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Algunas organizaciones tienen dificultades para mantener una visibilidad óptima de la flota y controlar el estado de los activos y los gastos en tiempo real. Aprovechar un software de gestión de flotas colaborativo proporciona una visión completa de la flota para que puedas tomar decisiones basadas en datos para mejorar las operaciones.
Obtener visibilidad e información de la flota
Mantener la visibilidad de la flota es uno de los aspectos más importantes de la gestión de flotas, pero a menudo puede ser un reto para muchos gestores de flotas. El uso de sistemas anticuados, como las hojas de cálculo y el papel, no proporciona una visión en tiempo real del funcionamiento de tu flota, lo que puede dar lugar a ineficiencias, tiempos de inactividad y malas decisiones sobre los gastos.
El uso de una solución de software colaborativo te permite obtener una visión de la flota mediante el control de la salud y los gastos de los activos y la colaboración con tu equipo en las tareas de mantenimiento. Al gestionar todo en una plataforma integral, puedes ver fácilmente las métricas de la flota y salvar la distancia entre el campo y la oficina para controlar la productividad del equipo.
Utilización de activos y seguimiento telemático
Integraciones telemáticas
La mayoría de las flotas utilizan algún tipo de GPS o herramienta telemática a bordo, pero muchas no aprovechan al máximo los datos de la flota que recogen. Saber dónde están tus activos en el mapa es ciertamente importante para controlar la productividad, pero también deberías aprovechar los datos telemáticos para seguir y mejorar otras áreas de tu flota, incluido el mantenimiento.
Emparejar tu GPS o herramienta telemática con el software de gestión de flotas proporciona una mayor visibilidad de la flota al ofrecer acceso en tiempo real a datos como:
- Lecturas del cuentakilómetros
- Códigos de Diagnóstico de Problemas (DTC)
- Informes de Excepción de Combustible
- Informes de Inspección del Vehículo del Conductor (DVIR)
Además de saber dónde están tus vehículos, la integración de los datos telemáticos en el software de gestión de flotas te da una idea de lo que ocurre bajo el capó y puede activar automáticamente recordatorios de servicio y otros flujos de trabajo de mantenimiento. Capturar todos los datos de tu flota en una única plataforma te garantiza la máxima visibilidad del funcionamiento de tus activos.
Utilización de los activos
Obtener el máximo rendimiento de tus vehículos es imprescindible para tu cuenta de resultados, y entender si infrautilizas o sobreutilizas los vehículos puede ayudarte a tomar decisiones que te ayuden a maximizar la rentabilidad de tu flota.
El software de gestión de flotas hace un seguimiento de la utilización de los activos mediante informes configurables, lo que te permite controlar de cerca cómo y cuándo se utilizan tus vehículos. Estos informes maximizan la visibilidad de la flota y te permiten determinar la tasa de utilización óptima de tu flota.
Con este nivel de conocimiento de la flota, puedes determinar una estrategia sostenible para el uso de los vehículos que te garantice satisfacer la demanda teniendo el número adecuado de vehículos, al tiempo que evitas el riesgo de gastar demasiado en vehículos infrautilizados.
Seguimiento de gastos
Combustible y mantenimiento
El combustible y el mantenimiento suelen ser los mayores gastos continuos de las flotas, por lo que es imperativo que supervises de cerca los gastos para mantenerte dentro del presupuesto. Ambos pueden seguirse fácilmente en el software de gestión de flotas para obtener una visión completa de la flota.
Tanto si gestionas el mantenimiento internamente como si lo subcontratas a un tercero, el software de gestión de flotas te permite hacer un seguimiento de toda la información sobre los gastos de mantenimiento. Esto no sólo te mantiene informado, sino que también elimina la tediosa introducción de datos y garantiza que toda la información de los gastos sea precisa.
El seguimiento de los costes y el consumo de combustible puede ser frustrante cuando intentas calcular el gasto total a partir de los recibos de combustible. Hacer que tus conductores registren el combustible en una aplicación móvil de gestión de flotas o integrar tus tarjetas de combustible con el software de gestión de flotas proporciona información en tiempo real sobre la flota, como el coste por kilómetro y el ahorro de combustible. Esto te mantiene informado y te permite detectar discrepancias y determinar formas de reducir el gasto de combustible en tu flota.
Coste total de propiedad de la flota (TCO)
Conocer tus costes totales de explotación es uno de los datos más valiosos de la flota, ya que en última instancia determina el rendimiento de la inversión (ROI) y el éxito de tu negocio. Calcular el TCO puede ser una de las tareas más difíciles de un gestor de flotas que utiliza sistemas de gestión anticuados.
Sin embargo, obtener visibilidad en tiempo real de los costes operativos de tu flota no tiene por qué ser difícil. El software de gestión de flotas ofrece una solución sencilla para calcular y hacer un seguimiento de tu TCO. Gestionar todos los datos de la flota en una única plataforma te asegura tener información precisa y actualizada sobre los gastos de explotación. Este nivel de visibilidad de la flota te permite identificar las tendencias de gasto en toda la flota y determinar estrategias para mejorar tus resultados.
Sustitución de vehículos
Cuando se trata de la sustitución de vehículos, es necesario tener una visión completa de la utilización de los activos, el historial de servicio y los datos de gastos para determinar el mejor momento para que tu flota sustituya los activos.
Aprovechar un sólido software de gestión de flotas que proporcione visibilidad de todas las métricas de tu flota puede ayudarte a determinar fácilmente los calendarios óptimos de sustitución de vehículos. Al gestionar todos los datos de tu flota en una única plataforma, te permite establecer conexiones entre las tendencias de mantenimiento y los costes operativos para tomar mejores decisiones de sustitución.
Gestión del mantenimiento
Inspecciones
Los planes eficaces de gestión del mantenimiento de la flota son de naturaleza proactiva. Inspeccionar rutinariamente tus vehículos es la mejor manera de controlar la salud de la flota y resolver cualquier problema del vehículo antes de que se agrave.
Por desgracia, los gestores de flotas que dependen de los formularios de inspección en papel no obtienen una visibilidad instantánea de la flota cuando la necesitan. Los problemas pueden no ser comunicados durante semanas, lo que provoca averías en los vehículos.
Con una aplicación móvil de inspección de vehículos, los conductores pueden subir al instante los resultados de la inspección para mantener informados a los gestores. Cuando un elemento de la inspección falla, los gestores son alertados inmediatamente y pueden empezar a programar el mantenimiento. Aprovechar las inspecciones electrónicas mejora la visibilidad de la flota para mantener una gestión proactiva del mantenimiento.
Mantenimiento preventivo
Además de aprovechar los datos de las inspecciones de los vehículos para mantenerte proactivo, estar al día con el mantenimiento preventivo (MP) recomendado te permite evitar el tiempo de inactividad, alargar la vida útil de los activos y controlar regularmente su estado.
Aunque mantenerse al día en el mantenimiento preventivo puede ser un reto para algunas flotas, aprovechar el software de gestión de flotas para crear programas de mantenimiento y automatizar los recordatorios de servicio simplifica el proceso. La creación de programas de mantenimiento preventivo para tus vehículos (ya sea individualmente o en bloque) aumenta la visibilidad de la flota y garantiza que tus vehículos reciban un servicio rutinario.
El software de gestión de flotas también proporciona una mayor visibilidad de la flota en cuanto al mantenimiento preventivo, al prever las próximas necesidades de servicio en función del uso del vehículo. Con estos datos, puedes ajustar los programas de mantenimiento para mejorar tus operaciones.
Órdenes de trabajo
Utilizar una plataforma móvil para implementar flujos de trabajo de mantenimiento eficientes aumenta la visibilidad de la flota y mantiene la productividad de tu equipo. Los gestores de flotas pueden crear, asignar y supervisar órdenes de trabajo móviles para eliminar el caótico papeleo y hacer un seguimiento del mantenimiento en un sistema organizado.
Con los informes configurables, los gestores de flotas pueden obtener información sobre diferentes áreas de su plan de mantenimiento, como:
- Tasa de finalización de las órdenes de trabajo
- Totales de gastos detallados de piezas, mano de obra y servicio
- Niveles de piezas e inventario
- Historial de servicio completo
- Problemas pendientes y resueltos
- Resúmenes de códigos de avería
La gestión de todos los datos de mantenimiento en una única plataforma como el software de gestión de flotas no sólo maximiza la visión de la flota, sino que también aumenta el valor de tus datos. Con informes de mantenimiento fáciles de leer, puedes controlar el estado de los activos, identificar áreas de mejora y mantener la productividad de tu flota.