Índice
A pesar de vivir en la era digital, la mayoría de las flotas de diversos sectores siguen confiando en las listas de comprobación de vehículos en papel.
El coste de los formularios de inspección de vehículos en papel antes del viajeLos conductores
sólo pueden rellenar los formularios diarios de inspección de vehículos con la misma rapidez con la que los evalúan y escriben. Si aparece un problema de mantenimiento, se añade más tiempo mientras el conductor escribe o dibuja una descripción del fallo. Los mismos problemas se aplican también a las inspecciones posteriores al viaje.
También puede haber un retraso en la resolución de los problemas de los vehículos en función del momento en que se entregue el informe de inspección. Si los administradores de la flota introducen manualmente los datos de la inspección en Excel o archivan los informes físicos, esto añade tiempo al proceso.
Dado que el cuaderno de inspección medio cuesta unos 4€ y dura aproximadamente un mes, el coste anual -sobre todo para las flotas más grandes- es significativo. Además, las inspecciones en papel pueden introducir otros riesgos no deseados, como la omisión de problemas de mantenimiento críticos, que suelen generar costes reactivos y un mayor tiempo de inactividad del vehículo.
Las listas de comprobación de vehículos en papel son estáticas
En los formularios de inspección de vehículos en papel, es imposible añadir instrucciones específicas para los conductores, lo que elimina el riesgo de malas interpretaciones. Los conductores deben transferir físicamente los formularios de inspección en papel al gestor de la flota.
Durante este periodo, el gestor de la flota desconoce el estado actual del vehículo de la flota. También existe el riesgo de que el formulario de la lista de comprobación de la inspección se dañe o se pierda durante la transferencia entre las partes. Una vez que el gestor de la flota tiene los formularios de inspección en la mano, puede haber confusión sobre los problemas de mantenimiento debido a la ilegibilidad o la falta de detalles.
Ventajas de la lista de comprobación electrónica previa al viaje
- Ahorra el tiempo necesario para realizar las inspecciones de los vehículos.
- Permite una mejor comunicación entre operadores, mecánicos y administradores.
- Permite a las flotas tomar medidas inmediatas sobre los problemas de los vehículos.
- Transforma la gestión de los vehículos de la flota, al tiempo que elimina las ineficiencias de las inspecciones en papel.
Un nuevo enfoque de las listas de comprobación de vehículos de flota
La implantación de formularios electrónicos de inspección de vehículos aliviará a los conductores de la carga de las listas de comprobación de las inspecciones en papel y mejorará la calidad de las mismas, todo ello desde un smartphone o una tableta. A diferencia del papel, los informes de inspección electrónicos son accesibles en cualquier momento y lugar.
Las ventajas son innumerables:
- Acceso móvil: Escanea un código de barras y realiza las inspecciones sin problemas desde un dispositivo móvil.
- Instrucciones para el conductor: Incorpora a los nuevos empleados y garantiza la coherencia de los informes proporcionando criterios de inspección prescriptivos para cada conductor.
- Sube fotos y comentarios: Adjunta medios a cualquier elemento de inspección para aportar claridad entre los operarios y los equipos de mantenimiento.
- Establece recordatorios: Avisa a los conductores cuando deban realizar las inspecciones de los vehículos, asegurando que las inspecciones se realicen según lo previsto.
- Cumplimiento: Accede al historial de inspecciones directamente desde la aplicación móvil, facilitando la elaboración de registros para las fuerzas de seguridad en la carretera.
- Consistencia de los datos: Asegúrate de que las lecturas del cuentakilómetros son siempre precisas para que nunca se cuestionen los datos del vehículo.
- Controla la integridad de las inspecciones: Rastrea automáticamente la ubicación GPS de cada elemento de inspección en un formulario, alertándote de posibles envíos poco fiables.
Crea formularios de inspección de vehículos a medida
Cada flota tiene sus propios retos para realizar las inspecciones de forma eficiente. Los formularios de inspección de vehículos pueden personalizarse para satisfacer los criterios de inspección específicos de tu flota y pueden ajustarse fácilmente a medida que cambian las necesidades.
Programación de inspecciones de vehículos
Los equipos de operaciones de la flota deberían trabajar de forma más inteligente, no más dura. Los flujos de trabajo personalizados ayudan a maximizar la eficiencia operativa y a resolver rápidamente los problemas.