Índice
Para estar a la altura de la competencia, los gestores de flotas de todos los sectores buscan formas de maximizar la eficiencia y mejorar las operaciones. Muchas empresas están abandonando los procesos ineficaces en papel y aprovechando el software de gestión de flotas para hacer un seguimiento exhaustivo y gestionar todos los aspectos de sus flotas.
Digitalización de la gestión de flota
Las empresas que dependen de sus flotas para ayudar a generar ingresos deben contar con procesos eficientes de gestión de flotas. Aunque los procesos en papel solían ser la única forma de que las flotas hicieran un seguimiento y gestionaran las operaciones, la sociedad ha avanzado y ha allanado el camino para mejorar los sistemas de gestión.
El software de gestión de flotas es la herramienta más sólida para gestionar las operaciones de la flota. Al hacer un seguimiento de todos los datos de la flota en una única plataforma basada en la nube, los usuarios pueden cargar y acceder rápidamente a la información desde cualquier lugar. Tanto si estás in situ como si trabajas a distancia, puedes estar conectado con tu equipo y ver toda la información de la flota en tiempo real.
Algunas flotas han recurrido a empresas de gestión de flotas (FMC) para externalizar la toma de decisiones. No sólo es una solución cara, sino que las empresas se pierden la posibilidad de ver y analizar los datos para aumentar la eficiencia de la flota.
El uso de un software rentable para gestionar tu flota te proporciona un control total de las operaciones de tu flota. Con todos los datos de tu flota fácilmente accesibles, puedes tomar las decisiones más informadas para tu negocio. Aquí tienes nueve formas de eliminar los procesos en papel de tu estrategia de gestión de flotas y mantener el control de tus datos.
1. Formularios de inspección
La mayoría de las flotas realizan inspecciones rutinarias de los vehículos para controlar su estado y mantener el cumplimiento de la normativa. Aunque son esenciales para identificar problemas, los formularios de inspección en papel consumen mucho tiempo. Esto hace que, a menudo, los conductores frustrados pasen por encima de los formularios de inspección sin comprobar a fondo los problemas.
Las inspecciones en papel tampoco pueden entregarse rápidamente, lo que provoca lagunas de comunicación entre el campo y la oficina. Una aplicación móvil de inspección de vehículos permite a los gestores recibir los resultados de las inspecciones al instante y permite a los conductores realizar inspecciones rápidas y exhaustivas.
Las inspecciones electrónicas de vehículos permiten a los usuarios realizar inspecciones sobre la marcha. Con simples clics y deslizamientos y la posibilidad de hacer fotos, los conductores pueden comunicar rápida y claramente los problemas a los gestores. Los resultados de las inspecciones son fácilmente accesibles para crear órdenes de trabajo basadas en los problemas identificados y se almacenan en el software para ayudar a los conductores a demostrar rápidamente el cumplimiento.
2. Calendarios de mantenimiento
Independientemente de que tengas diez activos o diez mil, llevar al día los calendarios de mantenimiento de la flota en papel puede hacer que tus vehículos no reciban mantenimiento. Los calendarios de pared se pasan por alto y los calendarios de notas adhesivas pueden extraviarse o dañarse.
El software de gestión de flotas automatiza los recordatorios de mantenimiento para ayudarte a seguir eficazmente las tareas de mantenimiento. Los gestores de flotas pueden establecer recordatorios de mantenimiento por un activo o gestionar en bloque los calendarios con los Programas de Servicio.
3. Órdenes de trabajo
Crear órdenes de trabajo y supervisar el mantenimiento puede ser un dolor de cabeza si todavía utilizas papeleo. A menudo provocan cuellos de botella en la comunicación, lo que hace que los activos permanezcan en el taller más tiempo del necesario.
Aprovechar el software para crear y gestionar órdenes de trabajo móviles agiliza el proceso de mantenimiento y aumenta el tiempo de actividad de los vehículos. Los gestores de flotas pueden crear órdenes de trabajo a partir de los problemas descubiertos del vehículo que se comunican en su aplicación móvil.
Una vez creada la orden de trabajo, los gestores de flotas pueden seguir el progreso para asegurarse de que el mantenimiento se realiza según lo previsto y hacer un seguimiento de la mano de obra y los gastos hasta la partida para controlar los costes.
4. Historial de servicio
Revisar el historial de servicio es una forma estupenda de analizar el estado del vehículo, los gastos y la productividad del taller, pero mantener los registros de servicio y acceder a ellos rápidamente es casi imposible si todavía se utiliza papel u hojas de cálculo.
Gestionar el mantenimiento de la flota en un software basado en la nube te permite acceder a un completo historial de servicio de todos tus activos. Ver las partidas de las tareas, los detalles y los costes puede proporcionar una visión de la salud de los activos y ayudarte a tomar las mejores decisiones sobre los futuros programas de mantenimiento preventivo, las estrategias de recomercialización y la sustitución de vehículos.
5. Facturas de mantenimiento
Si tu flota subcontrata el mantenimiento a un tercero, no eres ajeno a la gestión de las facturas. Estar al día con las facturas en papel es un mal uso del tiempo. No sólo la introducción manual de datos lleva horas, sino que puedes encontrarte con errores administrativos que alteren tus informes de gastos.
Los gestores de flotas pueden ver los costes a alto nivel o echar un vistazo granular a las partidas para controlar de cerca los gastos. Con las horas que se ahorran en la introducción de datos, los gestores pueden analizar los costes de mantenimiento y tomar decisiones estratégicas sobre el coste total de propiedad (TCO).
6. Transacciones de combustible
El combustible es uno de los mayores gastos continuos de tu flota, por lo que vigilar de cerca las compras de combustible es fundamental para controlar tu cuenta de resultados. Los recibos en papel a menudo se extravían, lo que da lugar a conjeturas y a horas dedicadas a hacer números manualmente.
El software de gestión de flotas ofrece una solución sencilla para controlar las transacciones de combustible y obtener una visión precisa del gasto. Si tu flota utiliza tarjetas de combustible, todos los datos de las transacciones se extraen automáticamente de la tarjeta de combustible y se introducen en el software para ofrecerte una visión precisa y en tiempo real del gasto.
Para las flotas que no utilizan tarjetas de combustible, los conductores pueden registrar fácilmente los recibos en el surtidor. Las transacciones de combustible se registran en una aplicación móvil, ahorrando tiempo y eliminando la necesidad de mantener los recibos en papel.
7. Asignación de vehículos
Independientemente del número de conductores que tengas, la asignación de vehículos puede ser un acto de equilibrio. Saber qué vehículos están en uso puede dictar los programas de mantenimiento y proporcionar información sobre la utilización de los activos.
Utilizar el papel para hacer un seguimiento de las asignaciones de vehículos puede ser difícil. La información no siempre se comunica adecuadamente y los calendarios no se actualizan con la frecuencia necesaria, lo que provoca confusión en tu equipo.
El uso de software para gestionar las asignaciones de vehículos garantiza que tu equipo esté en la misma página. Con un calendario de arrastrar y soltar, puedes asignar rápidamente los vehículos, notificar automáticamente las asignaciones a los conductores y ver los informes de utilización para conocer el uso de los activos.
8. Gestión del inventario
Las piezas y los suministros de la flota representan una parte importante del coste operativo de tu flota. Hacer un seguimiento del inventario y asegurarte de que tienes una cantidad óptima de piezas a mano ayuda a evitar tiempos de inactividad innecesarios.
Si realizas el seguimiento del inventario en portapapeles y hojas de cálculo, es difícil tener una visión en tiempo real de tus niveles de inventario. El uso de un sistema de gestión de inventarios basado en la web te garantiza una visión precisa de los niveles de inventario y te permite reordenar los artículos con facilidad.
El software de gestión de flotas avisa a los gestores cuando las existencias son escasas para ayudar a evitar el desabastecimiento de piezas, reducir el gasto innecesario y mantener un inventario ajustado. Al supervisar sistemáticamente tu inventario de piezas, tu flota puede reducir el gasto y evitar que los vehículos estén fuera de servicio demasiado tiempo.
9. Coste total de la propiedad
Ya hemos hablado del coste total de la propiedad en este artículo, pero nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de conocer el verdadero coste total de la propiedad de tu flota. Para que tu flota tenga éxito, debes entender bien los costes de funcionamiento de tu flota.
Calcular el CTP de tu flota con precisión puede parecer imposible si gestionas los gastos en papel. Como tu flota está en constante evolución, los cálculos manuales son ineficaces y un mal uso del tiempo.
Aprovechar un software basado en la nube calcula automáticamente el TCO de tu flota basándose en cifras en tiempo real. Mediante el uso de informes fáciles de leer, puedes compartirlos con las partes interesadas, identificar los gastos excesivos y mejorar la asignación de tu presupuesto.
Una visión precisa del TCO de tu flota te permite tomar las mejores decisiones para el futuro de tu flota. Dejando atrás los procesos en papel y aprovechando las herramientas modernas, puedes mejorar todos los aspectos de tu flota y maximizar el rendimiento de la inversión.