Índice
El seguimiento de las métricas de rendimiento para comparar los datos actuales con el rendimiento pasado es un componente crítico en la gestión de una flota de vehículos. Además de sus muchas otras tareas diarias para que todo funcione sin problemas, los gestores de flotas deben realizar un seguimiento activo de las métricas de rendimiento de sus flotas de vehículo.
Sigue leyendo para saber cuáles son las métricas o KPIs (Key Performance Indicators) más importantes que hay que controlar y cómo benefician al rendimiento de tu flota.
¿Qué son los indicadores clave de rendimiento (KPI)?
Los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) son los indicadores más relevantes acerca del progreso hacia un resultado previsto; como tal, son una parte crucial de un plan de gestión financiera para tu flota de vehículos. Los KPI proporcionan un enfoque para la optimización operativa, crean una base analítica para la toma de decisiones y ayudan a centrar la atención en lo que más importa. La implementación de los mismos es una parte esencial de un buen enfoque de gestión, ya que te permiten medir el presente con respecto al pasado para proyectar el rendimiento futuro de tu flota.
¿Por qué son importantes los KPI de gestión de flotas?
Estar atento a los KPI de gestión de flotas y de rendimiento de los conductores beneficia a tu flota de varias maneras:
- Identificar el uso anormal de los vehículos: ¿Hay algún activo de la flota que esté consumiendo el doble de combustible y gastos de mantenimiento que otros vehículos similares? Es posible que se esté utilizando de forma anormal, por ejemplo, conduciendo «fuera de horario» para hacer recados personales. El seguimiento de las métricas de mantenimiento y costes puede ayudar a los gestores de flotas a identificar cuándo un activo vehicular se sale de los patrones normales de uso.
- Detección de posibles problemas de seguridad: La información sobre aceleración y desaceleración puede revelar malos hábitos de conducción que aumentan el riesgo de colisión, mientras que los informes de reparación pueden identificar problemas constantes con ciertos vehículos, como neumáticos que no se sustituyen con la frecuencia suficiente, sistemas de frenos que se desgastan más rápido de lo que deberían y otros problemas relacionados con la seguridad.
- Creación de eficiencia de costes: El seguimiento de las métricas de la flota a gran escala puede ayudar a los gestores de flotas a encontrar oportunidades para reducir costes, como la planificación del mantenimiento y/o las sustituciones de los vehículos. La programación del mantenimiento de los activos de los vehículos para centrarse en la prevención de los problemas en lugar de confiar en un enfoque de reparación puede ser particularmente eficaz en la creación de eficiencias de costes.
- Satisfacer a los clientes: Tanto si tu flota transporta a los trabajadores a un lugar de trabajo específico como si lleva carga a los clientes, es imperativo que los vehículos y su contenido lleguen a tiempo. El seguimiento de los indicadores clave de rendimiento de la gestión de flotas puede ayudar a garantizar que los conductores no tomen desvíos innecesarios para que las entregas y las llamadas de servicio se completen a tiempo.
Estas son sólo algunas de las razones por las que los gestores de flotas necesitan hacer un seguimiento de los KPI de su flota. Ahora, ¿qué métricas de rendimiento debes seguir como gestor de flotas?
Métricas de una flota de vehículos
KPIs de rendimiento y operaciones del conductor que debe seguir
KPI #1: Encendido y apagado del motor
Unos buenos tiempos de arranque y parada del motor se traducen en eficiencia y cumplimiento de los horarios. Cuando los conductores arrancan sus vehículos demasiado tarde, pueden retrasarse y tener que apresurarse, lo que puede conducir a mayores riesgos en la carretera.
Por ejemplo, nunca es buena idea poner en marcha un motor cuando está cerca de mercancías inflamables o peligrosas. Tus conductores deben ser educados sobre estos peligros para evitar situaciones potencialmente mortales. La utilización de un sistema de seguimiento de motores por GPS para supervisar cuándo se están cargando o descargando mercancías peligrosas garantiza que tus compañeros siguen los protocolos de seguridad en tales situaciones, lo que puede tener un efecto significativo en los acuerdos de servicio.
KPI #2: Exceso de velocidad
La velocidad de conducción es otra forma de comprobar la seguridad y el cumplimiento por parte de los conductores; pero, ¿cómo puedes supervisar los hábitos de exceso de velocidad de forma remota? Un método es instalar dispositivos que te avisen cuando los vehículos de tu empresa superen el límite de velocidad que hayas establecido. Con la ayuda del seguimiento por GPS, podrás cotejar el exceso de velocidad de cada conductor con los datos del GPS con una base de datos de mapas con información sobre los límites de velocidad. A continuación, podrás comparar los datos de velocidad registrados por el GPS con los límites de velocidad establecidos, lo que te permitirá realizar un seguimiento preciso de las infracciones de velocidad y aumentar las prácticas de conducción segura.
KPI #3: Aceleración y frenado brusco
Con un sistema de seguimiento por GPS, los gestores de flotas pueden supervisar la capacidad de aceleración o desaceleración (frenado) rápida de los conductores para determinar si son un peligro imprudente y peligroso en el tráfico. Además, las aceleraciones y frenadas bruscas también contribuyen al desgaste del vehículo. El seguimiento de esta métrica en particular ofrece una visión global de cada combinación de conductor y vehículo.
KPI #4: Ralentí
Algunos conductores dejan los vehículos al ralentí durante más tiempo del previsto. Al reducir el ralentí excesivo, puede maximizar la eficiencia del combustible y reducir la huella de carbono de los vehículos de tu empresa. Por otro lado, un mal seguimiento del tiempo de ralentí reduce tu ROI. El seguimiento de este KPI es un beneficio para usted, su empresa y el planeta.
KPI #5: Cumplimiento de la ruta
Debes saber si tus conductores respetan las rutas designadas. Comparar la ruta que sigue un conductor con una ruta optimizada te ayuda a identificar a los conductores que realmente se pierden de los que se desvían intencionadamente de la ruta para hacer recados personales. Con el software de seguimiento por GPS, te resultará fácil controlar el despilfarro de tus conductores para poder corregirlo cuanto antes.
KPI #6: Cumplimiento de la seguridad vial
El hecho de que nadie esté vigilando puede obligar a algunos conductores a hacer caso omiso de las normas de tráfico. Mientras que las métricas mencionadas anteriormente se refieren a cuestiones que pueden afectar directamente a la productividad, este KPI en particular tiene un efecto dominó en otros aspectos de tu flota y de tu empresa. Por ejemplo, si los conductores infringen las normas de tráfico, podrían hacer que el gobierno impusiera multas al conductor y al vehículo. El incumplimiento de las normas de circulación también podría provocar choques que podrían dejar el vehículo destrozado, o podrías tener que pagar indemnizaciones a las víctimas de lesiones tras un accidente.
El seguimiento del cumplimiento de las normas de seguridad vial por parte del conductor con soluciones de seguimiento por GPS puede salvar a tu empresa de un desastre financiero. Un error aparentemente pequeño puede afectar negativamente a tu compañía por los costes de los accidentes, las lesiones y la responsabilidad civil, por no mencionar el daño a tu reputación. En algunos casos, estos incumplimientos pueden costarle todo tu negocio.
Aunque te resulte fácil calcular los costes directos, incluidos los pagos del seguro y la reparación de los vehículos, puede que te cueste hacer lo mismo con los costes indirectos, como los informes de accidentes o el tiempo y el dinero invertidos en pleitos.
KPIs de eficiencia operativa de la flota
KPI #7: Coste total de propiedad del vehículo (TCO)
Se trata de una métrica agregada que combina el coste inicial de un vehículo, su consumo de combustible, su mantenimiento y todos los demás costes relacionados con la propiedad y el uso del vehículo, incluidos los impuestos, las licencias, las tasas de almacenamiento, etc. para la empresa a lo largo del tiempo. El seguimiento del TCO o Total Cost of Ownership de los activos individuales de la flota y su comparación con los ingresos que generan puede ser crucial para que los gestores de las flotas identifiquen oportunidades para crear eficiencias de costes.
KPI #8: Costes de sustitución de vehículos
Con el tiempo, incluso los vehículos mejor mantenidos acabarán necesitando ser sustituidos. El seguimiento de este KPI revelará cuánto se gasta en la sustitución de vehículos cada año, lo que es esencial para crear un presupuesto de operaciones de flota fiable y preciso en el futuro.
KPI #9: Utilización de los vehículos
¿Cuánto valor genera cada vehículo para la organización? ¿Cuál es el tiempo de actividad de cada vehículo? La utilización de los vehículos es un KPI importante para medir el valor que cada activo de la flota aporta a la organización en su conjunto. Sin embargo, la utilización puede significar cosas diferentes para distintos vehículos. Por ejemplo, la utilización de un semirremolque puede depender del total de kilómetros recorridos, mientras que la utilización de una grúa de construcción puede depender del número de cargas que mueve en un día.
KPI #10: Cumplimiento del horario
¿Cómo se adhieren los conductores a los horarios de conducción que se les da? Ser capaz de rastrear los incidentes en los que los conductores se salen de su ruta planificada o comienzan sus turnos con retraso puede ayudar a los gestores de flotas a evitar que las operaciones se retrasen.
KPI de mantenimiento de la flota
KPI #11: Averías totales de vehículos
Las averías de los vehículos, en las que los vehículos de la flota sufren un fallo inesperado y no pueden seguir operando con seguridad, deben evitarse siempre que sea posible. Un alto índice de averías de vehículos podría ser un indicio de que el plan de mantenimiento actual de la flota es insuficiente y debe ser modificado. Los gestores de flotas deben hacer un seguimiento de los incidentes de avería y tratar de determinar la causa para poder prevenir estas interrupciones.
KPI #12: Inventarios de piezas de vehículos
¿Qué piezas se utilizan con más frecuencia durante las revisiones de mantenimiento de los vehículos? El seguimiento de los inventarios de piezas y los patrones de uso en el mantenimiento es crucial para garantizar un mantenimiento rápido, eficiente y consistente de los vehículos. Al hacer un seguimiento del inventario de piezas y de los patrones de uso, los gestores de flotas pueden asegurarse de tener siempre los tipos y las cantidades correctas de piezas a mano para el mantenimiento de sus vehículos, y evitar tener que hacer pedidos de emergencia que generen retrasos y gastos adicionales.
KPI #13: Tiempo medio de inactividad por mantenimiento
¿Cuánto tiempo pasan los vehículos «en el taller» para las reparaciones? Tanto si utilizas equipos de mantenimiento de flota internos como si subcontratas las reparaciones a un taller externo, es importante asegurarse de que puedes minimizar el tiempo de inactividad por reparaciones. Un vehículo parado en el taller no te genera valor.
KPI #14: Códigos de diagnóstico del vehículo generados
La mayoría de los vehículos fabricados en los últimos 20 años tienen sistemas de diagnóstico a bordo que pueden detectar varios problemas con el vehículo y generar códigos de diagnóstico para alertar a los técnicos de mantenimiento sobre esos problemas. El seguimiento de la frecuencia de los códigos generados y de los códigos que se generan puede ayudar a los gestores de flotas a identificar los problemas de mantenimiento específicos de su flota de vehículos actual.
Seguimiento de tu flota de vehículos
Como has podido ver hay una gran cantidad de métricas de rendimiento de la flota para su correcto seguimiento, y no siempre es fácil reunir los datos que uno necesita para obtener un informe preciso para cada métrica. Aquí es donde las soluciones de seguimiento de flotas de vehículos pueden ayudar y mucho.
El software de seguimiento de flotas facilita el seguimiento de las métricas más importantes de la gestión de flotas para que puedas dedicar menos tiempo a cotejar datos y más a entenderlos y crear eficiencias de costes.