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Las ventajas del software de gestión de flotas de coches han evolucionado en los últimos años gracias a los avances tecnológicos. Las soluciones de software colaborativo están facilitando más que nunca la gestión de flotas de coches sin necesidad de empresas de gestión de flotas y te dan acceso completo a los datos de tu flota en tiempo real.
¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de flotas de coches?
Una estrategia eficaz de gestión de flotas de coches garantiza el éxito de tu negocio al mantener el rendimiento y la rentabilidad de los vehículos. Algunas flotas de vehículos de los sectores gubernamental y corporativo subcontratan la gestión a grandes empresas de gestión de flotas (FMC).
Aunque las FMC pueden ofrecer una visión y tomar decisiones para tu flota, normalmente sólo proporcionan métricas de alto nivel con una visibilidad limitada de las operaciones de tu flota. La gestión interna de flotas de vehículos te da el poder de acceder a todos los datos de la flota y tomar las mejores decisiones para tu negocio.
Cuando evalúes las características del software de gestión de flotas de vehículos, tómate el tiempo necesario para formular estas preguntas:
- ¿En qué medida son transparentes y accesibles mis datos?
- ¿Puede nuestro equipo colaborar eficazmente y estar conectado?
- ¿Seguimos los gastos en tiempo real?
Mientras que la mayoría de las soluciones de software y FMC son de talla única, el software de gestión de flotas de vehículos te permite desarrollar las mejores estrategias para mejorar tu flota. Los gestores de flotas internos que aprovechan el software de gestión de flotas de coches tienen acceso a los datos en tiempo real, lo que les permite supervisar exhaustivamente las operaciones y tomar decisiones con conocimiento de causa.
Acceso en tiempo real a los datos de la flota de coches
¿Quién conoce tu flota mejor que tú? Tener el control del funcionamiento de tu flota te asegura tomar decisiones que no sólo son rentables, sino que tienen un impacto positivo en tu flota a largo plazo.
Aunque una FMC puede enviar informes mensuales sobre el rendimiento de la flota, a menudo carecen de la información granular necesaria para efectuar cambios positivos. Sin datos detallados, los interesados no pueden determinar realmente si las decisiones tomadas para su flota de vehículos son óptimas.
Supervisar exhaustivamente los datos de la flota en tiempo real es la única manera de comprender realmente el rendimiento de tu flota y maximizar la eficiencia. El seguimiento de las métricas de mantenimiento, gasto y utilización en el software de gestión de flotas de coches te mantiene informado.
Dado que tu flota de coches está en constante movimiento, la capacidad de acceder a los datos y controlar las métricas a diario es imprescindible. Incluso si no eres un experto en flotas, el software de gestión de flotas de coches proporciona informes fáciles de leer y configurar. Tener acceso completo a los datos de tu flota te permite mejorar las operaciones.
Movilidad y colaboración en equipo
La comunicación consistente y la visibilidad de la flota son fundamentales para su gestión. Aunque las flotas son intrínsecamente móviles, muchas empresas están modificando sus estrategias de gestión de flotas de vehículos para facilitar el trabajo a distancia.
El acceso móvil a las operaciones de la flota proporciona visibilidad en tiempo real para garantizar la productividad y fomentar la colaboración. Se puede acceder al software de gestión de flotas de coches desde un ordenador o una aplicación móvil, lo que permite a los equipos cargar la información de los vehículos sobre la marcha y resolver eficazmente los problemas.
Con una plataforma que da prioridad a los dispositivos móviles, los gestores de flotas pueden eliminar los bloqueos de comunicación habituales que provocan tiempos de inactividad y confusión. Los usuarios pueden aprovechar las inspecciones electrónicas de vehículos para notificar inmediatamente a los gestores los problemas de los vehículos. En lugar de esperar a recibir formularios de inspección en papel o jugar a llamar por teléfono, los gestores son informados al instante de los problemas y pueden crear órdenes de trabajo digitales.
Muchas flotas de vehículos subcontratan el mantenimiento a proveedores externos. Esta es una estrategia estupenda y rentable para las flotas que no tienen espacio para un taller, pero las flotas que utilizan FMC no suelen tener una visibilidad completa del proceso de reparación.
La falta de visibilidad en las decisiones de reparación puede hacer que se utilicen piezas de menor calidad para ahorrar dinero. Aunque esto puede parecer una buena estrategia, es posible que tengas que sustituir las piezas más a menudo, lo que a la larga te costará más dinero.
El software de gestión de flotas de coches te ofrece un control total de las decisiones de mantenimiento. Los gestores de flotas pueden hacer un seguimiento detallado de las partidas y comunicar claramente las necesidades a los talleres de terceros.
Integrar los sistemas de gestión de flotas
Es posible que ya estés utilizando herramientas tecnológicas y otros sistemas empresariales para seguir y gestionar tu flota. Soluciones como las tarjetas de combustible o los dispositivos GPS y telemáticos facilitan la gestión de las operaciones y proporcionan muchos datos para aprovechar a la hora de tomar decisiones.
Aunque se trata de herramientas potentes, la cantidad de datos puede ser abrumadora, sobre todo cuando no tienes una forma de centralizar los datos. Esto puede dar lugar a una visibilidad limitada de las operaciones y a un aumento del tiempo de introducir y extraer datos manualmente en diferentes sistemas.
Para obtener una visión completa de tu flota, el software de gestión de flotas de vehículos te permite integrar los sistemas empresariales actuales. Desde la automatización de las entradas de la tarjeta de combustible hasta la sincronización de los cuentakilómetros para activar los recordatorios de mantenimiento preventivo, el software de gestión de flotas centralizado facilita el seguimiento y la gestión de las operaciones diarias.
Seguimiento transparente de los gastos de la flota y del coste total de propiedad
Para que tu organización sea sostenible, debes tener un conocimiento completo de los costes operativos. No se puede obviar que las flotas de coches son caras, pero un seguimiento exhaustivo de los gastos puede ayudarte a mantener tu presupuesto.
Además de cobrar cuotas mensuales o anuales, las FMC también toman decisiones de mantenimiento y de otras compras en tu nombre. Aunque la mayoría de las FMC se preocupan por tus intereses, el control de los gastos y las compras internas te garantiza que tomas decisiones que repercuten positivamente en el futuro de tu flota.
El software de gestión de flotas de coches proporciona un seguimiento completo y transparente de los gastos. En lugar de informes trimestrales de alto nivel, los gestores pueden controlar los gastos en tiempo real. Tener una visión completa de los gastos de explotación te permite tomar decisiones basadas en datos para controlar tu cuenta de resultados.
Además de controlar los gastos día a día, la agregación de todos tus datos en el software de gestión de flotas de vehículos te permite calcular automáticamente el coste total de propiedad (TCO). Comprender el TCO de tu flota y analizar los gastos en tiempo real a nivel granular te permite tomar decisiones informadas que maximizan el ROI de tu flota.