A medida que tu flota aumenta de tamaño, incluso las tareas más sencillas de gestión de flotas pueden llegar a consumir mucho tiempo y ser agotadoras. Lo que puede ser manejable con uno o dos vehículos se convierte rápidamente en algo abrumador. Sin embargo, el mantenimiento adecuado de tu flota y el control de cada detalle mediante procesos estructurados pueden ahorrarte tiempo, dinero y muchos dolores de cabeza. Con los procesos adecuados, puedes convertir una tarea exhaustiva en una máquina bien engrasada.
No importa el tamaño de tu flota, estas cinco herramientas de gestión de flotas pueden ayudarte a convertirte en un gestor de flotas más eficiente y productivo:
- Registros bien organizados. Mantener tus archivos e informes organizados en tu sistema informático o en un archivador puede ayudarte a acceder rápidamente a todo lo que necesitas en el día a día. Tener los vehículos de tu flota numerados uniformemente también ayuda a archivar. Una de las mejores prácticas es utilizar los últimos cinco dígitos del VIN del vehículo. Dado que los fabricantes utilizan los números VIN para rastrear detalles específicos de cada vehículo, esto facilita la búsqueda de piezas e información del vehículo.
- Coloca una pizarra de borrado en seco en tu oficina para ayudarte a encontrar referencias rápidas, como qué vehículos están en el taller, en el concesionario, en la carretera, etc. La pizarra también se puede utilizar para tomar notas rápidas sobre un problema del vehículo que puedes ver de un vistazo a lo largo del día.
- Establece avisos en el calendario electrónico antes del mantenimiento programado y para recordar las renovaciones, seguro e inspecciones. De este modo, te asegurarás de ser proactivo en lugar de reactivo. Los retrasos en el mantenimiento, el registro, el seguro y la inspección pueden suponer grandes costes y tasas que no están contempladas en tu presupuesto.
- Línea de comunicación abierta. Después de formar a tus conductores para que estén atentos a los problemas del vehículo, es vital que te mantengas en contacto con ellos a diario. Debes asegurarte de que te transmitan información para mantener tu flota en la carretera en lugar de en el taller. Esto requiere una línea de comunicación abierta entre tú y tus conductores. Ya sea a través de un control diario por teléfono o un informe rápido por correo electrónico u otra herramienta, esa comunicación bidireccional es la clave para un proceso sin problemas.
- Gestión de flotas / sistema de seguimiento por GPS. Hay un sinfín de razones para tener un sistema sólido de gestión de flotas y de seguimiento por GPS para tu flota, aparte de simplemente controlar a los conductores. El software de gestión de flotas y la implementación del seguimiento por GPS te permitirán hacer un seguimiento de los hábitos de conducción, las compras de combustible y el ahorro de combustible, la ubicación de los vehículos, el mantenimiento programado y las renovaciones (proporcionando más ayuda en muchos de los puntos mencionados anteriormente), las lecturas del ordenador de a bordo y mucho más.