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Gestionar una flota de obras públicas puede ser un reto, dada la gran variedad de activos y equipos que hay que mantener para mejorar las infraestructuras locales y nacionales. Para obtener una visión completa de los activos y controlar de cerca las operaciones, muchas flotas de obras públicas están recurriendo a la tecnología y al software de gestión de flotas.
Automatización de la gestión de flotas de obras públicas
Uno de los mayores retos de la gestión de flotas de obras públicas es maximizar el tiempo de actividad de los activos para cumplir los plazos de los proyectos. Para mantener la productividad y maximizar el tiempo de actividad, las flotas deben contar con un sistema de gestión que permita seguir y gestionar los vehículos en tiempo real.
Por desgracia, muchas flotas de obras públicas siguen utilizando métodos anticuados de gestión de flotas, como hojas de cálculo, que no proporcionan visibilidad en tiempo real del estado de la flota y la utilización de los activos. Esto puede llevar a tiempos de inactividad no planificados y a una menor eficiencia en las operaciones.
Para gestionar el mantenimiento, hacer un seguimiento de los activos en tiempo real y controlar los costes, muchas flotas de obras públicas están aprovechando el software de gestión de flotas. El uso de un software centralizado, basado en la nube, automatiza los procesos y elimina horas de introducción manual de datos, lo que te da más tiempo para centrarte en la toma de decisiones y la comunicación con tu equipo.
A continuación, detallamos algunas de las mejores prácticas para gestionar una flota de obras públicas.
1. Realiza inspecciones electrónicas de los vehículos
Como los activos suelen estar repartidos por las obras, mantenerse al día de su estado y rendimiento puede ser un reto. Para detectar rápidamente los problemas y evitar tiempos de inactividad imprevistos, es importante realizar inspecciones rutinarias de los vehículos.
Las inspecciones de vehículos en papel se utilizan habitualmente en las obras públicas, pero pueden ser ineficaces y dar lugar a problemas. Los conductores y operarios consideran que los formularios de inspección en papel consumen mucho tiempo y a menudo los pasan por alto sin realizar inspecciones exhaustivas. Los formularios en papel también se pierden o se estropean antes de que los gestores de la flota puedan verlos, lo que hace que los problemas pasen desapercibidos durante mucho tiempo.
Proporcionar a tu equipo una solución de inspección electrónica de vehículos les permite realizar inspecciones rápidas y exhaustivas. Los operarios completan las inspecciones en una aplicación móvil y los resultados se cargan inmediatamente. Los gestores de la flota pueden ser alertados al instante de cualquier problema descubierto en la inspección móvil para poner en marcha el proceso de mantenimiento.
Como las flotas de obras públicas trabajan con una gran variedad de activos y equipos, los formularios de inspección electrónicos pueden adaptarse a las necesidades de cada uno de ellos. Los formularios de inspección electrónicos también aportan más claridad al permitir a los operarios cargar fotos y comentarios con sus inspecciones.
Las inspecciones pueden completarse en cualquier lugar del campo, eliminando las brechas de comunicación entre el lugar de trabajo y la oficina. En lugar de esperar a que los conductores entreguen los formularios de inspección en mano, las inspecciones se registran en un sistema organizado y los gestores de la flota reciben los resultados inmediatamente para realizar un seguimiento y una gestión proactivos de los problemas de los vehículos.
2. Crea recordatorios de servicio para estar al día con el mantenimiento preventivo
La mejor defensa es un buen ataque, ¿verdad? Garantizar el mantenimiento adecuado de tus activos reduce el tiempo de inactividad no planificado y mantiene tu flota funcionando sin problemas. Cuando se trata de la gestión de flotas, los programas de mantenimiento preventivo (MP) son tu primera y mejor línea de defensa contra los tiempos de inactividad.
Algunas flotas de obras públicas tienen dificultades para mantener sus programas de mantenimiento preventivo debido a la falta de organización. Si gestionas las tareas de MP en hojas de cálculo ineficaces o en calendarios de papel, tus técnicos pueden retrasarse en el mantenimiento, lo que provoca tiempos de inactividad no planificados y costosas reparaciones en el futuro.
Utilizar un software para gestionar el programa de mantenimiento preventivo de tu flota es la mejor manera de garantizar que no te retrasas en las tareas. Al establecer recordatorios de servicio en el software de gestión de flotas, tu equipo puede recibir notificaciones basadas en las lecturas del cuentakilómetros o en las horas de servicio para que se les recuerde cuándo debe realizarse el servicio.
Los operarios pueden actualizar las lecturas del cuentakilómetros y los intervalos de horas del motor a través de una aplicación móvil, o puedes emparejar tu dispositivo telemático con el software de gestión de flotas para recibir actualizaciones instantáneas. En lugar de que tus operarios realicen un seguimiento manual de las lecturas (lo que a menudo puede dar lugar a errores), un software automatiza el proceso para garantizar que se realicen las tareas a tiempo.
3. Optimiza la gestión del inventario
Trabajar con una gran variedad de vehículos y equipos de obras públicas significa que tu equipo de mantenimiento maneja una gran cantidad de piezas de repuesto. Tener un sistema de inventario organizado garantiza que tus técnicos tengan las piezas adecuadas cuando las necesiten. Una flota de obras públicas no puede permitirse el lujo de que se agoten las existencias de piezas mientras se cumplen los plazos.
La mejor manera de hacer un seguimiento de los niveles de inventario, controlar el uso y evitar costes de inventario innecesarios es controlar tu inventario con un sistema basado en la web. El software de gestión de flotas te permite actualizar los niveles de inventario con facilidad y activar las notificaciones de reordenación de los artículos con pocas existencias. Las alertas de reordenación garantizan que pidas las piezas antes de que las necesites, lo que te ayuda a evitar elevados gastos de envío urgente.
La supervisión del inventario de tu flota en un software centralizado registra automáticamente el historial de pedidos y controla los gastos, lo que te permite seguir y analizar los costes de inventario para asegurarte de que te mantienes dentro del presupuesto de tu flota. Si te mantienes organizado, tu flota de obras públicas puede reducir el gasto en piezas y asegurarse de que los vehículos no están en el taller esperando la pieza adecuada para las reparaciones.
4. Controla la utilización de los activos y alarga la vida útil de los vehículos
La reparación de infraestructuras y la realización de trabajos en las carreteras pueden ser muy duras para tus activos. Dado que los equipos de obras públicas son algunos de los vehículos de flota más caros del sector, controlar de cerca el rendimiento y la utilización de los activos te asegura sacar el máximo provecho de ellos.
Hacer un seguimiento exhaustivo de la utilización de los activos es fundamental para mejorar los resultados de tu flota y prolongar la vida útil de tus activos. El seguimiento de métricas como el kilometraje medio por día y el historial de servicio te permite tomar las medidas adecuadas para salvaguardar la salud de los activos.
El software de gestión de flotas recopila automáticamente datos de utilización históricos y en tiempo real para que puedas tomar las mejores decisiones sobre el mantenimiento y el uso de tus activos. Los informes configurables de la flota proporcionan información sobre el mantenimiento y el rendimiento de los activos, asegurando que tengas una visión completa de la salud general de tu flota.
Los informes de utilización ayudan a los gestores de flotas a prever futuras reparaciones, así como a predecir los plazos de sustitución de los vehículos. Cuando tienes que lidiar con presupuestos ajustados, crear una estrategia de flota sostenible y supervisar los activos de forma proactiva es la mejor manera de controlar los costes y garantizar que aprovechas al máximo tus activos.
5. Aprovecha el software para calcular el coste total de propiedad
Trabajando en el sector de las obras públicas, estás familiarizado con los presupuestos ajustados, pero el seguimiento de los gastos puede ser un reto sin una visibilidad completa de los datos. Pasar horas haciendo números en hojas de cálculo es ineficaz y puede dar lugar a informes inexactos.
Para tener una visión clara de tus gastos, el software de gestión de flotas te permite calcular automáticamente el verdadero coste total de propiedad (TCO) de tu flota para ofrecer una visión clara y granular de los gastos de tu flota.
Todos los datos de la flota, desde los costes variables, como el mantenimiento y el combustible, hasta los costes fijos, como los impuestos y los costes de los seguros, pueden almacenarse y seguirse en tu software de gestión de flotas. A partir de estos datos, puedes ver y compartir informes fáciles de leer para tomar decisiones basadas en datos para tu flota de obras públicas.
Determinar el TCO de tu flota de obras públicas es una de las mejores formas de entender y controlar tus operaciones generales y tomar las mejores decisiones sobre cada aspecto de tu flota.