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Los costes de gestión de una flota y, más concretamente, el coste total de propiedad (TCO) miden el verdadero coste de un vehículo, incluyendo todos los gastos asociados, como la adquisición y el mantenimiento. Un cálculo preciso del coste total de la flota puede ayudar a tu empresa a determinar cuándo debe sustituir los vehículos de la flota o considerar la transición a vehículos de alquiler. Es importante medir el TCO con cuidado porque un cálculo erróneo puede proporcionar una visión falsa del coste de tus activos y llevar a decisiones financieras perjudiciales.
¿Cómo se calcula el coste total de propiedad de la flota?
Las principales categorías de costes que se suelen incorporar a esta medición son el coste del capital, el mantenimiento, la depreciación de los activos, las licencias y la administración de los vehículos. Es habitual que el TCO se calcule en base a cada kilómetro de cada vehículo.
Coste de capital
Los costes de capital son la métrica que más se pasa por alto, sobre todo en el caso de las pequeñas y medianas empresas que adquieren activos con dinero en efectivo. Cuando las empresas adquieren activos sin necesidad de financiación, se suele suponer que no es necesario incluirlos en el cálculo del coste total de propiedad. Pero, en contra de esa creencia, las empresas deben tener en cuenta esta pérdida de oportunidad de dinero, es decir, la pérdida de un potencial mayor rendimiento si el dinero se hubiera utilizado de otra manera.
Debemos de tener en cuenta que las economías de escala influyen en el coste total de propiedad. Cuanto mayor sea el tamaño de la flota, menor será el TCO por unidad (si se mide por el coste por kilómetro). Un par de razones por las que esto es cierto es porque las flotas más grandes suelen tener un mayor poder de negociación con los concesionarios y consiguen más eficiencias de mantenimiento.
Las flotas de menor tamaño podrían utilizar las economías de escala en su beneficio siendo más intencionadas mediante la compra de equipos de forma más eficiente, obteniendo mejores valores de reventa, mejorando la previsión de costes y utilizando técnicos de mantenimiento con más conocimientos.
Mantenimiento de vehículos
El coste de mantenimiento de un vehículo o activo aumenta a lo largo de su vida útil. De hecho, numerosos estudios afirman que los costes de mantenimiento aumentan exponencialmente a medida que los activos envejecen, y que los mayores incrementos se producen en el primer y el séptimo año del activo. Muchas flotas pueden optar por vender un vehículo después de su séptimo año de servicio mientras aún mantiene parte de su valor.
Por supuesto, la edad no es el único factor que predice los costes de mantenimiento. La calidad y consistencia del mantenimiento de los activos también afecta a su coste a lo largo del tiempo.
Consejo: Elige un proveedor de servicios de mantenimiento de confianza para garantizar la calidad del mantenimiento durante la vida útil de tus vehículos.
Se recomienda incluir también el coste del tiempo de inactividad en los cálculos del coste total de propiedad.
Depreciación de los activos
El valor de tu activo disminuye con el tiempo a medida que sufre un mayor desgaste. Las empresas suelen calcular la depreciación partiendo del supuesto de que se valorará a 0€ al final de su vida útil prevista. Sin embargo, lo normal es que los activos se valoren al 20% de su precio de compra tras cinco o seis años de vida útil y al 10% de su precio de compra tras diez años.
Cuando adquieras activos nuevos, considera la posibilidad de comprar los que tengan menores tasas de depreciación para que mantengan un mayor valor residual en el futuro, una vez que estés preparado para venderlos.
Licencias y administración de vehículos
No olvides incorporar los costes de las licencias y la administración de los vehículos en tu cálculo del coste total de propiedad de tu flota. Estos costes pueden variar de una flota a otra. Considera cuidadosamente todos los costes asociados en tu cálculo.
Consejos para calcular el CTP de la flota
Utiliza cifras específicas de tu flota
Aunque es tentador calcular tu CTP utilizando las métricas de otra flota, el resultado puede ser engañoso. Una flota puede variar de otra en términos de economía de escala, número de activos, calidad del mantenimiento, uso de los activos y más, lo que puede afectar a los cálculos del TCO.
Además, utilizar los números de otra flota puede introducir un sesgo, ya que una persona puede elegir métricas que parezcan alineadas con su flota, basándose en lo que cree o le gustaría que fueran sus métricas, pero que puede no ser así en la realidad.
Si tienes un software de mantenimiento de flotas, todos los datos de tu flota estarán disponibles aquí para hacer números.
Compara con flotas similares
Aunque es importante utilizar tus propios números al calcular el TCO, es una buena práctica comparar tu TCO con el de una flota similar. Esto puede darte una idea sólida de cómo está funcionando tu flota y si estás a la altura de tus compañeros.