¿Cómo utilizan muchos gestores de flotas los servicios de los proveedores de tarjetas de combustible? ¿Qué hay que tener en cuenta al elegir un proveedor? ¿Qué ventajas tiene una tarjeta de combustible en combinación con un software de gestión de flotas?
Los costes de combustible son un tema muy tedioso pero importante para muchos gestores de flotas. Sin tarjetas de combustible, tienen que recoger los recibos de combustible de los conductores, comprobarlos, cancelar los gastos privados y la empresa tiene que reembolsar luego los costes al empleado. Este es un proceso muy tedioso y que requiere mucho tiempo. Los recibos individuales también suponen un gran esfuerzo manual a la hora de analizar los costes de combustible, el kilometraje y el consumo, por un lado a nivel de vehículos individuales, pero también en términos de toda la flota.
En la vida cotidiana de la flota, las tarjetas de combustible funcionan como una especie de tarjeta de crédito. El conductor reposta en una estación de servicio de la red y la factura va directamente a la empresa. Así, las tarjetas de combustible pueden reducir el esfuerzo burocrático para los gestores de flotas y las empresas. Además, proporcionan a los conductores más comodidad a la hora de repostar y dan a los gestores de flotas más transparencia en los costes de combustible, a través de la facturación automática y, según el sistema de gestión de flotas, a través de la integración y los informes.
Las ventajas de las tarjetas de combustible son evidentes:
- Reducción de los costes de combustible mediante descuentos en la red (a menudo sobre el precio fijo diario).
- Repostaje más fácil y, por tanto, conductores más satisfechos.
- Repostaje sin efectivo.
- Pago de peajes y gastos, y en algunos casos de pequeñas reparaciones e importes para talleres.
- Bloqueo del gasto privado.
- Registro de los km. en la caja.
- Reducción de la carga administrativa para la empresa (por ejemplo, porque no se reembolsan los gastos).
- Tarjetas de combustible y el reembolso de los gastos de combustible como instrumento adicional de motivación de los empleados.
- Gestión sencilla para repostar los vehículos del pool con una tarjeta de combustible depositada en el vehículo.
- Información actual de los gastos de combustible mediante extractos e informes que el gestor de la flota recibe del proveedor de la tarjeta de combustible.
Existen tarjetas de combustible de conocidas compañías petroleras, las llamadas tarjetas de combustible monomarca (por ejemplo, Repsol, Aral, Avia, Cepsa, Esso, OMV, Shell, Total). Por otro lado, varias gasolineras cubren los proveedores multimarca, lo que puede aumentar la dispersión geográfica y la densidad de la red de gasolineras.
Además de la dispersión y la densidad, también puede influir en el precio la elección de un proveedor monomarca o multimarca. Seleccionando hábilmente la mejor gasolinera de la red, puedes ahorrar costes específicos al repostar, y normalmente hay gasolineras baratas en todas partes.
Entonces, ¿cómo puedo seleccionar con éxito el proveedor adecuado para mí?
Hay una serie de preguntas que deberías hacerte primero:
- ¿Ya utilizo tarjetas de combustible y siempre estoy buscando una solución mejor?
- ¿Tengo ya experiencia con uno o varios proveedores?
- ¿Qué cobertura geográfica necesitan mis conductores? ¿Mis conductores viajan a nivel regional, nacional o incluso internacional?
- ¿Quiero trabajar con uno o varios proveedores para cubrir toda la zona geográfica?
- ¿Y los costes?
- ¿Cuáles son mis requisitos de integración técnica, por ejemplo, el software de gestión de flotas?
Consejo práctico: también puedes elegir y obtener tarjetas de combustible fuera de la empresa de alquiler o renting, ¡no estás atado a tu proveedor!
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de gestión de flotas con la integración de las tarjetas de combustible?
Como ya se ha considerado, al trabajar con proveedores de tarjetas de combustible ya se ha dado un paso hacia la digitalización de la gestión de flotas: hacia la contabilidad actual del proveedor de la tarjeta de combustible y lejos de los recibos individuales y de mucho papel. Para dar un paso más, muchos gestores de flotas utilizan ahora un software para hacer transparentes otros bloques de costes y datos de la flota, además de los costes de combustible, lo que les permite actuar.
Cada vehículo se almacena con todos los datos del contrato, incluida toda la información relevante, como las condiciones de arrendamiento, y ahora se pueden ver y controlar todos los costes. Todos los costes de combustible se pueden ver con unos pocos clics, así como todos los demás costes de financiación, reparaciones, etc.
Generalmente están integrados todos los proveedores habituales de tarjetas de combustible y los respectivos extractos, kilometraje y costes de combustible se envían automáticamente al sistema, se procesan y se asignan directamente al vehículo correspondiente.
A través de la conexión, el kilometraje también se actualiza y complementa continuamente, sin la intervención manual del gestor de la flota. El conductor introduce el kilometraje en la caja registradora al llenar el depósito, éste es transmitido al software por el proveedor de la tarjeta de combustible y el programa informático proporciona proyecciones diarias actualizadas del kilometraje de arrendamiento de cada vehículo, con lo que se pueden evitar los costes adicionales debidos al kilometraje adicional o reducido al final del contrato.
Todos los datos del vehículo están disponibles en un solo lugar, sin necesidad de teclear manualmente
Los costes de combustible se pueden ver hasta el nivel del vehículo.
A nivel de vehículo, el consumo real de combustible y el kilometraje siempre pueden controlarse fácilmente utilizando los datos almacenados del vehículo y del contrato, de forma sencilla y sin esfuerzo adicional por parte del gestor de la flota
Esto significa que el gestor de la flota siempre tiene el control y puede tomar contramedidas si es necesario.
¿Ya utilizas tarjetas de combustible? ¿Están integradas en tu actual solución de gestión de flotas?