Índice
Tal vez tengas la tarea de gestionar una flota, pero no eres un gestor de flotas certificado ni posees conocimientos avanzados sobre vehículos. Esto es algo común, ya que la certificación no es necesaria para los gestores de flotas. No obstante, estos consejos para la gestión de flotas podrían ser un salvavidas para cualquiera que gestione una flota de diez o diez mil vehículos.
Gestión de flotas para todos
Gestionar una flota sin ser un especialista certificado en flotas es posible. Al igual que el mantenimiento de los vehículos, sólo necesitas las herramientas adecuadas para el trabajo. En el caso de los gestores de flotas, son la tecnología y el software los que querrás enfundar.
La esencia de la gestión de flotas es una mezcla de gestión de personas y costes, mantenimiento de activos sanos y supervisión de las partes interesadas y las tareas para mantener la flota. Ya sean los costes de combustible, el mantenimiento preventivo, la utilización de los activos o la seguridad de los conductores, necesitas una solución integral para gestionarlo todo.
Independientemente de la experiencia o las certificaciones, aquí tienes cinco consejos útiles que te ayudarán a gestionar eficazmente (y con más facilidad) tu flota.
1. Utiliza el software para satisfacer tus tareas de gestión de flotas
El objetivo de un gestor de flotas es mantener los vehículos de la flota en la carretera sin problemas ni gastos excesivos. Es la única forma de que la mayoría de las empresas puedan funcionar. Si quieres gestionar adecuadamente los costes y al mismo tiempo limitar el tiempo de inactividad de los vehículos, no puedes depender únicamente de hojas de cálculo o de tecnología anticuada.
El software de gestión de flotas es la columna vertebral para supervisar tu flota. Te permite automatizar los procesos y recopilar fácilmente datos valiosos. Ya sean inspecciones de vehículos, gestión de combustible y mantenimiento, órdenes de trabajo, inventario de piezas, historial de vehículos y todo lo demás, tendrás toda la información necesaria al alcance de la mano.
2. Determina tu verdadero coste total de propiedad (TCO)
El coste total de tu flota puede ser una de las métricas más importantes a controlar. Su importancia presenta la dificultad de intentar determinar una cantidad exacta, especialmente por vehículo. Hay dos categorías principales para los costes de la flota, los fijos y los variables.
Costes fijos:
- Impuestos
- Licencia/Permisos
- Seguro
- Préstamo/Pagos de alquiler
Costes variables:
- Combustible
- Mantenimiento
- Piezas
Los costes fijos de tu flota suelen tener un vencimiento recurrente, por lo que puedes establecer pagos automáticos y configurar alertas cuando se procesen los pagos. Lo bueno del software de gestión de flotas es que puede automatizar el cobro y los cálculos de ambos tipos de costes.
El combustible y el mantenimiento suelen ser los dos gastos operativos más elevados de las flotas. Si quieres mantener un presupuesto ajustado, estos dos costes requieren gran parte de tu atención. Convenientemente, los datos de las tarjetas de combustible y los costes de mantenimiento de tu flota pueden determinarse fácilmente con la ayuda de un software.
Las tarjetas de combustible de las flotas pueden integrarse con el software de flotas para transferir los detalles de las compras de combustible en tiempo real. De este modo, los gestores de flotas no tendrán que esperar a que los conductores vuelvan de sus turnos con recibos de papel (que no siempre llegan a su mesa).
Los gestores de flotas pueden determinar el coste por kilómetro de cada vehículo sin necesidad de utilizar complejas hojas de cálculo. Esto no sólo agiliza la capacidad de calcular inmediatamente los costes, sino que también ayuda a prevenir el fraude y el robo de combustible.
3. Gestiona tu mantenimiento
Ya sea que realices el mantenimiento de la flota internamente o que lo subcontrates a proveedores de servicios, hay una solución que se ajusta a tus necesidades. Si realizas el mantenimiento de la flota internamente, hay varios flujos de trabajo que debes supervisar y el software de gestión de flotas puede agilizar enormemente el proceso.
Una de las principales funciones de la gestión del mantenimiento es determinar un calendario de servicio. Tener que confiar en que los conductores informen cuando se ha eclipsado un umbral de kilometraje no es lo mejor. En su lugar, los gestores de flotas pueden configurar notificaciones cuando cada activo deba ser sometido a mantenimiento. A partir de ahí, podrán asignar órdenes de trabajo electrónicamente para que sus técnicos puedan realizar rápidamente los servicios necesarios.
Integra tus talleres de reparación directamente con el software, permitiéndote gestionar todo el flujo de trabajo de mantenimiento desde tu ordenador.
Se pueden crear órdenes de reparación por incidencias o programas de mantenimiento preventivo de forma electrónica. Además, puedes revisar y aprobar todas las partidas de mantenimiento generadas desde el taller para que sólo pagues por los servicios que deseas. Tu facturación puede consolidarse desde todos tus proveedores y pagarse mensualmente. Se acabaron las facturas en papel y el tener que jugar con los proveedores por teléfono.
4. Utiliza inspecciones de vehículos configurables
Las inspecciones diarias de vehículos son una de las mejores formas de conocer el estado de los activos de tu flota. Puedes configurarlas para que los conductores te proporcionen los datos más importantes. Algunas de las comprobaciones de salud pueden incluir los niveles de fluidos del vehículo, las comprobaciones de los neumáticos y cualquier daño estructural.
Los informes diarios de inspección electrónica de vehículos (eDVIR) permiten a los conductores utilizar una aplicación móvil para completar las inspecciones. eDVIR permite a los conductores cargar los detalles del vehículo desde cualquier lugar del campo y transmitir los resultados al panel de control del software de la flota del gestor de forma inmediata.
Además, los conductores podrán completar las inspecciones mucho más rápido y sin errores. Con la transmisión inmediata de esta información, puedes tomar las medidas necesarias para iniciar órdenes de trabajo y servicios para solucionar los problemas antes de que provoquen costosos tiempos de inactividad.
5. Mantente informado
Las tendencias en la gestión de flotas están en constante evolución. Los avances tecnológicos se producen a diario. El sector de las flotas está experimentando una transformación digital y estar informado puede ayudarte a aplicar los descubrimientos a tu flota.