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Los gestores de flotas no tienen una vida fácil. Su trabajo les exige tener muchas pelotas en el aire al mismo tiempo y mantener una visión de conjunto. Aunque como gestor de flotas disfrutes básicamente tratando con personas, vehículos y papel, hay algunas situaciones que te vuelven loco. Nuestros consejos y trucos son exactamente para estas situaciones Se trata de mantener la calma y evitar de la mejor manera posible estas situaciones en el futuro.
Correr después de perder kilometraje
Una de las tareas de un gestor de flotas es ser capaz de estimar qué vehículos arrendados pueden tener un exceso o defecto de kilometraje. Esto permite al gestor de la flota tomar contramedidas a tiempo y evitar sorpresas desagradables y costes adicionales al finalizar el contrato. Para ello, es esencial tener una visión general del kilometraje actual de todos los vehículos de la flota. La verdad para muchos gestores de flotas es que, para la mayoría de los vehículos, los datos de kilometraje no suelen estar disponibles ni actualizados. Y éste es el reto: llamar a los conductores hasta tener una lista completa del kilometraje, echar un vistazo a los propios vehículos, revisar manualmente los extractos de las tarjetas de combustible, etc.
Aquí es donde el software de gestión de flotas puede ayudar. El kilometraje se lee automáticamente a través de la integración de la tarjeta de combustible y el kilometraje actual está siempre disponible en el sistema para cada vehículo. Aquí tienes un ejemplo de los diferentes tipos de tarjetas de combustible
Gestión de los daños
Probablemente todo gestor de flotas teme el momento en que un conductor llama para informar de un incidente de daños. La correspondencia hasta que se reúne toda la información necesaria sobre el daño (incluyendo los datos de contacto, el desarrollo del accidente, las fotos, etc.) ya puede llevar mucho tiempo y esfuerzo. Luego hay que decidir si hay que dar parte de los daños a la compañía de seguros, y si es así, hay que transmitir toda la información relevante. Y mucho más importante para el conductor: los daños deben repararse rápidamente. Para el gestor de la flota, esto significa obtener ofertas de reparación, seleccionar y poner en marcha un taller, y quizás incluso organizar un vehículo de sustitución. En cualquier caso, debe estar siempre atento a lo que viene después. No es tarea fácil, sobre todo si hay varios daños al mismo tiempo.
También aquí puede ayudar el uso de programas informáticos que permitan trazar todo el proceso de daños, desde el informe de daños con fotos por parte del conductor directamente desde el smartphone, la gestión digital de documentos, una visión general del estado de todos los daños en la flota, y el pedido al taller. No hay nada más fácil.
Pago de multas
Una o dos multas por exceso de velocidad o de aparcamiento forman parte de la vida, independientemente de si utilizas tu coche particular o el de la empresa. Como gestor de flotas que se ocupa de un gran número de vehículos, te enfrentas regularmente a las multas: es parte de la vida cotidiana de la flota. Sin embargo, es totalmente innecesario recibir las multas con retraso o remitirlas al conductor con retraso, a menudo con recordatorios adicionales y gastos de demora. Además, a menudo las multas no deben ser pagadas por la empresa, sino directamente por el causante de la misma, lo que conlleva costes adicionales de envío y control.
Para contrarrestar esto, una solución para flotas con gestión automática de multas es una buena idea, para que ninguna multa se pierda o no sea pagada a tiempo por la persona que la ha causado.
Realizar controles de los permisos de conducir
El cumplimiento de la flota y las obligaciones de responsabilidad del propietario: ¡la pesadilla de todo gestor de flotas! Quién no lo sabe, en realidad en la fiesta de Navidad (cuando todos los conductores están in situ de todos modo) uno quería comprobar brevemente los permisos de conducir. Pero algunos de los empleados no están, otros no llevan su permiso de conducir y la documentación se hace de puerta a puerta en un papel, ¡si es que se hace! Desgraciadamente, la empresa o el gestor de la flota tiene que asegurarse de que ningún empleado conduzca sin un permiso de conducir válido. Por tanto, la comprobación debería ser obligatoria, preferiblemente no sólo una vez, sino incluso dos veces al año.
El software también es de gran utilidad en este caso: De forma digital, y por tanto con independencia de la ubicación y la hora, se puede solicitar automáticamente al conductor que entregue el carné, se hace brevemente una foto con el smartphone, se sube, y el gestor de la flota comprueba el carné en el sistema y lo libera. Así de sencillo puede ser reducir los riesgos de cumplimiento
Obtención y comparación de ofertas de renting o compra
La mañana comienza con un recordatorio de Outlook de que un contrato de leasing vence en seis meses y el gestor de la flota necesita una segunda taza de café inmediatamente. Todas las adquisiciones son siempre una guerra de papeles: obtener diferentes ofertas y luego encontrar y comparar las cifras correctas en las enormes cantidades de papel.. Un verdadero reto que puede llevar al límite al mejor gestor de flotas. En realidad, deberías pedir al menos tres ofertas comparativas, pero, sinceramente, ¿quién lo hace regularmente con todo el trabajo extra?
El reto consiste en digitalizar el proceso de compra con la ayuda de un software: solicitar ofertas, hacerlas leer y luego poder comparar los componentes relevantes de un vistazo: ¡la licitación múltiple y el concurso son fáciles así!