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La tecnología de las flotas ha evolucionado rápidamente a lo largo de los años. Los gestores de flotas ya no tienen que depender de hojas de cálculo desorganizadas o de desordenados informes de inspección en papel para medir el estado y el valor de los activos.
La tecnología de flotas maximiza la eficiencia
Independientemente de su aplicación, el propósito general de la tecnología se centra en la eficiencia. Es algo más que una herramienta para sustituir la realización de algunas de las cosas que no queremos hacer. Cuanto más eficiente sea la realización de tus tareas correctivas, más tiempo podrás dedicar a responsabilidades más importantes.
Para las operaciones de la flota, la tecnología puede ser un gran alivio del estrés que ninguna pelota de goma puede igualar. Deshazte de esas molestas hojas de cálculo que son torpes y difíciles de manejar. Especialmente cuando se trata de varios activos y variables aparentemente interminables.
Aprovecha el conjunto de tecnologías para flotas que tienes a tu disposición. Elimina parte de la laboriosa introducción de datos, que es mundana y propensa a errores, cambiando las hojas de cálculo, los formularios en papel y las órdenes de trabajo por formularios electrónicos y un software de gestión de flotas.
eDVIR
Los informes diarios electrónicos de vehículos (eDVIR) te permiten gestionar los informes de inspección de vehículos en dispositivos electrónicos. El historial de registros se guarda de forma segura en la base de datos de un software de gestión de flotas para que puedas acceder a él en cualquier momento.
El uso de los eDVIR en lugar de los formularios de inspección en papel facilita a los operarios la introducción rápida de los resultados y la documentación de los problemas que encuentran en un activo. Esta información se transmite directamente a los gestores de la flota, que ya no tienen que esperar a que se entregue la copia en papel. Poder introducir la información en un dispositivo móvil en lugar de escribirla también evita los errores humanos y elimina los problemas de legibilidad de la escritura.
Supervisar el mantenimiento
Independientemente de que tengas un equipo interno de técnicos o subcontrates el mantenimiento de tu flota, lo mejor es utilizar la tecnología de flotas para supervisar el mantenimiento de los activos. Ahora, los gestores de flotas pueden utilizar la tecnología de flotas para digitalizar toda la operación de la flota. Disponer de un sistema de registro basado en software, con órdenes de trabajo y facturas en línea, te permite verificar y aprobar fácilmente las solicitudes de mantenimiento.
También puedes implementar un programa de mantenimiento preventivo y establecer alertas personalizadas para cuando quieras que los activos se sometan a mantenimiento. Esto puede basarse en el kilometraje, las horas o incluso el tiempo transcurrido.
Este proceso te permitirá adelantarte a cualquier problema de mantenimiento, verificar la calidad del trabajo y maximizar la inversión que has hecho en tus activos. Eso sí que es aprovechar la tecnología de la flota en su máxima expresión
Conecta las tarjetas de combustible y haz un seguimiento del consumo
El combustible es el mayor coste operativo de cualquier flota (a menos que despliegues todos los vehículos eléctricos). En abril de 2019, el precio medio nacional del galón de gasolina era de 2,84 dólares. La mayoría de las flotas utilizan tarjetas de combustible para regular el gasto en combustible. Pero, ¿cuál es la mejor manera de controlar el gasto?
El software de gestión de flotas integra perfectamente los datos de tu tarjeta de combustible para que no tengas que perder tiempo esperando los recibos o introduciendo manualmente los datos del combustible. También puede calcular el coste por kilómetro del combustible para cada uno de los activos y generar informes que pueden compartirse fácilmente con otras partes interesadas.
Gestiona el inventario de piezas
Las piezas de recambio son otro gasto operativo que las flotas tienen que vigilar. Gestionar los inventarios y evitar que se agoten las piezas de recambio limitará el efecto devastador del tiempo de inactividad de los vehículos.
Los dispositivos de escaneo de códigos de barras son uno de los usos más eficaces de la tecnología que las flotas pueden aprovechar para la gestión del inventario. La tecnología de escaneo de códigos de barras utiliza dispositivos móviles o de mano (como smartphones o iPads) para escanear un código de barras en una pieza y el correspondiente código de barras en un lugar, como un contenedor, donde se almacena la pieza.
El escáner o la aplicación se conectan directamente a la base de datos de un software de gestión de flotas que puede mantener una cantidad en tiempo real, calcular los costes y sincronizar los niveles de inventario de las piezas almacenadas en varias ubicaciones.
Si tienes un equipo interno de mantenimiento de vehículos (o incluso un solo técnico), gestionar eficazmente tu inventario de piezas mediante la tecnología te ayudará a gestionar tus costes y a reducirlos potencialmente con menos exceso de existencias y evitando bajas críticas.
¿Cuál es la mejor solución tecnológica para flotas?
Como hemos mencionado a lo largo de este blog, utilizar un software de gestión de flotas, sea cual sea, para hacer un seguimiento de los datos de tu flota te permite controlar todo en una base de datos centralizada. Esto te permite conocer los factores que más influyen en tu flota y te capacita para tomar decisiones basadas en datos para maximizar la eficiencia, a la vez que controlas los gastos y reduces los costes.