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Los programas de hojas de cálculo como Excel o Google Spreadsheet son herramientas que se utilizan a diario en la administración. Como ya están a mano, muchas empresas las utilizan también para gestionar sus flotas de vehículos. A menudo, los usuarios no son conscientes de que están aceptando costes innecesarios, utilizando altos niveles de recursos de la empresa, ¡y que podrían estar dejando a la empresa expuesta a riesgos legales! Excel y compañía están diseñados para la gestión de datos en hojas de cálculo sencillas, pero no para el procesamiento de datos complejos como los que se requieren en la gestión de flotas. Por ejemplo, ¿has intentado alguna vez informar o comprender los kilómetros adicionales de una flota de vehículos gestionada en Excel? ¿O has intentado gestionar citas como las comprobaciones del permiso de conducir con 100 vehículos? Si no lo has conseguido, no es una sorpresa. Este tipo de tareas pueden ser muy complejas y requieren mucho trabajo. Por no hablar del riesgo potencial de error.
En este artículo, nos ocupamos de los problemas señalados. Para ello, primero explicaremos las limitaciones técnicas de Excel y las diferencias técnicas entre las soluciones de Excel y el software profesional de gestión de flotas. A continuación, te mostraremos los cuatro principales problemas de la gestión de flotas, que se derivan de las limitaciones técnicas.
Antecedentes técnicos
En primer lugar, nos gustaría expresar el mayor agradecimiento a todos aquellos que han construido su propia solución de gestión de flotas en Excel. Hemos visto unas cuantas a lo largo de los años y nos ha sorprendido la capacidad técnica de los desarrolladores de estas soluciones en Excel. A pesar de todo el asombro, también comprobamos que las soluciones complejas de Excel, por desgracia, carecían de una visión general en algún momento, lo que se debía al diseño técnico de Excel y no a los usuarios.
Desde un punto de vista técnico, el principal problema de Excel en la gestión de flotas es que es un programa de hoja de cálculo y no un sistema de base de datos. Como programa de hoja de cálculo, Excel está diseñado para registrar y evaluar cifras y textos en forma de tabla. Por tanto, Excel no es adecuado para procesar datos con más de dos factores determinantes. Además, Exel está diseñado para el procesamiento de datos y no para manejar procesos complejos y dinámicos y la automatización.
Consecuencias en la gestión de flotas
Ahora que hemos visto las limitaciones técnicas de Excel como herramienta de gestión de flotas, veamos los problemas que plantea para la gestión de tu flota. Los cuatro problemas principales son:
- Falta de visión general de los datos
- Pérdida de potencial de ahorro
- Consumo de tiempo en
- Alta susceptibilidad a los errores
Problema nº 1: Falta de visión general de los datos
Incluso en el caso de las flotas pequeñas, el número de puntos de datos que hay que procesar rápidamente aumenta de forma desmesurada. Los contratos de compra, los contratos de leasing, la facturación del combustible, las comprobaciones de los permisos de conducir son sólo algunas de las fuentes de datos que hay que mencionar. Para procesar estos datos de forma estructurada en Excel se necesita un gran número de tablas. A menudo, por ejemplo, se utiliza una tabla para asignar conductores a los vehículos, otra para comprobar el kilometraje, otra para los contratos de seguro, otra para los daños ocurridos y otra para la coordinación de próximas citas, por nombrar sólo una pequeña parte de estas tablas.
Pero incluso la colección de tablas más cuidadosamente mantenida no facilita la vida de un gestor de flotas. Como no hay una visión general de los datos en un solo lugar, estas tablas tienen que estar vinculadas entre sí de forma confusa para poder hacer análisis. Como consecuencia de estos enlaces, los resultados de los análisis no suelen ser concluyentes. Al negociar con las compañías de seguros, por ejemplo, no queda claro qué daños ha causado el cliente, o al comprar un vehículo, a cuánto ascienden los costes totales de un vehículo, incluyendo todos los daños y el consumo de combustible.
Los datos no pueden ser más importantes a la hora de considerar tus obligaciones legales. Al igual que el resumen de costes, el resumen de citas también requiere una hoja de Excel para cada tipo de cita. Porque, por ejemplo, las normas de prevención de accidentes del conductor, las normas de prevención de accidentes del vehículo y la inspección del permiso de conducir son citas recurrentes que deben introducirse continuamente. También hay que coordinar cada cita próxima y comunicarla al conductor por correo electrónico. Luego, por supuesto, hay que introducir si se ha cumplido la cita/las obligaciones del propietario. Durante la comprobación del permiso de conducir, por ejemplo, debes poder demostrar que se ha llevado a cabo, ya que es la única forma de garantizar la protección legal.
Recuerda que sin una visión clara de tu flota es muy fácil perder el control de la misma, rápidamente:
- Falta de control de kilómetros
- Insuficiente visión general de los costes
- Falta una visión general de los horarios y un control de los mismos
Ventaja del software en la gestión de flotas: puedes importar fácilmente tus datos de varias fuentes y obtener una visión clara y transparente de toda tu flota en cualquier lugar. Permitiendo que el tiempo se emplee mejor en las prioridades más importantes de la empresa, como el ahorro de costes y la elaboración de informes claros, correctos y significativos.
Problema nº 2: potencial de ahorro desperdiciado
Realizar informes de costes profesionales y eficientes en Excel es un imposible. Debido a la inadecuada visión general de los costes y a la inexactitud del estado de costes, los análisis de costes no suelen ser significativos. Esto, a su vez, significa que no se pueden descubrir los puntos débiles ni identificar el potencial de ahorro. Por ejemplo, no se sabe si un tipo de coste concreto es superior al coste medio de los vehículos de la misma clase. O si los costes de combustible de un vehículo son tan elevados porque los neumáticos son inadecuados o porque el conductor tiene que cambiar su estilo de conducción.
Ventaja del software en la gestión de flotas: tus costes se registran automáticamente y se asignan a cada uno de los vehículos y al tipo de coste correspondiente. Este claro desglose de los costes permite reconocer inmediatamente los impulsores y los valores atípicos de los costes. Esto permite tomar medidas inmediatamente.
Problema nº 3: Consumo de tiempo
Tanto en Excel como en la hoja de cálculo de Google, todos los datos deben introducirse manualmente y, en algunos casos, en diferentes lugares. Este registro manual requiere mucho tiempo, por lo que los gestores de flotas invierten muchas horas de su tiempo de trabajo en ello. Este elevado esfuerzo les impide mantener todos los datos actualizados. Esto significa que, debido a la gran cantidad de tiempo que dedican a la introducción de datos, otras tareas importantes (como la comparación de ofertas de alquiler) también quedan sin resolver.
Ventaja del software en la gestión de flotas: la recogida de datos está automatizada en la plataforma. Esto permite reducir en un 40% el trabajo administrativo.
Problema nº 4: Alta susceptibilidad a los errores
Por un lado, el mantenimiento manual de los datos en Excel hace que la recogida de datos sea incompleta. Por otro lado, la introducción manual es muy propensa a cometer errores. Sin embargo, el grave problema es que luego se toman decisiones vinculantes sobre la base de estos datos incompletos y a veces inexactos. Para poder tomar decisiones tan graves de forma óptima, sería necesaria una base de datos correcta, completa y gestionada de forma continua.
Por ejemplo, en el caso de los contratos de renting, hay que hacer comparaciones con el contrato anterior y el estilo de conducción del conductor respectivo, sólo así se puede identificar el contrato de leasing más óptimo con los costes totales más bajos. Otro ejemplo de consecuencias de gran alcance son los informes de daños. Para tener una posición de negociación fuerte al negociar el importe de la prima con tu compañía de seguros, necesitas estadísticas de daños precisas. También necesitas estas estadísticas de daños para poder calcular qué franquicia es la óptima para ti. Con datos incorrectos e incompletos, se pueden tomar decisiones erróneas, que tienen un gran impacto en tus costes.
Ventaja del software en la gestión de flotas: tiene interfaces con fuentes de datos externas. Gracias a estas interfaces, las facturas u ofertas entrantes son registradas y digitalizadas automáticamente por el sistema. Esto significa que se elimina por completo la adquisición manual de datos y la susceptibilidad de errores que conlleva. Por tanto, todos los datos están siempre completos. El análisis, los cálculos, las estadísticas de daños y la comparación de las ofertas también se realizan automáticamente con sólo unos clics.