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Los gestores de flotas dedican gran parte de su tiempo a gestionar los costes de la flota. Muchas organizaciones están recurriendo al software de gestión de flotas para hacer un seguimiento eficiente del coste de propiedad (TCO) y tener un impacto positivo en sus resultados.
Factores de la gestión de costes de la flota
Mantener una flota conlleva muchos retos, pero quizá la más rigurosa de las tareas sea la gestión de los costes de la flota. No gestionar los costes de tu flota puede tener un impacto perjudicial en la rentabilidad y en tu organización en general.
La gestión de los gastos de la flota puede ser un dolor de cabeza, sobre todo si se calculan manualmente o mediante múltiples hojas de cálculo. Los costes fluctuantes y los datos difíciles de leer pueden hacer que pases por alto tendencias y deficiencias importantes en tu flota.
Optimizar tu plan de gestión de costes de la flota con un software de gestión de flotas te permite seguir y analizar eficazmente el coste total de propiedad (TCO). Con los datos cargados automáticamente en un software basado en la nube, puedes generar fácilmente una variedad de informes para analizar y gestionar mejor los gastos.
Aquí tienes algunos consejos para mejorar tu plan de gestión de costes de la flota. Mientras los lees, piensa en qué iniciativas tiene actualmente tu flota y si necesitas perfeccionar algún aspecto de tu sistema de gestión de costes.
1. Determina el coste total de propiedad
El aspecto más difícil y completo en la gestión de costes de la flota es calcular el verdadero coste total de propiedad (TCO) de tu flota. Entender tu TCO te permite tomar decisiones basadas en datos para gestionar mejor tu flota.
Los costes de la flota se dividen en costes fijos y variables. Los costes fijos son costes establecidos que no cambian independientemente del uso. Algunos ejemplos de costes fijos son:
- Licencias y permisos
- Impuestos
- Pagos de préstamos y alquileres
- Depreciación
Los costes variablesmfluctúan en función del tamaño y el uso de tu flota. Como los costes fijos están predeterminados, puedes centrarte en cómo mejorar la eficiencia de la flota para reducir los costes variables. Algunos ejemplos de costes fijos son:
- Combustible
- Mantenimiento
- Sustitución de piezas
El software de gestión de flotas basado en la nube te permite crear informes personalizados para determinar fácilmente tu gasto total y controlar mejor los gastos variables. Esta información también te permite hacer un seguimiento de tus activos para determinar adecuadamente las tareas de mantenimiento preventivo y desarrollar una estrategia de sustitución de vehículos.
En lugar de peinar hojas de cálculo y hacer números, ahorra tiempo aprovechando las herramientas proactivas que trabajan para ti.
Los informes se generan automáticamente a partir de los datos introducidos a través de la aplicación móvil, lo que te permite imprimir y presentar la información a las partes interesadas con facilidad.
2. Gestiona los gastos de combustible
El combustible es el mayor gasto continuo de las flotas. Aunque no puedas controlar el precio del combustible, hay formas de reducir y gestionar este gasto continuo.
Como el combustible es un coste variable, es crucial controlar el coste y el consumo de cada uno de tus activos. Si haces un seguimiento de todas las compras de combustible, puedes determinar el coste medio por kilómetro para prever futuros gastos.
Dicho esto, tratar de estar al día con los recibos de combustible e introducirlos manualmente en una hoja de cálculo es un mal uso del tiempo. Controlar las tendencias y comparar el kilometraje de cada activo es más difícil cuando tienes que buscar los datos.
Para conocer fácilmente tu gasto en combustible, considera la posibilidad de utilizar un software de gestión de flotas. Los conductores pueden registrar fácilmente las entradas de combustible en una aplicación móvil, lo que les ahorra tiempo y elimina los cuellos de botella de la información.
3. Perfecciona tu plan de mantenimiento de la flota
Una de las mejores formas de reducir los costes de la flota es adoptar una postura proactiva en el mantenimiento preventivo. Las tareas de mantenimiento no planificadas ocurren, pero si no mantienes adecuadamente tus activos, te expones a un mayor tiempo de inactividad y a gastos inesperados.
Un programa de mantenimiento preventivo (MP) garantiza que tus activos estén bien mantenidos al estar al tanto de las revisiones periódicas, los cambios de aceite y la sustitución de piezas.
Con el software de gestión de flotas, puedes establecer recordatorios móviles, para que nunca te pierdas una revisión. Estas notificaciones maximizan el tiempo de actividad y evitan gastos innecesarios.
Tanto si realizas el mantenimiento internamente como si lo subcontratas a un taller externo, el software de gestión de flotas proporciona una comunicación fluida para ayudar a los técnicos a actuar rápidamente para que los vehículos vuelvan a la carretera.
Las órdenes de trabajo internas te permiten planificar tareas detalladas y hacer un seguimiento del servicio para garantizar la productividad. Al albergar todas las órdenes de trabajo en un solo lugar, te mantienes organizado, para que los elementos de servicio no se pierdan.
Si subcontratas tus tareas de mantenimiento, es crucial hacer un seguimiento del progreso del proveedor y poder aprobar el trabajo rápidamente. Con la automatización del mantenimiento externalizado, puedes integrar tu taller de reparaciones con tu software de gestión de flotas.
Las aprobaciones electrónicas y la posibilidad de acceder a un historial de mantenimiento detallado te permiten analizar y abordar rápidamente las tareas de mantenimiento.
4. Mejora tu inventario de recambios
Los recambios suponen más de un tercio de los costes de mantenimiento de los vehículos, por lo que es crucial que cuentes con un sólido sistema de gestión de inventarios. Por desgracia, el equilibrio entre mantener un inventario suficiente y comprar piezas innecesarias puede ser un reto.
Aunque tener las piezas adecuadas es fundamental para estar al día con las tareas de mantenimiento, puede que estés comprando excedentes que cuestan dinero y espacio en los contenedores. ¿Sabes cuánto le están costando a tu organización esas piezas de más?
Una forma segura de controlar tus niveles de inventario y reducir el gasto excesivo es aprovechar el software de gestión de flotas para hacer un seguimiento de las cantidades, recibir notificaciones de reordenación y asignar piezas a las órdenes de trabajo.
Una base de datos de piezas en línea te permite hacer un seguimiento de tu inventario al tiempo que obtienes visibilidad del uso de las piezas. De este modo, puedes recortar tu inventario de artículos que no utilizas a menudo y eliminar futuras compras innecesarias.
5. Dimensiona correctamente tu flota
¿Estás utilizando tus activos de la mejor manera posible? Dimensionar correctamente tu flota es un paso importante para reducir el mantenimiento, el combustible y el coste global de tu flota.
Dos factores principales para dimensionar correctamente tu flota son la utilización de los activos y la sustitución de los vehículos. Piensa en cómo estás utilizando tus activos y si están afectando negativamente a tus resultados.
6. Presta atención a la utilización de los activos
¿Tienes vehículos que nunca salen a la carretera? Los activos infrautilizados que permanecen en el aparcamiento las 24 horas del día pueden acumular gastos. Considera la posibilidad de vender los vehículos infrautilizados y consolidar tu flota para maximizar la eficiencia y reducir los costes operativos.
El software de gestión de activos te permite evaluar las operaciones, analizar los costes y optimizar la utilización de los activos. Con todos los datos de los costes de explotación en un lugar centralizado, tu equipo puede estar en sintonía para tomar decisiones importantes sobre el tamaño correcto de tu flota.
7. Desarrolla un plan de sustitución de vehículos
Además de la utilización de los activos, puede que descubras en tu software de gestión de flotas que ciertos activos tienen un rendimiento inferior o están constantemente en el taller. Estos activos podrían estar costándote tanto gastos no planificados como un tiempo de inactividad significativo.
La sustitución de vehículos parece increíblemente desalentadora y cara. Mantener los vehículos que necesitan reparaciones constantemente puede ser tentador, pero evitar lo inevitable puede costar miles a largo plazo.
Cuando desarrolles un plan de sustitución de vehículos, considera la posibilidad de actualizar tu flota con vehículos de bajo consumo. Como hemos dicho antes, el combustible es el mayor gasto continuo de tu flota, e invertir ahora en vehículos de bajo consumo puede suponer un enorme ahorro a largo plazo.
Consejo adicional: Utiliza una calculadora de ROI para determinar el retorno de la inversión y el ahorro
La gestión de los costes de tu flota a través de un software de gestión de flotas te ahorra el trabajo de introducir datos y buscar información en hojas de cálculo.
Para determinar el retorno de la inversión (ROI) al utilizar el software de gestión de flotas, utiliza nuestra calculadora de ROI. Consulta los ahorros previstos en función del tamaño de tu flota para elementos como las inspecciones, el tiempo de inactividad de los vehículos y el mantenimiento subcontratado.
La reducción de los costes de explotación es un gran reto siempre presente para los gestores de flotas. Comprueba cómo tu flota puede reducir costes y funcionar de forma más eficiente con el software de gestión de flotas.