Índice
Llevar un control de las renovaciones y matriculaciones de decenas o cientos de vehículos puede ser un dolor de cabeza constante para los gestores de flotas. La automatización de los recordatorios de matriculación de la flota garantiza que tus vehículos cumplan la normativa y te permite centrarte en tareas más importantes.
Gestionar las renovaciones de vehículos y las matriculaciones de flotas
Sin importar el tamaño de tu flota, llevar el control de las renovaciones de vehículos y las matriculaciones de flotas de forma manual puede ser una molestia. Compaginar las renovaciones de los registros de vehículos y las inspecciones anuales con todas las demás tareas no sólo reduce tu ya apretada agenda, sino que retrasarse en las renovaciones puede acarrear costosas tasas.
Para evitar las multas y mantener el cumplimiento de todos tus vehículos, considera la posibilidad de utilizar un software de gestión de flotas que automatice los recordatorios de renovación de vehículos. Esto no sólo te ahorra el dolor de cabeza que supone el seguimiento de las renovaciones, sino que también garantiza que tus vehículos estén en buen estado antes de las inspecciones anuales.
Seguimiento de las renovaciones de los vehículos de la flota
Además de cumplir con la legislación vigente en lo que respecta a la matriculación de los vehículos, tu flota también debe mantener las fechas de renovación de otros elementos comunes, como los permisos de conducir y el seguro. Mientras que las licencias suelen renovarse entre cuatro y ocho años, según la clasificación, el seguro se renueva mensual, semestral o anualmente.
Tener tantas fechas que seguir para cada vehículo y conductor puede volverte loco si trabajas con pizarras, calendarios de papel u hojas de cálculo. No sólo estás constantemente intentando determinar las fechas de renovación de los vehículos, sino que tienes que llevarlas a cabo sin dejar de gestionar las tareas diarias.
En lugar de intentar hacer un seguimiento de todo manualmente, almacenar todos los datos de tu flota en un software de gestión de flotas te permite gestionar registros detallados y crear recordatorios para cosas recurrentes como la renovación de los vehículos y los permisos de conducir para mantener tu flota preparada para la carretera.
El software de gestión de flotas mantiene toda la información almacenada en un sistema organizado basado en la nube, eliminando la necesidad de voluminosos archivadores y carpetas desorganizadas. Los gestores de flotas pueden descodificar los números de identificación del vehículo (VIN) para hacer un seguimiento de los vehículos individuales y vincular los documentos y la información de renovación de la matrícula a cada vehículo.
Los gestores también pueden almacenar información sobre los conductores, como certificaciones, licencias y otros registros, para gestionar todos los datos en un solo lugar. Se pueden añadir recordatorios tanto a los vehículos como a los contactos para garantizar que nunca se pierda la renovación de la matrícula o la licencia de la flota.
Automatización de los recordatorios de inspección y mantenimiento
Algunos estados exigen que las flotas realicen inspecciones anuales de vehículos para garantizar que éstos cumplen las normas de funcionamiento. Aunque estas inspecciones son sencillas, no realizarlas a tiempo puede acarrear multas.
Con el software de gestión de flotas, se recuerda a los conductores que deben realizar las inspecciones en una aplicación móvil. Al agilizar las inspecciones con un proceso móvil, todos los datos de las inspecciones se cargan al instante para que los gestores de la flota puedan verlos.
Los gestores de flotas pueden aprovechar el software para automatizar los recordatorios de inspección y tomar medidas para garantizar que todos los vehículos pasen con éxito. No sólo puedes crear recordatorios para programar la inspección estatal con antelación, sino que también ofrece la oportunidad de programar el servicio antes de las inspecciones.
Inspeccionar proactivamente tus vehículos y programar el mantenimiento preventivo te asegura identificar y reparar cualquier problema antes de las inspecciones anuales. Puedes configurar todos los recordatorios, inspecciones y tareas de servicio en el software de gestión de flotas, lo que garantiza un proceso fluido.
El uso del software para gestionar las renovaciones de los vehículos te permite configurar recordatorios para cada vehículo o crear recordatorios masivos para ahorrarte aún más tiempo. Crear programas de servicio configurables te permite estandarizar los recordatorios de servicio para activos similares, manteniendo tu flota organizada y eliminando horas de introducción de datos.
Aprovechar el software para mantener el cumplimiento
Como gestor de flotas, tu máxima prioridad es la seguridad de tu flota. Aunque llevar la cuenta de las renovaciones de los vehículos, las matrículas de las flotas y la información sobre el cumplimiento de las diferentes autoridades federales y estatales puede parecer tedioso, estas normas están diseñadas para garantizar la seguridad de tus activos, tus conductores y el público en general.
Mantener el cumplimiento no tiene por qué ser engorroso. Al implantar un proceso eficiente de gestión de flotas, puedes cultivar normas en toda tu flota para ayudar a garantizar que tu flota es segura y cumple con la normativa.
El uso de un software basado en la nube os permite a ti y a tu equipo acceder a los registros necesarios sobre la marcha para demostrar fácilmente el cumplimiento.
Almacenar los documentos y la información en un software que sea móvil y establecer recordatorios de renovación de vehículos para cada uno de tus activos garantiza que todas las renovaciones de registro de la flota, las inspecciones y el servicio necesario se realicen a tiempo. Tu flota puede evitar sanciones e infracciones en la carretera para evitar tiempos de inactividad, salvaguardar los beneficios y garantizar la seguridad.