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Las flotas de reparto de todo el mundo están experimentando un rápido incremento de la demanda debido al aumento del comercio electrónico. Garantizar que tu empresa tiene una estrategia de gestión de flotas de reparto eficiente es la mejor manera de aumentar el tiempo de actividad de los vehículos, controlar la productividad y aumentar tu rentabilidad.
La creciente necesidad de una gestión eficaz de la flota de reparto
El comercio electrónico ha transformado la forma en que nuestra sociedad realiza las compras. En lugar de ir a las tiendas, mucha gente, sobre todo tras la pandemia del COVID-19, compra por Internet y confía en las flotas de reparto para cumplir sus pedidos.
Las flotas, como Fed-Ex, UPS e incluso los grandes minoristas, deben tener un plan de gestión de flotas de reparto que gire en torno a la eficiencia y la visibilidad de los activos para evitar el tiempo de inactividad y aumentar la productividad.
Hacer un seguimiento de tu flota no significa sólo saber dónde están tus vehículos: un software de gestión de flotas completo te permite hacer un seguimiento de todos los aspectos de tu flota, desde el mantenimiento y las inspecciones hasta el rendimiento de los vehículos y el coste total de propiedad (TCO).
Considera estas 5 mejores prácticas de gestión de flotas de reparto para mejorar el seguimiento de tus activos.
1. Supervisa exhaustivamente los vehículos
Como gestor de una flota de reparto, una de tus mayores responsabilidades es supervisar los vehículos para asegurarte de que los conductores cumplen sus rutas y realizan las entregas a tiempo. El seguimiento exhaustivo de tu flota de reparto te permite asegurar la productividad de los conductores, y también te alerta de cualquier problema que surja mientras los conductores están en sus rutas.
La mayoría de las flotas de reparto utilizan algún tipo de sistema de seguimiento de vehículos, como un GPS o una herramienta telemática, para crear rutas eficientes y controlar la ubicación de los vehículos. Estas herramientas son excelentes por sí solas, pero como hemos mencionado, la noción de seguimiento de las operaciones de tu flota no termina ahí.
Utilizar un sistema telemático mientras se siguen utilizando otros métodos de gestión anticuados, como los procesos en papel y las pizarras, no proporciona una visibilidad completa de las operaciones diarias de tu flota. Para optimizar el proceso de gestión de tu flota de reparto, es clave tener todos los datos de la flota en tiempo real en una ubicación central.
La visibilidad completa de la flota se consigue centralizando todos los datos de tu flota con un software de gestión de flotas. No sólo puedes rastrear la ubicación de los vehículos y gestionar las asignaciones de los conductores, sino que también puedes emparejar tus herramientas GPS y telemáticas existentes con el software de gestión de flotas para aumentar tus datos y mejorar el proceso de gestión de tu flota mediante:
- Automatizar las actualizaciones del cuentakilómetros para activar los recordatorios de mantenimiento.
- Seguir la ubicación del vehículo y alertar a los gestores de las discrepancias en la ubicación del combustible.
- Notificar a los gestores de los códigos de diagnóstico de problemas (DTC) y las alertas de fallos del
motor.
Además del seguimiento general de la ubicación del vehículo, estos datos de la herramienta telemática de tu flota pueden agilizar los procesos de la misma y poner en marcha estrategias de mantenimiento cuando surjan problemas. La supervisión exhaustiva de tus vehículos con la ayuda del software te permite gestionar tu flota de forma proactiva.
2. Mejora la productividad de los conductores
Gran parte del éxito de tu flota depende de tus conductores. Garantizar la productividad y la seguridad de los conductores debe ser una de tus principales prioridades.
La mejora de la eficiencia de tu flota empieza por establecer expectativas claras para tus conductores y mantener abiertas las líneas de comunicación. Esto es aún más importante si ahora gestionas tu flota a distancia
Como tus conductores están en constante movimiento, tener una plataforma móvil es la mejor manera de comunicarse con tu equipo. Utilizando una aplicación móvil nativa, los conductores pueden proporcionar información en tiempo real sobre las inspecciones del vehículo, las necesidades de mantenimiento y el estado de las tareas a lo largo del día.
Supervisar a tus conductores no es sólo una forma de gestionar tu equipo; es la mejor manera de tener una visibilidad constante de la salud y el rendimiento de tu flota, a la vez que proporcionas a los conductores el apoyo que necesitan.
3. Crea un programa de mantenimiento preventivo sostenible
La gestión de flotas de reparto implica el cumplimiento de calendarios ajustados y la capacidad de ver el panorama general cuando se trata del mantenimiento y el rendimiento de la flota. Con tantos pedidos que cumplir cada día, tu flota no puede permitirse un tiempo de inactividad no planificado o tener los vehículos fuera de servicio demasiado tiempo.
Para maximizar el tiempo de actividad y gestionar eficazmente las necesidades de mantenimiento de tu flota, es importante implantar y mantener un programa de mantenimiento preventivo. Desgraciadamente, las flotas que siguen utilizando papel y hojas de cálculo para gestionar el mantenimiento de la flota tienen problemas para llevar a cabo simples tareas de mantenimiento preventivo, lo que a menudo puede provocar un aumento del tiempo de inactividad y costosas reparaciones.
Con el software de gestión de flotas de reparto, los gestores de flotas pueden configurar calendarios de mantenimiento preventivo que se ajusten a sus ajetreadas rutas. Los gestores pueden configurar recordatorios de mantenimiento basados en el kilometraje o en los intervalos de horas de servicio para que lleguen directamente a tu bandeja de entrada.
Tener un aviso previo de las próximas tareas de mantenimiento preventivo garantiza que puedas programar el servicio durante las horas libres de tu equipo para evitar conflictos de horario. En lugar de intentar meter las tareas de mantenimiento durante el turno de un conductor, el servicio puede completarse antes o después de su ruta para evitar cuellos de botella en el proceso de entrega.
4. Controla los costes y el consumo de combustible
El combustible es uno de los mayores costes continuos de cualquier flota, y esto es especialmente cierto para las flotas de reparto. Debido al tamaño de tus vehículos y al tiempo que pasan al ralentí durante las paradas, gestionar el ahorro de combustible puede ser difícil.
Es posible que tu flota ya esté aprovechando las tarjetas de combustible en su plan de gestión de flotas de reparto. Las tarjetas de combustible para flotas son estupendas para agilizar las compras de combustible para tus conductores, pero su característica más poderosa es la cantidad de datos y conocimientos que pueden proporcionar a tus operaciones.
Conectar tus tarjetas de combustible al software de gestión de flotas proporciona una mayor visibilidad de los datos de consumo y gasto de combustible. Con la ayuda de un potente software de gestión, puedes ver y hacer un seguimiento de las métricas de combustible con facilidad, incluyendo:
- Coste por kilómetro
- Ubicaciones de los proveedores
- Número de unidades (litros)
- Grado de combustible
- Economía del combustible
- Tendencias de consumo
El análisis de tus datos de combustible junto con otra información de la flota, como las tendencias de mantenimiento y los gastos de la flota, te permite identificar áreas de mejora y desarrollar estrategias para reducir los gastos de combustible.
5. Calcula el coste total de propiedad para tomar mejores decisiones de compra
No es ningún secreto que las flotas de reparto pueden tener unos costes de explotación elevados. A diferencia de otras flotas, tus vehículos están en uso casi constante y acumulan bastantes kilómetros. Supervisar de cerca el coste total de propiedad de tu flota es una necesidad si quieres maximizar el retorno de la inversión (ROI) y reducir los gastos innecesarios.
El seguimiento de los costes puede ser difícil para los gestores de flotas que utilizan métodos anticuados de gestión de flotas. Revisar hojas de cálculo y hacer números es un dolor de cabeza, y a menudo da lugar a cálculos inexactos.
Gestionar toda la operación de tu flota en un único software basado en la nube te permite ver los datos de los gastos en tiempo real y hacer un seguimiento de cada compra hasta la partida. Tener este nivel de visibilidad de los gastos operativos de tu flota te permite recortar la grasa de tu presupuesto, tomar mejores decisiones de compra y asignar adecuadamente el dinero para futuros gastos.
El software de gestión de flotas de reparto calcula automáticamente el coste total de propiedad de tu flota en tiempo real. Los gestores de la flota pueden ver fácilmente los informes de gastos actualizados y compartir los datos con las partes interesadas.
Con una visión precisa del TCO de tu flota, tú y tu equipo ejecutivo podéis crear estrategias sensatas para comprar o alquilar vehículos. Aunque la adquisición y sustitución de vehículos puede ser normalmente una tarea desalentadora, el software de gestión de flotas simplifica el proceso proporcionándote todos los datos que necesitas para tomar decisiones de compra informadas.