Índice
La tecnología ha mejorado diversos sectores al agilizar las tareas y ayudar a la colaboración, y la gestión de flotas no es una excepción. Muchas organizaciones están viendo el valor de aprovechar las aplicaciones de mantenimiento de flotas de vehículos para automatizar los flujos de trabajo, gestionar el servicio a distancia y hacer un seguimiento de los costes de reparación.
1. Movilidad
La gestión del mantenimiento con una flota dispersa puede ser frustrante cuando se depende del papel y de procesos anticuados. Las aplicaciones de mantenimiento de flotas de vehículos eliminan los cuellos de botella de la comunicación al conectarte con tus conductores sin importar dónde estén.
Aprovechar una aplicación móvil para ayudar a gestionar el mantenimiento proporciona una visión completa del estado de los activos, las necesidades de reparación y los costes relacionados. Los usuarios pueden registrar y cargar información crítica, como los fallos en las inspecciones y el progreso de las reparaciones, en tiempo real, para mantenerte informado de la salud de tu flota.
Los procesos de gestión de la flota se pueden gestionar a través de tu smartphone o tableta. En lugar de esperar a volver a la oficina o jugar a llamar por teléfono a tus conductores, puedes gestionar las operaciones desde cualquier lugar para reducir el tiempo de inactividad.
2. Una aplicación web sincronizada
No hay duda de que las aplicaciones de mantenimiento de flotas de vehículos son estupendas para hacer un seguimiento de los activos sobre la marcha, pero es igualmente importante que tu aplicación se sincronice con una base de datos de software segura. Como gestor de flotas, a menudo gestionas las operaciones desde tu ordenador. Toda la información de la aplicación debe sincronizarse con tu ordenador en tiempo real.
El software de gestión de flotas te permite seguir y gestionar todos los datos de la flota cargados desde los dispositivos móviles de tu equipo. Los gestores de flotas pueden ver la información de la flota de un vistazo en un panel configurable, y enviar y recibir datos de mantenimiento para maximizar la productividad.
3. Herramientas de comunicación
Mantener una comunicación constante con tu equipo es fundamental para realizar las tareas, pero recibir actualizaciones periódicas de tu equipo puede ser difícil mientras están en la carretera. Cuando tú y tu equipo no estáis en la misma página, las instrucciones pueden ser malinterpretadas, provocando errores.
Las aplicaciones de mantenimiento de vehículos de flota fomentan la colaboración y mejoran la claridad al permitir que los usuarios comenten prácticamente cualquier elemento. Por ejemplo, los conductores pueden añadir comentarios y fotos a las inspecciones de los vehículos para comunicar mejor los problemas. Esto permite entender claramente el problema en cuestión y desarrollar el mejor plan de acción en relación con el mantenimiento.
También puedes dejar comentarios dentro de las órdenes de trabajo de mantenimiento para proporcionar instrucciones claras a tus técnicos de mantenimiento. Proporcionar tantos detalles como sea posible garantiza que tus mecánicos completen las reparaciones con precisión y a tiempo.
4. Facilidad de uso
Uno de los aspectos más importantes a la hora de elegir una aplicación de mantenimiento de vehículos de flota es asegurarse de que sea intuitiva y sencilla de usar. Aunque algunos gestores de flotas pueden estar preocupados por la dificultad de adoptar un software de gestión de flotas, las mejores soluciones son fáciles de usar y ofrecen un excelente soporte.
5. Permisos y restricciones
Independientemente del número de miembros del equipo que tengas, todos deben poder estar conectados en tu aplicación de mantenimiento de vehículos de flota. Elegir una aplicación que ofrezca usuarios ilimitados garantiza que todos los miembros de tu equipo puedan colaborar.
Dado que tus equipos internos tienen diferentes áreas de interés, la creación de niveles de permiso específicos para cada trabajo te permite adaptar la aplicación de cada miembro del equipo para incluir sólo lo que es relevante para su función. Los gestores de la flota pueden controlar quién puede acceder, editar y eliminar elementos, así como controlar el estado de administrador para añadir usuarios, crear informes y supervisar la facturación.
6. Flujos de trabajo de mantenimiento
Mantener a tu equipo sincronizado es la clave para llevar a cabo el mantenimiento de forma eficiente, pero muchos gestores de flotas luchan por desarrollar y mantener un proceso eficaz de gestión del mantenimiento.
Las mejores aplicaciones de mantenimiento de vehículos de flota te permiten automatizar las tareas de mantenimiento y crear flujos de trabajo naturales que mejoran la productividad de los técnicos. Las apps de mantenimiento de vehículos te permiten adoptar una postura proactiva en el mantenimiento para evitar tiempos de inactividad y gastos innecesarios.
Para estar al tanto de las tareas de mantenimiento preventivo, los gestores de flotas pueden crear recordatorios de servicio basados en el kilometraje o en intervalos de horas. Los conductores pueden ver en la aplicación de mantenimiento de su vehículo cuándo se deben realizar las próximas revisiones para estar al tanto de las reparaciones.
Los gestores de flotas también pueden crear y hacer un seguimiento de las órdenes de trabajo para controlar el progreso y ver las partidas detalladas. Aprovechar una solución móvil no sólo te permite comunicarte sin problemas con tu equipo, sino que también te mantiene informado de la productividad del taller y de todos los gastos en tiempo real.
7. Formularios electrónicos de inspección de vehículos
Además de automatizar los flujos de trabajo para mejorar tu proceso de mantenimiento, tu equipo debería realizar inspecciones rutinarias de los vehículos para controlar el estado de los activos y descubrir cualquier problema de mantenimiento.
Aprovechar una aplicación de mantenimiento de vehículos de flota permite a tus conductores realizar inspecciones, como los Informes de Inspección de Vehículos de Conductores (DVIR), para identificar los problemas del vehículo y mantener el cumplimiento. Mediante clics y deslizamientos, los conductores pueden realizar inspecciones minuciosas, añadir comentarios o fotos y cargar al instante los resultados en la aplicación.
En lugar de esperar días o semanas por los resultados de las inspecciones, los gestores de flotas reciben una notificación instantánea de cualquier fallo en la inspección para empezar a solucionar los problemas e iniciar el mantenimiento. Los gestores de flotas pueden vincular los fallos de las inspecciones con los problemas y las órdenes de trabajo para mantener una pista de auditoría de las reparaciones.
8. Historial de servicio exhaustivo
Lo que diferencia a una gran solución de gestión de flotas del resto es la capacidad de aprovechar los datos históricos para mejorar las operaciones presentes y futuras. Además de hacer un seguimiento del mantenimiento en tiempo real, las aplicaciones de mantenimiento de flotas de vehículos mantienen un registro completo del historial de servicio para que puedas consultarlo en cualquier momento.
Controlar el historial de servicio a través de los informes de mantenimiento de los vehículos te permite identificar los problemas recurrentes de los vehículos y los patrones generales de tu flota. Detectar tendencias de reparación y otros problemas en el historial de servicio te permite desarrollar estrategias para afinar tu proceso de mantenimiento.
9. Aprobaciones electrónicas en talleres de terceros
Muchas flotas subcontratan sus tareas de mantenimiento debido al coste o a la falta de instalaciones. Aunque la subcontratación de proveedores externos puede ahorrarle dinero a tu flota, la gestión de las aprobaciones de las reparaciones y la facturación puede llevar mucho tiempo y, a menudo, provocar tiempos de inactividad.
En lugar de jugar al teléfono con los mecánicos y calcular manualmente los costes de las reparaciones, la mejor aplicación de mantenimiento de flotas de vehículos agiliza la gestión de las órdenes de reparación.
10. Integraciones con otras soluciones para flotas
Muchas flotas utilizan dispositivos GPS o telemáticos para hacer un seguimiento de los vehículos y gestionar las rutas, pero las herramientas telemáticas también proporcionan una gran cantidad de datos sobre los vehículos que puedes aprovechar en tu estrategia de mantenimiento de flotas.
Como gestor de flotas, a menudo estás lejos de tu ordenador. Emparejar tu sistema telemático con una aplicación de mantenimiento de flotas de vehículos proporciona la máxima visibilidad de todos los datos de tu flota, estés donde estés. Esto no sólo te mantiene informado del estado de los activos, sino que también te permite tomar decisiones de mantenimiento basadas en datos en tiempo real y automatizar los recordatorios de mantenimiento preventivo.
Las herramientas telemáticas proporcionan métricas en tiempo real, como las lecturas del cuentakilómetros, los códigos de problemas de diagnóstico (DTC) y el estado del vehículo. Aprovechar los datos telemáticos en tu software de gestión de flotas te permite automatizar los flujos de trabajo, determinar el coste por kilómetro en función de la geolocalización y mantener una visión completa de las operaciones de la flota.
11. Seguimiento de los gastos y cálculo del coste total de propiedad
El mantenimiento es uno de los mayores gastos continuos, por lo que el seguimiento y el control de los costes es esencial para mantener el éxito de la flota. El seguimiento del mantenimiento en un software de gestión de flotas centralizado te permite ver todos los costes asociados a las reparaciones en informes configurables de fácil lectura.
Aunque calcular el coste total de propiedad (TCO) puede parecer imposible cuando se utilizan métodos de gestión anticuados, gestionar todos los datos de la flota en una app de mantenimiento de vehículos te permite calcular automáticamente el TCO en tiempo real para tomar decisiones basadas en datos que mejoren tu presupuesto.
12. Una aplicación de mantenimiento de flotas que lo tiene todo
Ahora que hemos cubierto todas las características esenciales de una sólida aplicación de mantenimiento de vehículos de flotas, puede que te preguntes cómo puedes implementar estas soluciones en tu proceso de gestión de flotas.