos de combustible en un software centralizado te permite desarrollar estrategias de mejora.
Al establecer los KPI de gestión de flotas en torno al combustible, los gestores de flotas deben tener como objetivo la eficiencia del combustible. Esto implica tanto el seguimiento de las tendencias de consumo de combustible como la mejora de las rutas y el comportamiento de los conductores.
El seguimiento del consumo de combustible lleva mucho tiempo si se intenta mantener el ritmo con recibos de papel y la introducción manual de datos. Hacer que los conductores introduzcan las entradas de combustible en el software de gestión de flotas ahorra tiempo y te permite ver los costes de combustible en tiempo real.
Los gestores de flotas también pueden alcanzar sus objetivos de KPI de flota optimizando las rutas. ¿Algunos vehículos recorren distancias más largas que otros? Equilibrar la utilización de los activos y racionalizar las rutas puede mejorar el rendimiento y la eficiencia del combustible en toda tu flota e incluso ayudarte a ahorrar en gastos de combustible.
5. Cumplimiento e inspecciones
Para mantener el cumplimiento de la flota, las flotas comerciales deben completar diariamente los Informes de Inspección de Vehículos de Conductores (DVIR). Llevar un registro de los DVIR completados es fundamental para pasar una auditoría del DOT o un control en carretera.
Mientras que los formularios de inspección en papel son poco organizados e ineficientes, los conductores pueden ahora completar los DVIR electrónicos (eDVIR) con una aplicación móvil de gestión de flotas. Los conductores pueden cargar los resultados de la inspección en tiempo real para informar a los gestores de los problemas del vehículo y mantener un registro completo de los eDVIR para demostrar el cumplimiento.
Crear un KPI de gestión de flotas para orientar las inspecciones exhaustivas es una de las mejores formas de mantener el cumplimiento. Supervisar las tasas de finalización en el software de gestión de flotas garantiza que tus conductores cumplen con la normativa y te mantiene informado de cualquier vehículo que requiera mantenimiento.
6. Seguridad y comportamiento del conductor
La seguridad es la máxima prioridad de un gestor de flotas, y al igual que los costes y el mantenimiento, la seguridad puede medirse. Establecer KPI de gestión de flotas en torno a la seguridad y el comportamiento de los conductores te permite garantizar que tus vehículos, tus conductores y el público en general estén seguros en las carreteras.
Considera la posibilidad de crear KPI de gestión de flotas para el número de incidentes de cada trimestre. Aunque esta cifra debería ser lo más cercana posible a cero, a veces los accidentes son inevitables (pero esperemos que nunca sean culpa de tu conductor).
Los gestores de flotas también pueden supervisar el comportamiento de los conductores con herramientas telemáticas para identificar las frenadas bruscas y los excesos de velocidad. Formar regularmente a los conductores en hábitos de conducción segura y crear procedimientos de seguridad puede garantizar que tu equipo se toma la seguridad en serio. Esto no sólo disminuye la responsabilidad, sino que también puede ayudar a evitar multas e infracciones.