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Las aplicaciones de seguimiento de flotas son una solución práctica para los gestores de flotas, y sus capacidades son bastante potentes. El uso de aplicaciones móviles permite a los gestores de flotas hacer un seguimiento de aspectos importantes de sus activos de flota desde cualquier lugar.
Elegir una aplicación de seguimiento de flotas
Como gestor de flotas, quieres aprovechar la tecnología moderna disponible para facilitarte la vida. Las flotas son móviles por naturaleza, y tu solución de gestión de flotas también debería serlo. Las aplicaciones de seguimiento de flotas ayudan a los gestores de flotas a supervisar su flota desde cualquier lugar, para que estés siempre informado, estés donde estés.
Si quieres hacer un seguimiento de los activos de tu flota, primero tendrás que elegir un proveedor de dispositivos GPS y telemáticos. Los dispositivos GPS y telemáticos ofrecen un medio para rastrear la ubicación de los vehículos, obtener lecturas del cuentakilómetros y recibir notificaciones cuando aparecen códigos de diagnóstico de problemas (DTC) en el tablero de un vehículo. Tener acceso a esta información en tiempo real puede ayudarte a evitar los tiempos de inactividad que pueden costar a tu flota entre 400€ y 700€ diarios de productividad.
El software de gestión de flotas se integra con varios proveedores de GPS y telemática, de modo que puedes seguir la ubicación de tu flota en el mismo tablero o aplicación que el mantenimiento, el consumo de combustible y los desgloses de gastos como el coste por kilómetro.
A la hora de elegir la mejor aplicación de seguimiento de flotas, asegúrate de que ofrece estas siete características.
1. Sincroniza los datos con el software de gestión de flotas
En primer lugar, la mejor aplicación de gestión de flotas debe emparejarse directamente con el software de gestión de flotas basado en la web. De este modo, tus datos se sincronizan automáticamente en un ordenador y en la aplicación de seguimiento de flotas, que puedes descargar en un dispositivo móvil.
Las aplicaciones de seguimiento de flotas son increíblemente cómodas, pero no todas las funciones de las aplicaciones móviles son iguales. Debes tener acceso a la información de seguimiento más importante de cada uno de los activos de tu flota registrados. Además, los datos de localización procedentes de los dispositivos telemáticos deben estar disponibles en tu aplicación de seguimiento de flotas en tiempo real.
Si te encuentras probando una aplicación de seguimiento de flotas o de gestión de flotas que es una versión reducida del software basado en la web, es mejor que sigas buscando.
2. Permite la comunicación en tiempo real
Como gestor de flotas, tu objetivo es ser lo más proactivo posible. Desgraciadamente, surgirán problemas imprevistos, pero la forma de combatirlos marca la diferencia.
Aprovechar una aplicación de seguimiento de flotas mantendrá a los gestores de flotas informados de las ubicaciones, a la vez que facilitará la comunicación en tiempo real entre tú y los operadores sobre el terreno. Una solución ideal también te permite configurar los criterios de notificación para priorizar los problemas e iniciar los flujos de trabajo para resolverlos.
Las actualizaciones de la ubicación de la flota en tiempo real también son beneficiosas para evitar el robo de combustible y equipos. Si te centras en la ubicación de un vehículo y la comparas con el lugar donde se compró el combustible (a través de los datos de la tarjeta de combustible), puedes verificar que una compra fue sólo para llenar el vehículo de la flota. Esta capa de protección añadida también puede ayudar a negociar el seguro de la flota para mantener las primas más bajas.
3. Coordina los parámetros de geofencing
La gestión de una flota requiere que lleves muchos sombreros, y no puedes controlar todo a la vez. Para simplificar el seguimiento de la ubicación, considera una plataforma que ofrezca fronteras de geovallas configurables.
Si no estás familiarizado con el geofencing, se trata de un límite virtual preestablecido que rodea un área determinada. Digamos que operas una flota de servicios o logística de entrega de última milla para Amazon, tienes una ruta general predeterminada para tus conductores, y quieres que se ciñan a esa ruta.
Utilizando las funciones de geofencing en el software de gestión de flotas, puedes distinguir las zonas específicas por las que debe circular un vehículo de la flota durante un periodo de tiempo determinado. Una vez que establezcas los parámetros de geofencing, recibirás notificaciones cuando un vehículo de tu flota entre o salga de un área de geofencing.
Puedes gestionar las ubicaciones de la geovalla desde cualquier lugar con un sistema de gestión de flotas que se empareje con una aplicación de seguimiento de flotas. Esto es increíblemente eficiente y ayuda a mantener el control de la ubicación de tu flota sin tener que rastrear cada kilómetro que recorren.
4. Es fácil de usar
Una lucha constante para las flotas es encontrar una tecnología que sea fácil de implementar y utilizar en todo el equipo. Si no puedes localizar fácilmente la información crítica o tus conductores no saben cómo introducir los datos, tu inversión no será fructífera.
Incluso la persona menos experta en tecnología de tu equipo debería ser capaz de manejar una aplicación de gestión de flotas. Tener una aplicación intuitiva y sencilla es un punto de referencia que muchos desarrolladores esperan alcanzar al crear una aplicación móvil.
Tómate el tiempo necesario para repasar las características de la app de seguimiento de flotas y probar su funcionalidad. Hazte las siguientes preguntas:
- ¿Es fácil navegar por el diseño?
- ¿Se pueden configurar los detalles?
- ¿Es fácil actualizar la información?
- ¿Puedes utilizarla sin conexión?
5. Permite un número ilimitado de usuarios
La gestión de una flota es un trabajo de equipo y tienes varias partes implicadas en cada uno de tus procesos. Por desgracia, muchos proveedores de software de gestión de flotas que también ofrecen una aplicación móvil, tienen modelos de precios basados en el usuario.
Cuando tienes un equipo de conductores y otros usuarios como los mecánicos, el precio por usuario puede resultar muy caro. Quieres que todas las partes interesadas tengan acceso a la aplicación móvil para comunicar las actualizaciones en tiempo real.
6. Determina los niveles de acceso
Una vez que hayas elegido una aplicación de seguimiento de flotas y un software que permita un número ilimitado de usuarios, querrás verificar que existen restricciones para los usuarios. Las ubicaciones, la información sensible y otras métricas de la flota sólo deberían ser accesibles para los gestores y administradores de la flota.
La mejor aplicación de seguimiento de flotas te permite establecer ciertos niveles de restricción para usuarios específicos. Los conductores sólo deben tener acceso a las funciones que se adaptan a su día a día, como las inspecciones y las herramientas de comunicación para actualizar los problemas.
7. Ofrece más que el seguimiento de la ubicación
Muchos atribuyen el seguimiento de la flota únicamente a la ubicación, a través de dispositivos GPS o telemáticos. Aunque el seguimiento de la ubicación es una función útil, sólo es un rasguño en la superficie de lo que los gestores de flotas pueden rastrear.
Las aplicaciones de seguimiento de flotas te ayudan a rastrear los conjuntos de datos más importantes de la flota en un sistema centralizado. Otros aspectos de la flota que puedes rastrear son:
- Asignación de activos y miembros del equipo
- Métricas de uso de los vehículos
- Programas de mantenimiento preventivo
- Seguimiento y consumo de combustible
- Ordenes de trabajo y estados
- Gastos de funcionamiento de la flota
- Inspecciones de vehículos configurables