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Disponer de las mejores soluciones de mantenimiento de flotas no es una tarea sencilla, pero eso no significa que no sea factible para todos los gestores de flotas.
El mantenimiento de la flota es uno de los mayores gastos de las flotas. Y con razón, porque si los vehículos no funcionan correctamente, los inconvenientes y el riesgo para tu empresa pueden ser catastróficos. Al fin y al cabo, si tu flota no funciona, no gana.
No temas, aquí tienes algunas de las mejores soluciones de mantenimiento de flotas que puedes implementar para mejorar las operaciones de tu flota y hacer que la gestión de los activos sea un poco más fácil.
1. Haz un seguimiento electrónico de todos los datos de mantenimiento de la flota
Todo lo relacionado con los vehículos de tu flota debe medirse y registrarse en un sistema de registro o base de datos. Este post se centra en el mantenimiento de la flota, pero también deberías hacer un seguimiento de otras métricas, como las asignaciones de los conductores, el gasto en combustible, los problemas y las inspecciones, que trataremos más adelante.
En el pasado, los profesionales de las flotas confiaban en los registros en papel para recopilar datos y, con el tiempo, algunos han pasado a utilizar hojas de cálculo. Esas herramientas simplemente no son tan eficaces como algunas de las soluciones a las que tenemos acceso hoy en día.
Gracias a los nuevos avances del software, ahora tenemos la posibilidad de seguir y organizar todos los datos de la flota de forma exhaustiva y fácil de entender. Los datos de todas las reparaciones de tu vehículo, las rutinas de mantenimiento preventivo y los servicios deben estar detallados y actualizados regularmente.
Sin embargo, tratar de introducir toda esta información manualmente lleva mucho tiempo y, si aún no te has tomado tu segunda taza de café (o tercera), podría ser propenso a cometer errores.
En cambio, utilizar una solución de software de mantenimiento de flotas digitaliza todos tus datos e incluso tiene integraciones para entradas automáticas con tus proveedores de servicios. Esto te permite acceder fácilmente a los detalles de cada uno de los vehículos de tu flota de forma puntual y completa, facilitando el intercambio de información y la resolución eficaz de problemas.
2. Establece normas de rendimiento para el mantenimiento de los vehículos
Esta podría ser una de las soluciones más olvidadas, pero a la vez más críticas, para una correcta gestión del mantenimiento de la flota. Establecer criterios que estén a la altura de tus estándares es una gran manera de medir el rendimiento y mantener el mejor resultado posible.
Algunos de los factores que deben incluir tus normas de rendimiento de mantenimiento de flotas son:
- Control de calidad: ¿Cómo de bien ha completado tu técnico o proveedor el mantenimiento del vehículo? Deberías implementar tu propio control de calidad para inspeccionar el trabajo de mantenimiento y asegurarte de que cumple tus normas.
- Tasa de rotación de las reparaciones: ¿Está tu proveedor completando las solicitudes de mantenimiento en tiempo y forma o tus vehículos pasan más tiempo en el taller del necesario? Haz un seguimiento del tiempo de entrega del mantenimiento para verificar que es consistente y que las cosas rutinarias, como los cambios de aceite, no tardan tres o cuatro días en completarse.
- Tarifas de servicio: ¿Obtienes unas tarifas de servicio de mantenimiento justas para tu flota? No gastes de más. Asegúrate de controlar en tus facturas los precios que pagas a los proveedores. Los trabajos realizados deben estar detallados para que puedas desglosar fácilmente los costes asociados y evitar cargos excesivos o tasas adicionales.
- Estado de las piezas: ¿Las piezas utilizadas en tus vehículos están en buen estado? A veces, los técnicos pueden conseguir piezas usadas sin que tú lo sepas para ahorrarse unos cuantos dólares. Cuando las piezas están incluidas en tu servicio de mantenimiento, comprueba que son de buena calidad y no muestran signos de desgaste u óxido.
Si estos factores no se cumplen sistemáticamente en tu nivel de exigencia, quizá sea el momento de considerar proveedores de mantenimiento alternativos.
3. Haz un seguimiento de las inspecciones de los vehículos
El mantenimiento de tu flota no es lo único que debes controlar. También debes hacer un seguimiento de los resultados de las inspecciones de tus vehículos. Disponer de un plan de inspección de vehículos adecuado permitirá a tus conductores y técnicos realizar inspecciones exhaustivas antes y después del viaje en el momento oportuno. Si implementas las inspecciones electrónicas de vehículos, puedes ahorrar hasta un 56% de tu tiempo en comparación con los registros en papel.
Deberás asegurarte de que las nuevas reparaciones o el mantenimiento se revisan cuidadosamente durante una inspección. Tus conductores deben buscar cualquier discrepancia, como un nivel de aceite bajo después de que el vehículo haya tenido un cambio de aceite hace apenas una semana, cualquier fuga que no estuviera presente antes de enviar el vehículo a mantenimiento y cualquier signo de deterioro del rendimiento.
De este modo puedes identificar si hay algún problema, como una instalación incorrecta o piezas defectuosas utilizadas en un vehículo, y tomar medidas inmediatas para solucionar el problema.
4. Crea un calendario de mantenimiento
Una de las mejores formas de mejorar el proceso de mantenimiento de tu flota es crear un calendario de todo el mantenimiento realizado en tus vehículos. Sin embargo, tener que registrar manualmente las facturas, crear calendarios y revisar hojas de cálculo puede dificultar el seguimiento de las revisiones de mantenimiento, independientemente del tamaño de tu flota.
En su lugar, prueba a utilizar una herramienta de programación del mantenimiento preventivo que te permita establecer recordatorios para las revisiones en función de aspectos como el valor del contador o intervalos de tiempo específicos. Incluso puedes recibir notificaciones cuando los vehículos deban ser revisados en breve, para que no tengas que preocuparte ni dedicar tiempo a revisar constantemente los calendarios.
Hacer esto no sólo te ahorrará tiempo y te permitirá saber qué vehículos necesitan atención, sino que también te aportará la tan necesaria tranquilidad. Como gestor de flotas, ¿puedes realmente ponerle un valor a eso?
5. Subcontrata el mantenimiento (si no lo has hecho ya)
Intentar gestionar el mantenimiento de tu flota de forma totalmente interna puede ser una verdadera molestia. Tener que asegurarte de que tienes todo el inventario de piezas de repuesto, las herramientas y la mano de obra cualificada disponible puede agravar tus costes.
La externalización del mantenimiento te permite acceder a precios competitivos que reducen los costes, aumentan tu exposición a la experiencia técnica y reducen los posibles tiempos de inactividad de los vehículos. Incluso las flotas más pequeñas pueden aprovecharse de los precios y descuentos nacionales al utilizar un software de mantenimiento de flotas.
Por no mencionar que evitas los riesgos asociados a tus vehículos e incluso posibles lesiones laborales. La externalización de parte (o de todo) el mantenimiento de tu flota abre la disponibilidad de los gestores de flotas para supervisar adecuadamente las demás tareas de funcionamiento de la flota.