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Una de las cuestiones más importantes en la gestión de flotas gira en torno a la optimización sostenible y a largo plazo de tu propia flota. Sin embargo, en nuestro acelerado mundo digital, en el que se lanzan rápidamente al mercado nuevas innovaciones y software para servicios y productos, a menudo es difícil estar al tanto de todo. Hemos reunido cinco consejos útiles que te equiparán para una gestión de la flota a prueba de futuro.
1. Pon tu gestión de datos en el punto de mira
La demanda de una gestión de datos eficiente nunca ha sido tan alta, porque, por supuesto, las enormes cantidades de registros de datos que tienes que gestionar en tu flota se multiplican constantemente. Por tanto, los procesos manuales y el Excel ya no son suficientes para una gestión de flotas orientada al futuro.
Mediante la gestión centralizada de datos, como ocurre con el software de flotas, tienes la posibilidad de gestionar tus conjuntos de datos de forma eficiente en el futuro. Con una solución basada en la nube, no sólo tienes todos tus datos en una ubicación central, sino que también evitas los errores que se producen debido a la introducción manual de datos. Tus datos, que de otro modo tendrías en varias hojas de cálculo de Excel sobre vehículos y conductores, seguros y daños existentes, o incluso comprobaciones de los permisos de conducir, pueden enlazarse para una gestión eficiente de la flota. Esto te da una visión detallada de la actividad de la flota, pero sobre todo de los costes totales de la misma (Coste Total de Propiedad). Puedes identificar posibles ahorros de costes o incluso riesgos de cumplimiento en una fase temprana y abordarlos de forma proactiva.
2. Comunicación digital para una mayor flexibilidad en la gestión de la flota
La comunicación en la flota con los conductores, pero también con otras partes interesadas, como los proveedores, ocupa mucho tiempo y, sin embargo, es inevitable para impulsar los procesos y estar al día. Pero, especialmente durante la pandemia mundial del año pasado, el comportamiento de la comunicación entre la gestión de la flota, los conductores y las partes interesadas ha cambiado significativamente y las herramientas de comunicación digital se han convertido en algo más importante. Por tanto, para una gestión de flotas orientada al futuro, recomendamos utilizar una solución de software que haga que la comunicación sea lo más sencilla, rápida y flexible posible para ti. Con un software tienes la posibilidad de comunicarte con los principales interesados directamente desde la herramienta: se acabaron los días de innumerables llamadas telefónicas, correos electrónicos o incluso faxes
3. Apóyate en la automatización de procesos
Aunque muchos procesos de las flotas ya han tenido que adaptarse a la nueva situación debido a la pandemia, muchos gestores de flotas siguen trabajando con procesos manuales. Más de la mitad de los gestores de flotas todavía gestiona su flota con hojas de cálculo de Excel y en papel. Este enfoque plantea a los gestores de flotas varios retos para una gestión de flotas preparada para el futuro: por un lado, los procesos manuales son muy propensos a cometer errores; por otro, estos procesos también consumen mucho tiempo y no proporcionan una buena visión general de lo que realmente ocurre en la flota.
Al automatizar tus procesos operativos diarios, ganas un tiempo valioso, se te recuerdan automáticamente los plazos y las fechas importantes, y puedes tomar decisiones importantes mediante informes generados automáticamente, por ejemplo, sobre el ahorro de costes en áreas específicas de la flota. Esto te da la oportunidad de actuar de forma orientada al futuro y optimizar tu flota para el futuro con el software de gestión de flotas adecuado.
4. Informes de movilidad y CO2 para un poder de decisión sostenible
Para muchas flotas, la gestión de flotas orientada al futuro incluye naturalmente los temas de las emisiones de CO2 y la movilidad eléctrica, que ya se reflejan con frecuencia en las estrategias corporativas. Sin embargo, para aplicar eficazmente estos temas en la propia flota, se necesitan informes y análisis detallados para tomar decisiones basadas en datos y aprovechar el margen de maniobra. Esto se aplica, por ejemplo, al considerar la integración de accionamientos alternativos en la flota. En este caso, hay que informar de forma transparente de todos los costes y tomar las decisiones correctas en función de ello
A través de la gestión de flotas con un programa puedes analizar las emisiones de tu flota mediante informes de CO2. Esto te permite cuantificar los costes medioambientales además de los monetarios y determinar así los verdaderos costes de tu flota (True Cost of Ownership).
5. Combinación de movilidad para tu flota
Aunque el clásico coche de empresa sigue siendo el más importante en muchas flotas, la tendencia para el futuro es hacia una mezcla de movilidad, que consiste en diferentes ofertas para tus empleados. Esto, a su vez, también puede tener un impacto positivo en la estrategia de sostenibilidad de tu flota. Además de los coches de empresa convencionales, también tienes la opción de integrar en tu flota el car sharing, las suscripciones a coches o los e-cars.
Con la gestión de flotas también puedes determinar la combinación de movilidad de tu flota en función de las necesidades reales y los perfiles de uso, y gestionar tus vehículos en tu base de datos central.