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¿Qué hace que la gestión de la flota sea sencilla y eficiente? ¿Qué tareas y temas son los más importantes para un gestor de flotas? He aquí un breve resumen de los temas más importantes y por qué el software de gestión de flotas puede ayudarte con estas tareas mejor que el papel y las hojas de cálculo de Excel.
Adquisición y retirada de vehículos
Formas de financiación
Una de las decisiones fundamentales a la hora de adquirir vehículos es la forma de financiación, es decir, si los vehículos deben ser arrendados, comprados o alquilados. Es necesario fijar el presupuesto y luego analizar los vehículos existentes y los perfiles de uso para seleccionar las condiciones del contrato, como el kilometraje y la duración, así como la forma de financiación más adecuada en cada caso. Para estos análisis, la tradicional hoja de cálculo de Excel es engorrosa porque hay que combinar y considerar muchos puntos de datos de muchos vehículos.
Comparar ofertas
Además, merece la pena obtener un presupuesto de más de un concesionario o compraventa de coches. Para crear más transparencia y comparabilidad, las licitaciones y la comparación de múltiples ofertas son importantes, pero una pesadilla sobre el papel.
Cuando se devuelve un vehículo, el equipamiento especial y las características del vehículo influyen en que el valor de reventa o la devolución sean más difíciles o más favorables. En el caso de los vehículos alquilados, es aconsejable trabajar con los proveedores para preparar la devolución de la forma más rentable posible y evitar los elevados costes adicionales de la empresa de alquiler.
Mantenimiento y funcionamiento con el software de gestión de flotas
Gestión de daños
La gestión de daños es una compañera constante en el día a día de las operaciones de la flota: ya sean daños de aparcamiento, arañazos o accidentes graves, se producen averías y tiempos de inactividad y hay que organizar las reparaciones en el taller. La obtención de varias ofertas para obtener más transparencia y ahorro a menudo se queda en el camino por falta de tiempo y se confía en el taller contratado a la vuelta de la esquina. La comunicación con los conductores, las compañías de seguros y los talleres es lenta y engorrosa. Con un software de gestión tienes todos los datos y fotos de los daños en un solo archivo digital, solicitas presupuestos con un solo clic y te comunicas directamente desde el sistema. Se acabaron las innumerables llamadas telefónicas, los correos electrónicos y los recordatorios de Outlook
Además, los archivos y datos completos de los daños te permiten identificar rápidamente los patrones y tomar contramedidas. ¿Se producen muchos daños al aparcar? Haz que el asistente de aparcamiento sea obligatorio en la póliza del coche y haz que tus conductores reciban formación sobre conducción: el número de daños se reducirá significativamente y con ello tu índice de siniestralidad y, a medio plazo, las primas de los seguros.
Gestión de las multas
Este es un tema tedioso que, por desgracia, no se puede evitar. Ya sea por aparcamiento incorrecto o por exceso de velocidad, las multas aterrizan en tu mesa y hay que remitirlas a los conductores correspondientes, asegurar el pago y, dependiendo de la infracción, informar a las autoridades. Además de la pila de papeles en tu escritorio, la digitalización también merece la pena aquí para un mejor seguimiento y visión general.
Tareas y citas
Se acumulan a medida que aumenta el número de conductores y vehículos: además de la comprobación del permiso de conducir y la instrucción del conductor, hay ciertas citas periódicas para cada vehículo: ITV, servicio de atención al cliente, cambio de neumáticos, por nombrar sólo algunas. Los recordatorios automáticos y las citas recurrentes te ayudan a hacer un seguimiento de las mismas, independientemente del número de vehículos de tu flota.
Control del kilometraje
El control del kilometraje de cada vehículo es especialmente importante en el caso de los vehículos de alquiler, para tener siempre una visión general de qué vehículos han recorrido el exceso o el defecto de kilometraje previsto al final del contrato. Todo el mundo lo sabe: semanas de llamadas telefónicas para obtener el kilometraje actual del vehículo por parte del conductor. Con la conexión de la tarjeta de combustible a la base de datos, los kilómetros introducidos se transmiten automáticamente al repostar y así los datos están actualizados y se almacenan directamente con el vehículo.
Tarjetas de combustible y otros servicios
La subcontratación de servicios y productos, como en el caso de las tarjetas de combustible o la gestión de neumáticos, suele ofrecer no sólo ventajas administrativas, sino también de precio. Además de costes y descuentos predecibles, los proveedores de servicios externos se encargan de ciertas tareas. Con los proveedores de tarjetas de combustible, las facturas llegan directamente y no son los recibos de combustible individuales los que hay que reembolsar al conductor. Puedes saber más sobre las tarjetas de combustible aquí. Con la gestión de neumáticos, un proveedor se encarga del almacenamiento, los cambios de neumáticos y la adquisición de nuevos neumáticos.
Asignación y control de costes
Con cada vehículo, llegan a la oficina del gestor de la flota toda una serie de facturas, desde la adquisición y la inversión inicial hasta las facturas continuas de combustible, reparaciones, seguros o neumáticos. Cada una de estas facturas debe ser registrada, mecanografiada, comprobada, pagada y asignada al vehículo correspondiente. Esto requiere mucho tiempo y nervios. Con un software de gestión de flotas las facturas entrantes se leen automáticamente, se clasifican y se asignan directamente al vehículo, por lo que la visión general de los costes totales a nivel de vehículo y de costes está siempre actualizada, ¡sin necesidad de teclear! Con respecto a una mayor transparencia en la flota, es muy importante conocer y optimizar el TCO (Coste Total de Propiedad) de cada vehículo. Sólo cuando conozcas los costes por kilómetro de cada vehículo podrás identificar las formas ideales de financiación, los modelos de vehículos o los valores atípicos, por ejemplo, y tomar las medidas oportunas.
Cumplimiento normativo
Los temas sobre el cumplimiento de la normativa son muy importantes, ya que se centran en la flota de vehículos. Como propietario, la empresa o el gestor de la flota son responsables si no se comprueban los permisos de conducir, no se instruye adecuadamente al conductor de acuerdo con las normas de prevención de accidentes y, como consecuencia, se producen accidentes o similares.
Comprobación del permiso de conducir
El gestor de la flota o la empresa deben asegurarse de que los conductores están en posesión de un permiso de conducir válido y adecuado al vehículo, y esta comprobación debe documentarse.
Formación de los conductores
Para evitar accidentes, también es necesario instruir a los conductores; normalmente se hace una vez al año. El contenido de la formación incluye temas como qué hacer en caso de accidente, la carga y el aseguramiento adecuados de la misma, la influencia del alcohol y las drogas al volante, y mucho más. Hay que demostrarlo, por ejemplo en forma de examen. Esta formación también debe estar documentada.
Tanto la comprobación del permiso de conducir como la formación del conductor suelen seguir realizándose in situ y en persona. Esto lleva mucho tiempo y, sobre todo en el caso de una gestión descentralizada de la flota, de diferentes sedes de la empresa o de la oficina en casa, es muy tedioso para el gestor de la flota y también para los conductores. Por eso, para ambas tareas de mantenimiento, existen soluciones online que envían recordatorios automáticos, almacenan los datos de forma segura y documentan las comprobaciones y la formación. La lista en papel o en Excel es, por tanto, historia.
Estrategia y planificación de la flota
Una vez que hayas conseguido automatizar algunas de las tareas manuales y los procesos que consumen tiempo en las operaciones diarias de la flota, tendrás más tiempo para abordar cuestiones estratégicas.
Un tema importante es la política de empresa o la política de vehículos. Aquí se regulan cuestiones como «¿Quién tiene un vehículo de empresa?» o «¿Qué modelos y características de equipamiento están permitidos?»
¿Tiene tu empresa una estrategia ecológica para reducir las emisiones de CO2? ¿Y cómo puedes contribuir a ella como gestor de flotas? ¿Buscas integrar la e-movilidad en tu flota? Puedes leer más sobre esto en nuestra entrada del blog sobre la e-movilidad.
Además, ¿hay otras tendencias y soluciones de movilidad que piensas integrar en los próximos años, como las subvenciones al transporte público, las bicicletas de trabajo o las soluciones de coche compartido?