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Estos pocos hábitos pueden ayudarte a gestionar tu flota con eficacia y a reducir sus costes operativos.
Documentar todo digitalmente
Abandona de una vez los post-its, las pizarras y las pilas de papel para la gestión de tareas relacionadas con tu flota y asigna los trabajos directamente desde tu dispositivo móvil o tu ordenador para ver el progreso hasta su finalización dentro de la aplicación. No sólo te ayuda a ahorrar mucho tiempo en rellenar todos los documentos manualmente, sino que también conoces la disponibilidad y la ubicación de tus conductores, mecánicos, etc. Puedes enviar el trabajo correcto a la persona adecuada en cuestión de segundos sin tener que hacer ninguna llamada telefónica.
Además, si gestionas toda tu flota desde una sola pantalla verás todo lo que ocurre a distancia y con la perspectiva completa necesaria. Sabrás dónde están tu equipo y tus vehículos, tus niveles de productividad y todas las métricas de tu flota que necesitas controlar, incluyendo el consumo de combustible, las horas de trabajo de los conductores y el kilometraje.
Establece los KPIs de tu flota
Para estar al tanto de las operaciones de tu flota, debes asegurarte de haber establecido los indicadores clave de rendimiento (Key Performance Indicators) adecuados. Por ejemplo, puedes establecer diferentes indicadores para medir la seguridad, la eficiencia, el cumplimiento y el rendimiento general de tu flota.
Algunas de las métricas que permiten conocer la seguridad son las multas por exceso de velocidad, las aceleraciones y frenadas bruscas, los accidentes en las curvas y los siniestros. En cuanto a la eficiencia, se puede hacer un seguimiento del coste por kilómetro, la tasa de disponibilidad de la flota, la utilización de los vehículos y el tiempo de inactividad. En cuanto al cumplimiento, puedes hacer un seguimiento de las horas de servicio disponibles y de las infracciones.
En otras palabras, supervisa y mide los datos específicos que afectan directamente a tu flota. Esto también ayudará a calcular el coste total de propiedad (conocido como TCO o Total Cost of Ownership) de tu flota y a planificar mejor su presupuesto. Un software de gestión de flotas te ayudará a disponer de todas las métricas en todo momento y en tiempo real para tomar decisiones basadas en datos.
Utiliza la gamificación para mejorar el comportamiento de los conductores
Muchos gestores de flotas han logrado un gran éxito incentivando a los conductores por hacer un buen trabajo, por ejemplo, logrando una alta eficiencia en el consumo de combustible, realizando las inspecciones del vehículo con regularidad o mostrando un buen rendimiento en la conducción.
Establece las normas de rendimiento para todos los conductores y utiliza la gamificación para motivarlos.
La gamificación de un determinado proceso inspira una sana competencia con uno mismo para motivarse a mejorar de forma regular.
Como gestor de flotas, puedes analizar las tarjetas de puntuación de los conductores para identificar los puntos débiles individuales y de toda la flota que deben abordarse en la formación. A la inversa, puedes crear un programa de incentivos para fomentar los resultados positivos. Por ejemplo, al final de cada mes, puedes premiar al mejor conductor, basándote en los datos de su tarjeta de puntuación.
Haz que el mantenimiento sea lo más sencillo posible
A veces, los conductores tienden a descuidar o posponer las revisiones y el mantenimiento rutinario del vehículo. Es algo que lleva mucho tiempo y es engorroso. Sin embargo, los vehículos que reciben mantenimiento y revisiones periódicas se averían menos, consumen menos combustible y tienen una mayor esperanza de vida.
Si quieres que tus conductores estén al día con el mantenimiento programado del vehículo, necesitas simplificar la gestión del mismo haciéndola móvil, automatizada y accesible para todos. Un software de gestión de flotas con accesibilidad móvil y recordatorios de servicio automatizados puede marcar realmente la diferencia.
Fórmate constantemente
Es importante estar al día de todos los cambios que se producen en el sector. Únete a una asociación del sector, lee publicaciones y blogs del sector (como éste ;), está al día de las nuevas normativas y manténte actualizado de todas las innovaciones tecnológicas.
A medida que leas sobre las nuevas tecnologías, piensa en las formas en que puedes utilizarlas y si beneficiarían a tu negocio..
El software está mejorando la forma en que la gente se mueve, y si tienes datos precisos sobre tus vehículos, puedes tomar decisiones informadas y utilizar mejor tus recursos.
En esta era de la tecnología y la información, todo lo que necesitas para ser un experto en gestión de flotas con éxito está al alcance de su mano.