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La tecnología de seguimiento por GPS existe desde hace décadas, y en los últimos años se ha vuelto cada vez más asequible para las empresas grandes y pequeñas con flotas de vehículos.
En las industrias altamente competitivas que utilizan flotas como su principal modelo de negocio generador de ingresos, los vehículos y equipos de la empresa son las mayores inversiones, aparte de los conductores. Por ello, empresas de todos los tamaños se esfuerzan por utilizar sus activos al máximo.
Desde finales de la década de los 2.000, cada vez más empresas con flotas han empezado a reconocer la telemática de flotas como el factor clave de diferenciación para distinguirse de su competencia. El uso de la telemática facilita el progreso en cuanto a la mejora del servicio al cliente, el aumento de la productividad de la flota y la disminución de los costes de explotación, creando al mismo tiempo oportunidades para ampliar su negocio.
Hoy en día, el mercado está en pleno auge de proveedores de telemática para flotas. Casi todos los operadores de telecomunicaciones se asocian con uno o varios proveedores de telemática para ofrecer sus servicios a los clientes empresariales o B2B.
No todas las soluciones de gestión de flotas son iguales. Es importante por tanto evaluar lo que quieres conseguir con el seguimiento de tu flota y centrarse en encontrar un proveedor que pueda ofrecerte lo que necesitas.
¿Ofrece el proveedor de telemática sólo un tipo de seguimiento?
Muchas empresas de seguimiento por GPS sólo ofrecen el seguimiento de vehículos. Con demasiada frecuencia, los propietarios de empresas se centran tanto en mejorar la gestión de sus vehículos que, sin saberlo, pasan por alto la posibilidad de mejorar otros aspectos de su negocio, como la gestión de los conductores o de los activos no motorizados, y la automatización del mantenimiento de los vehículos o de los envíos.
Preguntas que debes hacerte sobre tu negocio:
- ¿Necesitan los gestores de tu flota ponerse en contacto regularmente con el equipo de conductores para actualizar el estado de la carga?
- ¿Cómo gestionas ahora el mantenimiento de tus vehículos?
- ¿Tienes activos de gran valor, como generadores eléctricos o cortacéspedes diésel, que se llevan a menudo a los trabajos y se sabe que se extravían o son robados?
- ¿Están tus conductores obligados a llevar los registros de las horas de trabajo?
- ¿Tus conductores realizan informes regulares del vehículo antes y después del viaje? ¿Cómo registran los defectos? ¿Cómo se programan los vehículos para el servicio?
Aunque hay varias soluciones en el mercado que se especializan en la gestión de activos o recursos, esta configuración te obligaría a dividir la gestión de tus operaciones en silos.
Los sistemas completos de gestión de flotas ahorran a sus gestores de flotas mucho tiempo de funcionamiento y de formación de los usuarios y te proporcionan la capacidad de…
- Supervisar la actividad de la flota y los activos.
- Hacer un seguimiento de su ubicación.
- Gestionar los horarios de trabajo de los conductores.
- Automatizar las alertas de mantenimiento.
- Realizar informes periódicos sobre el rendimiento de la flota.
- Gestionar el cumplimiento de la normativa vigente.
- Evaluar la puntuación de riesgo del conductor.
Y todo ello desde una única plataforma.
¿Cuáles son algunos de los aspectos clave a la hora de elegir una plataforma de seguimiento por GPS?
Es importante evaluar el nivel de apoyo continuo que la empresa y su soporte serán capaces de proporcionar durante la duración del contrato y más allá. Contratar a un proveedor de gestión de flotas supone un compromiso de al menos dos años. Para pecar de precavido, pregunta siempre por las opciones de mes a mes o por las tasas de rescisión anticipada.
Si la empresa confía en su capacidad para ofrecerte un buen servicio, debe ser clara y concisa en cuanto a sus ofertas y condiciones. Las opciones de formación, la disponibilidad de soporte y una serie de otros servicios como un proceso de implantación fluido o la capacidad de ofrecer personalizaciones pueden tener un gran impacto en su satisfacción con el proveedor elegido.
Solicita una demostración de 30 minutos con cada proveedor de soluciones telemáticas y pregunta por su asistencia postventa. ¿Cuáles son sus opciones de formación? ¿Es fácil contactar con el servicio de asistencia técnica? ¿Ofrece el proveedor de telemática asistencia regional in situ?
Cuidado con la tecnología anticuada
Ten cuidado con los revendedores de soluciones de gestión de flotas que pretenden liquidar la tecnología descatalogada a un precio más bajo. Puede que hoy te ahorres unos cuantos euros, pero en uno o dos años esto te costará la retirada de un producto obsoleto.
Asegúrate de hacer a tu potencial proveedor las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es la hoja de ruta de su plataforma para 1, 3 y 5 años?
- ¿Cómo se asegura de que su solución funciona con la última tecnología?
Cuidado con las tarifas ocultas
A la hora de elegir un socio telemático, es importante identificar los objetivos que quieres alcanzar con tu dispositivo telemático y centrarse en encontrar un producto que le ayude a alcanzar esos objetivos específicos.
Pagar por integraciones innecesarias o por funciones añadidas, para las que no tienes un plan inmediato para implementar en tu negocio, puede disminuir rápidamente el retorno de la inversión y su satisfacción con la solución. Por lo tanto, ten cuidado con los proveedores de telemática que ofrecen opciones limitadas de formación y asistencia.
Con el nivel de formación adecuado, una solución de gestión de flotas puede convertirse en una herramienta muy poderosa para ayudarte a mejorar significativamente tus operaciones y reducir tus gastos. Esto puede suponer múltiples sesiones de formación para su equipo y la formación de nuevo personal, lo que puede suponer una factura considerable si este servicio no está incluido en la solución telemática que elija.
Confirma que tu proveedor ofrece
- Formación gratuita online
- Asistencia ilimitada y gratuita
- Servicios de instalación y de asistencia in situ
- Servicios de coordinación de proyectos
Elige un socio a largo plazo
Verifica que el proveedor que eliges esté en esto a largo plazo y que sea un socio fiable con una inversión continua en la tecnología durante los próximos años. Cuando se trata de tecnología integrada como la gestión de flotas, el despliegue, la implementación y la adopción en el campo llevan tiempo. Ahórrate el dolor de cabeza y el tiempo de inactividad seleccionando un proveedor que no te deje tirado en la carretera.
Pregunta a tu proveedor de gestión de flotas:
- ¿Cómo se integra con las plataformas existentes, como los sistemas de contabilidad, despacho, gestión de combustible, etc.?
- ¿Con qué frecuencia lanza su proveedor actualizaciones del producto y nuevas funciones?
- ¿Cuánto tiempo lleva en el negocio y cuáles son sus planes para 1, 3 y 5 años?
- Consulta la sección de noticias de su sitio web para ver su grado de actividad y si su negocio está creciendo.