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¿Buscas algunas formas de mejorar la estrategia de gestión de tu flota de vehículos? Aquí tienes unas cuantas buenas prácticas que te llevarán por el buen camino hacia una eficiencia óptima.
1. Establece objetivos en todas las áreas de las operaciones
Saber qué es exactamente lo que quieres conseguir en tus operaciones es la clave para guiar cada decisión que tomes. Cuando establezcas objetivos claros, podrás crear una estrategia para medir el progreso hacia esos objetivos.
Los objetivos pueden establecerse para cualquier métrica dentro de tu flota, siempre que sea medible y alcanzable. Entre las prioridades más comunes para establecer objetivos se encuentran:
- Reducir costes como el mantenimiento y el combustible.
- Optimizar los tiempos de servicio.
- Mejorar la utilización general de los vehículos.
- Automatizar las medidas de cumplimiento.
- Reducir los incidentes y riesgos de seguridad.
Tener un entendimiento universal en toda la organización unificará todas las partes móviles de tu flota, especialmente si los objetivos se comunican bien desde la cúpula de la operación hacia abajo.
2. Supervisar los vehículos en todas las fases del ciclo de vida
Una de las mejores formas de priorizar la productividad operativa es realizar un seguimiento constante de las métricas importantes del estado de los vehículos de forma que permita la visibilidad de todos los implicados en la operación, incluidos los directivos, los conductores y los técnicos. Vigilar de cerca esos datos puede significar evitar costosos tiempos de inactividad y asegurarse de que tu flota funciona siempre con la máxima eficiencia.
Los programas de mantenimiento preventivo son el primer paso para considerar tu flota a través de una lente centrada en el ciclo de vida. Deberás asegurarte de adaptar un programa de MP optimizado para cada vehículo y de informar de los servicios regulares no sólo para mantener tus activos en plena forma, sino también para buscar tendencias en el rendimiento de los vehículos que puedas utilizar para adelantarte a cualquier incidente de reparación importante.
La forma más fácil de controlar tus vehículos cuando no están en el taller es mantener los informes de inspección diaria de vehículos, o DVIR. Aunque a menudo se utilizan con fines de cumplimiento, los DVIR ofrecen una amplia visión del rendimiento histórico de cada vehículo, y pueden llamar rápidamente la atención sobre problemas que podrían afectar al vehículo en el futuro.
La combinación de los DVIR y los informes de los proveedores de mantenimiento con los datos de tus dispositivos telemáticos puede arrojar luz no sólo sobre los problemas mecánicos, sino también sobre el comportamiento del conductor, que podría afectar a tus vehículos.
Además del tiempo de actividad de los vehículos, algunas de las ventajas que conllevan los datos claros de los vehículos son:
- Cumplimiento de las normas: Para las flotas que deben cumplir los requisitos estatales y federales de inspección de vehículos, la presentación de informes coherentes a través de los DVIR puede ser una herramienta vital para garantizar el cumplimiento y asegurarse de que los conductores y los vehículos sigan circulando.
- Cumplimiento de la garantía: Estar al día con el mantenimiento programado regularmente, así como prestar mucha atención a las inspecciones diarias previas y posteriores a las reparaciones importantes, puede ayudarte a mantenerte dentro de las directrices del fabricante y facilitar que ciertas reparaciones y sustituciones estén cubiertas por tus garantías.
- Sustitución de vehículos: La adquisición de vehículos nuevos es más sencilla cuando eres capaz de establecer un ritmo eficaz de los ciclos de vida de tus vehículos. Establece puntos de referencia del ciclo de vida, como el kilometraje, la edad o el coste por kilómetro, como norma de la flota para la sustitución.
3. Presta mucha atención a los presupuestos y al coste total de propiedad
La gestión de la flota de vehículos conlleva muchas variables de alto coste, desde la compra de vehículos hasta las enormes facturas de reparación y mantenimiento, junto con una letanía de otros posibles obstáculos. Sin la debida diligencia, los gestores de flotas pueden sobrepasar rápidamente el presupuesto y arriesgarse a sufrir impactos financieros a largo plazo en su operación.
Disponer de un presupuesto sólido que tenga en cuenta los objetivos organizativos de tu empresa es la mejor defensa contra los gastos excesivos. Deberás analizar las tendencias de gasto históricas de tu operación para elaborar un presupuesto proyectado, teniendo en cuenta tanto los costes fijos (como los impuestos, el seguro, la depreciación, las licencias_permisos y los pagos de préstamos/arrendamientos) como los costes variables (mantenimiento, combustible, sustituciones, peajes, aparcamiento, detalles, etc.) para determinar lo que quieres asignar a cada categoría.
A continuación, puedes combinar todos estos costes para calcular el coste total de propiedad (TCO) de cada uno de tus activos. El TCO puede utilizarse como métrica histórica de referencia para la elaboración de presupuestos y estrategias futuras, como por ejemplo para averiguar cómo optimizar la utilización de los activos y los procesos de adquisición.
4. No te olvides de tus conductores
Los vehículos son una parte vital de la ecuación de la flota, pero desde luego no son la única parte. Asegurarte de que cuidas de tus conductores y les proporcionas las habilidades adecuadas para el trabajo puede mejorar tus resultados tanto como el tiempo de actividad de los vehículos o el presupuesto.
Como se ha mencionado anteriormente, los datos telemáticos pueden proporcionar información sustancial sobre los hábitos de tus conductores que pueden afectar a la eficiencia general. Puedes utilizar esos datos para optimizar las rutas, reducir el consumo de combustible y asegurarte de que los conductores utilizan prácticas de conducción seguras para evitar costosas ramificaciones legales en caso de colisión u otros incidentes en la carretera.
También querrás inculcar e incentivar adecuadamente la presentación de informes minuciosos a través de los DVIR cada día, así como proporcionar formación y educación continuas para garantizar que tus conductores estén siempre preparados para tener éxito en la carretera.
5. Implantar un software de gestión de flotas
Todas las facetas individuales de la gestión de flotas pueden ser abrumadoras cuando se manejan con medios más tradicionales, como hojas de cálculo, órdenes de trabajo en papel y otros procesos manuales. Pasar a una solución digital más racionalizada puede hacer que los gestores de flotas dejen de ocuparse de las tediosas tareas de seguimiento cotidianas y pasen a maximizar la productividad con ideas potentes y datos más sólidos.
El software de gestión de flotas toma todas las partes móviles de la gestión de una flota y las pone en un solo lugar, permitiendo un mayor control y visibilidad de las operaciones diarias no sólo a los gestores de flotas, sino también a los ejecutivos de la C-suite, los conductores, los técnicos y cualquier otra persona que forme parte de la estrategia de la flota. Todos tus vehículos son visibles con todos sus datos coincidentes, desde el kilometraje y los programas de mantenimiento hasta las órdenes de trabajo y los historiales de reparación, todo ello desde una cómoda vista de tablero que puede utilizarse en un ordenador o incluso desde el teléfono.
Con el software de gestión de flotas adecuado, puedes:
- Establecer recordatorios de servicio para cada activo.
- Utilizar informes electrónicos de inspección de vehículos, o eDVIR, con listas de comprobación automatizadas.
- Integrar los datos telemáticos automáticamente sin necesidad de importarlos.
- Controlar el consumo de combustible y comprobar si hay robos con integraciones de tarjetas de combustible.
- Hacer un seguimiento de todas las métricas necesarias para el factor TCO.
- Y mucho más…