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Y aunque sí, técnicamente puedes arreglártelas con una hoja de cálculo, creemos que hay una forma mucho mejor de gestionar tu flota. Sigue leyendo para saber por qué te harías un flaco favor a ti mismo y a tu organización si utilizas una hoja de cálculo gratuita para la gestión de flotas en pleno 2022.
1. Introducción manual de datos
No es fácil decir esto. Tendrás que introducir una buena cantidad de datos si decides utilizar una plantilla de hoja de cálculo de gestión de flotas gratuita. Eso está bien si todo lo que quieres hacer es seguir las lecturas del cuentakilómetros de cada vehículo. Sin embargo, si quieres obtener información más profunda sobre tu flota, vas a tener que capturar muchos más datos.
¿Quieres saber cuál es la utilización de tu flota? ¿Y el uso de un vehículo individual? Si es así, asegúrate de capturar la hora y la fecha en que cada vehículo empieza y termina cada viaje. Al capturar esos datos, podrás aplicar algunas fórmulas matemáticas para calcular qué periodo de tiempo se están utilizando tus vehículos, en lugar de estar simplemente parados en el aparcamiento.
¿Quieres saber qué tipo de viajes realiza tu personal? Si es así, tendrás que asegurarte de capturar también el destino de cada viaje.
Puedes ver cómo la introducción de datos puede convertirse rápidamente en un trabajo en sí mismo. Lo que hay que recordar es que pueden ser sólo un par de minutos aquí y un cuarto de hora allí. Pero si incluyes el tiempo que dedicas a buscar a los empleados para que rellenen los libros de registro que no han rellenado, el resultado es un tiempo considerable. Un tiempo que tú o tu personal podríais dedicar mejor a cualquier otra cosa. Aunque sea ver vídeos de gatos en YouTube.
2. Tendrás que confiar en los libros de registro
Para introducir datos en tu hoja de cálculo de gestión de flotas, primero tendrás que capturarlos. Para ello, tendrás que empezar a utilizar libros de registro.
Si has gestionado una flota durante algún tiempo, sabrás lo molestos que son los libros de registro. Son una molestia para el personal que los rellena. Son una molestia para ti cuando el personal, inevitablemente, no los rellena porque prefiere estar haciendo otra cosa. La cuestión es que, si confías en una hoja de cálculo gratuita para la gestión de flotas, estarás imponiendo los libros de registro a todo tu personal.
3. Falta de alertas automatizadas
Parte de la responsabilidad de un gestor de flotas es asegurarse de que los vehículos de tu flota pasan una serie de hitos. Los vehículos deben ser revisados con regularidad, y el seguro y la matriculación se presentan al menos una vez al año. Si utilizas una hoja de cálculo para gestionar tu flota, tendrás que hacer un seguimiento manual de todos estos eventos. Aunque eso puede estar bien si tu flota es pequeña, una vez que empiece a crecer, estar al tanto de todo se volverá muy inmanejable. Lo último que quieres es darte cuenta de que uno de tus vehículos se ha saltado una revisión y su kilometraje está más cerca de la siguiente revisión programada que el que se ha saltado Y todo porque te has olvidado de comprobar la hoja de cálculo o de establecer un recordatorio en Outlook.
4. Dificultad para mantener la «única verdad»
¿Alguna vez has tenido problemas para mantener una única versión de un documento compartido? Si otras personas tienen acceso, siempre existe la posibilidad de que estés trabajando en documentos duplicados. Basta con que un empleado guarde una versión de la hoja de cálculo del servidor compartido en su ordenador de trabajo. Ahora tienes dos versiones funcionando en paralelo. Si esto se prolonga durante un periodo de tiempo significativo, te resultará difícil consolidar los dos conjuntos de datos.
Y siempre existe el riesgo de que el documento se borre accidentalmente.
5. No hay capacidad para escalar a medida que crece tu flota
Una hoja de cálculo de gestión de flotas gratuita no se adaptará al crecimiento de tu flota. Por cada nuevo vehículo, tu carga de trabajo aumentará. Podrías acabar pasando más tiempo gestionando la hoja de cálculo que gestionando realmente la flota.
6. Dificultad para atribuir las infracciones
Es inevitable que en un momento u otro llegue a tu mesa una infracción. Ya sea una multa por exceso de velocidad o un ciudadano descontento, tendrás la nada envidiable tarea de intentar averiguar quién conducía el vehículo cuando se produjo la infracción. Una vez más, todo depende de si tu personal ha sido diligente a la hora de rellenar el libro de registro del vehículo. Si faltan los datos, te costará atribuir la infracción al conductor correcto.
7. Es casi imposible calcular los impuestos y las compensaciones
¿Utilizan tus empleados tus vehículos para desplazamientos personales? ¿Viajan por carreteras privadas? Entonces es muy probable que tu departamento de contabilidad quiera utilizar los datos de tu solución de gestión de flotas para calcular el impuesto sobre los beneficios marginales y los créditos fiscales por combustible. Para calcular con precisión las cantidades que tu organización puede reclamar, necesitarás datos precisos. Pero no siempre es fácil, y hemos visto casos en los que las organizaciones han infradeclarado sus solicitudes simplemente porque el tiempo invertido no merece la pena.
Entendemos que, como gestores de flotas, tu tiempo es valioso. Como puedes ver en la lista anterior, una hoja de cálculo gratuita de gestión de flotas puede parecer atractiva porque no hará mella en tu presupuesto operativo. Sin embargo, en realidad sólo está invitando a un montón de trabajo innecesario para ti y tu personal. Necesitas una solución que se ocupe de todo lo mencionado anteriormente, y que minimice la cantidad de administración necesaria para mantenerla en funcionamiento.