No todos los empleados de una empresa tienen derecho a su propio coche de empresa. Para poder seguir ofreciendo a los empleados opciones de movilidad atractivas, muchas empresas ofrecen la posibilidad de compartir el coche de empresa (vehículos compartidos). Estas ofertas traen consigo un tipo diferente de gestión de flotas, ya que a las tareas normales de un gestor de flotas se añaden ahora nuevas cuestiones: la fiscalidad de los vehículos compartidos, las reservas y los costes, así como otras regulaciones cuando los vehículos compartidos pueden ser utilizados también de forma privada por los empleados. Hemos analizado cómo puedes combinar eficazmente los coches de empresa y los vehículos de pool en tu flota, y a qué debes prestar atención para garantizar el cumplimiento continuo de la normativa en la flota.
Diferencias y similitudes entre los vehículos del pool y los de la empresa
La mayor diferencia entre los vehículos de empresa y los de pool es la asignación. Los vehículos de empresa están vinculados a un solo empleado de la empresa, mientras que los vehículos de pool están al alcance de varios empleados de una empresa. En algunas empresas, incluso se pone a disposición un vehículo del pool por equipo. Aquí, por supuesto, pueden producirse cuellos de botella en comparación con los vehículos de empresa, y un sistema de reserva digital, así como el libro de registro del conductor, deben regular quién ha reservado qué vehículo, cuándo y durante cuánto tiempo.
Una característica común a los dos tipos de vehículos es, entre otras cosas, la administración. Tanto para el vehículo personal como para los vehículos del pool, hay que realizar inspecciones periódicas de los vehículos en cuanto a la ITV, la gestión de los daños y los análisis de riesgo, para tener a la vista una visión transparente del cumplimiento, los costes y el esfuerzo de la flota. Además, los gestores de flotas deben asegurarse de que se realizan y documentan las comprobaciones periódicas de los permisos de conducir.
Para hacerlo con eficacia, aconsejamos utilizar un software digital de gestión de flotas que te permita gestionar tanto los vehículos personales como los del parque móvil de forma transparente y rentable.
Utilizar vehículos de forma privada: ¿qué tienes que tener en cuenta?
Aquí se aplica de antemano, tanto para los coches de empresa como para los vehículos del pool, que el uso privado de los coches debe aclararse por escrito con el empresario de antemano. Con ambas opciones, el uso privado de un coche de empresa se considera un beneficio no monetario, que debe tributar en consecuencia como beneficio para los trabajadores y, por tanto, como renta.
El importe de un beneficio no monetario para los empleados individuales se calcula a partir de la suma de todos los precios de lista de los vehículos proporcionados en el pool. Este importe se asigna al número de empleados y éstos deben tributar por un porcentaje del precio medio de lista de todos los desplazamientos privados. Esto también se aplica si los empleados utilizan los vehículos para desplazarse al trabajo. En este caso, los ingresos imputados se calculan al 0,03% del precio de catálogo y se dividen por el número de conductores. La cuota del empleado se calcula entonces como el producto de este valor y los kilómetros de distancia respectivos.