Muchos gestores de flotas utilizan programas de hojas de cálculo como Excel o Google Spreadsheet para la gestión diaria de la flota. Sin embargo, los usuarios no suelen ser conscientes de que el uso de Excel también puede causar diversos problemas. Los gestores de flotas suelen aceptar inconscientemente un mayor gasto de tiempo, costes y también riesgos legales. Esto se debe principalmente al hecho de que es imposible, sobre todo con las flotas más grandes, mantener todos los datos en una sola vista, lo que a menudo significa que no se es consciente del «verdadero coste de propiedad» y se gastan costes innecesarios, que podrían haberse ahorrado en otras condiciones. Además, la tasa de errores aumenta debido a los procesos manuales, lo que puede dar lugar a problemas legales, especialmente en lo que respecta a la responsabilidad del propietario.
Pero esto no tiene por qué ser así. Utilizando un software de gestión de flotas muchos de estos retos se resuelven mediante procesos digitales y automatizados y te da la oportunidad de centrarte en lo esencial.
Se acabaron los días en los que se perdía la visión general de los datos.
Los programas como Excel te impiden, como gestor de flotas, hacer un seguimiento de toda tu flota, aunque cargues todos los datos en tu documento de forma regular. ¿Por qué? Una flota está en constante movimiento: Los costes varían según el vehículo, hay que gestionar los seguros, las reparaciones, la formación de los conductores y el mantenimiento de los vehículos que se encuentran en distintos puntos del ciclo de vida.
Para gestionar eficazmente todos estos datos para la gestión de tu flota, el software de gestión de flotas puede ayudarte. Aquí puedes cargar todos los vehículos en un tablero central y tener toda la información disponible de un vistazo en una ubicación central. Esto no sólo facilita la toma de mejores decisiones y la gestión de los datos de forma más eficiente y con menos errores, sino que también ahorra tiempo y costes de la flota.
Automatización de los procesos relevantes de la flota
Los procesos no digitalizados para la gestión de tu flota te quitan varias horas de tu valioso tiempo cada día, que podrías utilizar con otras tareas que tienen un mayor impacto. También en este caso, el software de gestión de flotas te ayuda con procesos automatizados. Esta automatización no sólo te ayuda a gestionar y cumplir plazos y calendarios importantes, sino que también te permite acortar la comunicación con las compañías de seguros en caso de posibles daños e introducir digitalmente todos los datos y documentos importantes.
Informes y análisis de la flota para una mejor gestión de la misma
El software de gestión de flotas no sólo te ayuda a gestionar los datos, sino que también te ayuda en una de las tareas más importantes de un gestor de flotas: el análisis de los datos. El software te permite analizar cómo va tu flota y dónde hay riesgos, pero también nuevas oportunidades. Especialmente cuando se trata de los costes de la flota, pero también de los riesgos de los conductores y los vehículos, es posible tomar medidas proactivas directas en tiempo real y así contener los costes y los daños.
Identifica el potencial de ahorro.
¿Has pagado demasiado por las reparaciones en el pasado? Al digitalizar la gestión de tu flota, tienes la oportunidad de identificar el potencial de ahorro en varias áreas y cambiarlas proactivamente.
Especialmente en el ámbito de las compras, hay que digitalizar los procesos y obtener ofertas transparentes, ya que es donde reside el mayor potencial de ahorro. Mediante análisis detallados de los costes, se puede responder mejor a decisiones como la compra o el alquiler de un vehículo en beneficio de la flota.