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Los gestores de las flotas gubernamentales se enfrentan al reto de controlar calendarios ajustados y presupuestos aún más ajustados. Para mejorar las operaciones y gestionar los gastos, muchas flotas gubernamentales están recurriendo a la tecnología y a las soluciones de software para flotas.
Desafíos de las flotas gubernamentales
No es ningún secreto que los gestores de las flotas gubernamentales suelen trabajar con recursos mínimos. Los fondos limitados y el envejecimiento de los activos son dos de los mayores retos de las flotas municipales y gubernamentales.
Para gestionar los gastos y prolongar la vida útil de los activos, los gestores de las flotas gubernamentales deben ser extremadamente organizados y asegurarse de que los activos están bien mantenidos. Aunque esto parece sencillo, gestionar una flota mediante procesos en papel puede ser difícil.
El uso de papel y hojas de cálculo para gestionar una flota es ineficaz y normalmente desorganizado. Esto no sólo puede conducir a tiempos de inactividad no planificados, sino que también es difícil identificar los problemas generales y mejorar los procesos de gestión.
Muchos gestores de flotas gubernamentales están aprovechando el software para gestionar el mantenimiento interno, hacer un seguimiento de los vehículos y analizar los gastos. El software no sólo ofrece una ubicación central para todos los datos de la flota, sino que muchos procesos pueden automatizarse para que los gestores de flotas puedan dedicar su tiempo a mejorar las operaciones.
Aquí tienes seis consejos de gestión que puedes utilizar para mejorar tu flota gubernamental:
1. Utiliza el software para gestionar el mantenimiento preventivo
Tener un sólido programa de mantenimiento es fundamental para evitar los tiempos de inactividad, gestionar los gastos y prolongar la vida útil de los activos. Dado que la mayoría de las flotas gubernamentales realizan el mantenimiento internamente, depende de tu equipo garantizar que los activos estén en condiciones de funcionamiento.
El mantenimiento es uno de los mayores gastos continuos de cualquier flota, y las flotas gubernamentales deben ser muy cautelosas a la hora de ajustarse a los presupuestos. La mejor manera de controlar los gastos y mantener los vehículos en la carretera es seguir un programa de mantenimiento preventivo (MP).
Desgraciadamente, muchas flotas gubernamentales tienen problemas para cumplir un programa de MP debido a la desorganización de los procesos y a la falta de comunicación. El software de gestión de flotas gubernamentales ofrece a los gestores una solución sostenible para el mantenimiento preventivo.
El software para flotas permite a los gestores crear recordatorios de mantenimiento basados en las lecturas del cuentakilómetros.
La tecnología ofrece una solución sostenible para gestionar el mantenimiento preventivo y reducir el tiempo de inactividad. Un programa de mantenimiento preventivo te permite hacer un ciclo de entrada y salida de los vehículos del taller, garantizando que los activos estén bien mantenidos y que tu equipo de mantenimiento no se vea abrumado por tareas de servicio no planificadas.
2. Agiliza las inspecciones de vehículos
Tu plan de mantenimiento es tan sólido como tu proceso de inspección. Las inspecciones móviles de vehículos no sólo mantienen la seguridad y la conformidad de tus vehículos, sino que son tu primera línea de defensa en el mantenimiento de los activos.
Las inspecciones rutinarias de vehículos, como los Informes Diarios de Inspección de Vehículos (DVIR), ayudan a descubrir los problemas de los vehículos y a garantizar que se realicen las reparaciones. Los formularios de inspección en papel han sido la norma para la mayoría de las flotas municipales, pero resultan ineficaces, consumen mucho tiempo y a menudo son inexactos.
El DVIR electrónico (eDVIR) y las inspecciones digitales ofrecen una forma sencilla de comunicar y resolver rápidamente los problemas de tu flota. Dado que la gestión de la flota gubernamental suele implicar la gestión de una variedad de activos, los formularios de inspección digital pueden personalizarse para adaptarse a las necesidades de cada tipo de activo.
Las inspecciones móviles son rápidas y minuciosas, y emplean el uso de clics y deslizamientos en una aplicación móvil. Los conductores pueden subir fotos y hacer comentarios para transmitir mejor los problemas del vehículo.
Las inspecciones pueden realizarse prácticamente en cualquier lugar, y los gestores de flotas reciben una notificación instantánea de cualquier fallo para poner en marcha el proceso de inspección. En lugar de esperar a que una pila de DVIR en papel llegue a tu mesa, puedes adoptar un enfoque proactivo para gestionar las inspecciones y el mantenimiento.
3. Aprovecha los datos telemáticos
Una flota gubernamental está constantemente repartida por el mapa. Como gestor de flotas, es importante saber siempre dónde están tus activos y controlar su uso.
La supervisión de tus activos mediante dispositivos telemáticos proporciona una visibilidad completa de la flota, ayudándote a comprender mejor el comportamiento de los conductores y la utilización de los activos. Los dispositivos telemáticos también pueden proporcionar una gran cantidad de datos de la flota que puedes aprovechar para mejorar sus operaciones.
Emparejar tu dispositivo telemático con el software de gestión de flotas te permite extraer automáticamente las actualizaciones de los cuentakilómetros en una ubicación central. En lugar de esperar las actualizaciones de los conductores, puedes sincronizarlas automáticamente con un solo clic, lo que te ayudará a gestionar mejor los recordatorios de servicio.
Los dispositivos telemáticos también envían códigos de diagnóstico de problemas (DTC) y alertas de fallos del motor al software de gestión de flotas, lo que te garantiza el conocimiento inmediato de los problemas más importantes. Todos los DTC se registran en un informe, lo que te permite ver las tendencias de mantenimiento en toda tu flota.
4. Mejora la utilización de los activos y la sustitución de los vehículos
Los vehículos de las flotas gubernamentales son algunos de los más caros del sector de las flotas en general, debido a sus características altamente especializadas. Debido a los ajustados presupuestos, también se sustituyen con menos frecuencia.
Sacar el máximo provecho de tus activos es esencial para el resultado final de tu flota, y la mejor manera de maximizar el retorno de la inversión (ROI) es controlar la utilización de los activos.
El software para flotas hace un seguimiento automático de los contadores y el kilometraje, lo que te permite optimizar la utilización de los activos. Supervisar tus activos te ayuda a determinar si tienes vehículos infrautilizados que puedes vender para obtener un beneficio o si necesitas presupuestar vehículos adicionales en los próximos años.
Prestar atención al uso de los vehículos también ayuda a determinar una tarea mucho más intimidante: la sustitución de vehículos.
Debido a los estrictos presupuestos, los vehículos de la flota gubernamental no se sustituyen lo suficiente. Aunque esto es comprensible, los vehículos que permanecen en funcionamiento más tiempo del necesario o de la seguridad pueden causar problemas importantes a largo plazo.
A medida que el rendimiento de los activos disminuye en los vehículos más antiguos, los costes de reparación aumentan. La tecnología de flotas proporciona los datos adecuados en informes de fácil lectura para ayudarte a determinar el mejor curso de acción cuando se trata de la sustitución de vehículos.
También es importante mirar siempre hacia el futuro. Las tendencias de utilización y los costes actuales pueden darte una mejor idea de cómo funcionará tu flota en el futuro, a medida que los vehículos eléctricos y autónomos se conviertan en la corriente principal.
Examina tu presupuesto actual y piensa en el impacto que los vehículos eléctricos pueden tener en tu cuenta de resultados en lo que respecta a la sustitución y el mantenimiento de los activos, para asegurarte de que estás preparado para el cambio en los próximos años.
5. Calcula el verdadero coste total de la propiedad
Como hemos subrayado, la gestión de los costes es uno de los aspectos más cruciales de cualquier flota gubernamental. Conocer el verdadero coste total de propiedad (TCO) de tu flota te permite comprender mejor tu ROI y tomar decisiones basadas en datos sobre tus activos.
Aunque el cálculo del CTP de tu flota parece desalentador, el software de gestión de flotas elimina las conjeturas y los cálculos. El CTP se calcula automáticamente a partir de todos los datos introducidos de la flota para proporcionar una visión tanto de alto nivel como granular de los costes de funcionamiento de tu flota.
Al aprovechar el TCO de tu flota, puedes desglosar los costes por servicio, combustible y otros aspectos de tu flota. De este modo, puedes ver a dónde va tu dinero y asignar mejor los fondos en el futuro.
6. Informa de las métricas que importan
Los gestores de flotas de la administración pública tienen una cantidad ingente de datos que cribar. Una gran ventaja del software de gestión de flotas es su capacidad para eliminar la introducción manual de datos y generar automáticamente informes personalizados sobre casi cualquier métrica de la flota que necesites controlar.
Aprovechar los informes de la flota proporciona una valiosa visión de los costes operativos, la utilización de los activos y las métricas de mantenimiento. Disponer de una ubicación central para todos los datos de la flota te proporciona una visión completa de los datos pasados y actuales para analizar las operaciones.
Cuando se trabaja en el sector público, todas las decisiones presupuestarias importantes deben ser aprobadas por el departamento de contabilidad y la dirección. Para agilizar este proceso, los informes de la flota se pueden descargar fácilmente para enviarlos a todos los responsables.
Tener una visión completa de los datos de tu flota te asegura que estás operando al máximo rendimiento y tomando las mejores decisiones para tu presupuesto.